Як привести в порядок думки (з ілюстраціями)

Якщо вам потрібно виконати багато різних завдань, то вони легко можуть вибити вас з колії. Робота в офісі або по дому часто вичавлює з вас все соки? Ймовірна причина може полягати в неправильній організації часу. Приведіть у порядок свої думки і навчитеся планувати час, щоб раз і назавжди позбутися від стресу.

кроки

Частина 1 з 4:

складайте списки

1. Візьміть письмове приладдя. Вам потрібно скласти наочну картину своїх думок. Для цього спробуйте записати все, про що ви думаєте. При написанні слів за допомогою паперу і ручки наш мозок здатний краще концентруватися.

Якщо у вас розвинене зорово-просторове сприйняття, то спробуйте використовувати для записів лекційну дошку. Так вам буде простіше розкласти свої думки і оцінити їх з боку.
Якщо у вас немає лекційної дошки або ви віддаєте перевагу менший масштаб, то візьміть ручку або олівець і аркуш паперу. Немає нічого краще гарної новенької записної книжки.

2. Складіть список поточних справ. Для організації думок найкраще грамотно планувати свій час. В якості першого кроку ефективного планування слід скласти список поточних справ.

Спробуйте почати планувати на тиждень вперед. Обміркуйте всі завдання, які вам потрібно буде виконати. Запишіть їх у випадковому порядку в міру того, як вони приходять вам в голову.

Обов`язково складіть список від руки і тільки потім вносите його в свій смартфон. Як сказано вище, процес запису від руки стимулює підвищену пильність мозку.

3. Упорядкуйте свій список справ. Створіть порядок з хаотичного списку, згрупувавши свої завдання за категоріями. Тепер, коли ваші цілі на тиждень починають набувати форму, ви зможете зрозуміти, наскільки розрізненими були ваші думки.

На новому аркуші паперу або ділянці лекційної дошки напишіть необхідні категорії.

Перепишіть кожне завдання під потрібної категорією. Можна викреслювати завдання з базового списку у міру призначення категорії, щоб не повторюватися. Нічого страшного, якщо у вас будуть категорії буквально з одним завданням. Головне, що список придбав упорядкований вигляд.

4. Складіть список результатів. Список результатів відрізняється від списку справ тим, що у верхній частині щоденного списку справ у вас буде перелік цілей або "результатів". Результати - це ваші реальні цілі на день або тиждень, тоді як список справ є способом досягнення цілей.

Список результатів схожий на список справ, за винятком того, що у верхній частині листа у вас буде пронумерований список цілей, а поточні справи розташовані без номерів. Задайте номера результатами за ступенем важливості, при цьому №1 буде найбільш важливим результатом.

Наприклад, список результатів на день може мати такий вигляд: 1) Завершити проект за минулий місяць, 2) Спільний сніданок з дружиною, 3) Завершити креслення.

Розставляйте пріоритети завдань відповідно до бажаними результатами. Під списком результатів на кожен день записуйте перелік справ, які сприяють досягненню цих результатів. Поточні справи не обов`язково нумерувати, але можна розташувати їх за ступенем важливості, а навпаки проставити поля для відміток про виконання завдання.

Наприклад, для досягнення результатів з нашого прикладу ваш список справ на день може мати такий вигляд: розібратися з почтой- зателефонувати Маріне- зустріч з Алексеем- зустріч з проектною группой- завершення проекту-зателефонувати жене- сходити в ресторан-вивчити пропозиції архітекторов- відправити креслення на затвердження.

5. записуйте ідеї. Протягом тижня вам можуть приходити в голову різні ідеї. Творчість отримало вихід, оскільки ви розпланували свій час і надали мозку додаткову енергію.

Записуйте ідеї в підходящі категорії результатів. Якщо не записати ці думки, то мозок буде витрачати енергію на збереження ідей в пам`яті.

Дозвольте мозку перепочити, записавши ідеї відповідно до категорій. Ви не припините обмірковувати ідею, але тепер вона записана, а ви можете переходити до наступного етапу.

Всі невдалі ідеї можна викреслювати зі списку.

Частина 2 з 4:

дотримуйтеся графіка

1. Складіть графік справ на тиждень. Почніть планувати результати на наступний тиждень увечері неділі. Розбивайте тижневі результати на щоденні цілі, а під ними вказуйте список справ на день. Такий підхід дозволить вам планомірно виконувати завдання і дотримуватися графіка.

Складіть такий графік на папері або лекційної дошці, щоб мати наочне уявлення про цілі, а не намагатися утримати їх в голові. Саме запис справ допомагає впорядкувати думки, щоб мозок не витрачав енергію на збереження завдань в пам`яті.

2. Занесіть графік в телефон. Виклад ідей і завдань на папері досить зручно, але вам потрібна мобільність і вільне місце для поповнення списків. Внесіть справи в календар мобільного пристрою, щоб список завдань став автоматизованої частиною вашого життя, а ви могли доповнити його в будь-який момент.

Можна встановити звукове нагадування для кожного завдання, щоб ви нічого не забули.

3. Перенесіть графік в щоденник. Якщо ви не користуєтеся смартфоном або планшетом, то перенесіть список завдань і результатів в свій щоденник. Багато хто використовує саме смартфони як планувальника завдань, але якщо ви по-старому використовуєте паперовий щоденник, то вибирайте блокнот достатнього розміру.

Перевага паперового планувальника полягає в тому, що досить відкрити блокнот і всі справи будуть у вас перед очима. У смартфоні ж потрібно відкрити календар в додатку, але при бажанні його легко можна ігнорувати. Це заважає правильній організації думок.

4. Викреслюйте кожну виконану задачу і результат. В кінці дня, коли результати будуть досягнуті, ви зможете відчути полегшення, а не звичний стрес.

Існує підтвердження факту, що складання списків і викреслювання виконаних завдань дозволяє мозку розслабитися. Запис цілей і завдань від руки усуває непотрібні відволікання.

Якщо ви не встигли завершити завдання або досягти результату за день або тиждень, то порахуйте приблизний відсоток виконання і запишіть цифру в планувальнику. Мозок зможе розслабитися, навіть якщо завдання не була завершена у відведений час.

Частина 3 з 4:

Будьте послідовні

1. Плануйте пропорційно можливостям. Дуже зручно записувати на папері все, що приходить вам з голову, а потім виконувати ці справи. Але в момент планування часу потрібно залишатися реалістом. Не перевантажуйте день завданнями.

Наприклад, можна оцінити тривалість кожного завдання і вказати цей час в списку. Потім складіть отримані результати, щоб визначити, як швидко ви впораєтеся зі справами.
Якщо необхідний час складе більше 8 годин робочого дня, то перемістіть деякі завдання і результати, щоб не засмучуватися від того, що ви не встигнете все виконати.

2. Дотримуйтеся тижневих цілей. Встановіть реальні часові рамки для кожного пункту в списку і не ухиляйтеся від цілей. Обов`язково дотримуйтеся графік.

Якщо в якийсь день ви порушите графік, то переглянете план на тиждень і скоректуйте час. Переносите частина результатів на наступний тиждень, якщо без цього не обійтися. Навіть в разі невеликої зміни планів ви все одно будете дотримуватися графіку.

3. Не піддавайтеся ліні. Не переносьте на завтра те, що вказано в списку справ на сьогодні (крім випадків, коли ви ніяк не встигаєте). Зволікання і відстрочення, особливо на першому етапі формування звички планувати і послідовно виконувати завдання, здатні порушити всі плани. Ви будете починати спочатку, засмучуватися і навіть можете відмовитися від цієї затії.

При сильному бажанні відстрочити справу пообіцяйте собі винагороду. Для формування звичок важлива частина мозку, що відповідає за задоволення, тому для збереження мотивації придумайте систему винагород.

Наприклад, якщо вас чекає багато роботи, то пообіцяйте собі купити улюблений фрукт по дорозі додому, не відповідати на дзвінки в неробочий час або виспатися на наступний ранок.

4. Розвивайте звичку планувати. Будьте наполегливі, щоб такий метод організації став частиною вашого життя. Спочатку вам буде потрібно багато терпіння і енергії, але потім ви звикнете до нового образу думок і все стане простіше. Ви позбудетеся від стресу, а ваші думки придбають упорядкований вигляд.

Звички формуються поступово, у міру привчання нашого організму до нового шаблоном поведінки. Незважаючи на те, що ідея про необхідному для створення звички кількості днів (від 21 до 28) є міфом, наш мозок дійсно починає менше напружуватися після того, як повторить одну і ту ж задачу кілька разів.

Частина 4 з 4:

Чи не відволікайтеся

1. Навчіться відсікати все відволікання. Вам слід навчитися відсікати всі відволікаючі фактори, щоб налаштуватися на поточне завдання. Під час роботи над серйозним проектом помістіть собі в відволікаючі умови. Починайте з короткого проміжку часу в таких умовах (наприклад, 5 хвилин) і поступово збільшуйте часовий відрізок.

Наприклад, сядьте біля телевізора, коли ви робите домашнє завдання або працюєте вдома з паперами. Оцініть, скільки ви зможете ігнорувати телевізор, поки не втратите концентрацію. Виконуйте таку вправу щодня і намагайтеся збільшити період часу, коли ви можете зберігати концентрацію.
Згодом ви зможете довше залишатися зосередженим на завданні, а мозок буде краще організований і здатний активно працювати над проектами.

2. Ігноруйте відволікання під час розмови. Уміння стежити за ниткою бесіди показує вашу зосередженість на завданню, а також уважність до інших. Для тренування можна проводити бесіди біля телевізора або в людному місці. Намагайтеся відсторонитися від того, що відбувається навколо вас і заміряйте час активної розмови.

Виконуйте дану вправу щодня, поки не навчитеся приділяти всю свою увагу розмови. При цьому не обов`язково спілкуватися з одним і тим же людиною.

Можна розмовляти по телефону, але не переносите розмову в інтернет і текстові повідомлення, так як люди в таких ситуаціях можуть робити великі паузи між відповідями (так як самі себе відволікають).

3. Відтинайте відволікання на лекціях. Люди з впорядкованими думками завжди уважні на лекціях під час навчання або на курсах підвищення кваліфікації. Вчіться уважно слухати, коли говорить інша людина. Для цього можна відвідувати заняття та лекції, навіть церковні проповіді, і оцінювати, як довго ви можете активно сприймати інформацію на слух. Потрібно намагатися нарощувати час концентрації уваги.

Робіть нотатки, щоб не втрачати пильності. Записи змушують наш мозок уважно стежити за потоком інформації (ми вже згадували про це в контексті записів від руки), а також дозволяють здійснити наочну організацію власних думок.

4. Використовуйте таблиці для організації думок. Порядок думок має особливе значення в момент прийняття важливого рішення. Розклад допомагає нам планувати час, а таблиці допомагають побачити всю картину, яка піддається кількісному вимірюванню.

Таблиця являє собою велику схему переваг і недоліків, але не забувайте про такі колонках, як важливість і якість. Шаблони подібних таблиць можна знайти онлайн.

Принадність таблиць полягає в тому, що ви самі вирішуєте, бути їм простими або складними. У будь-якому випадку надрукована таблиця завжди буде виглядати чіткої і акуратною.

Створіть таблицю прийняття рішення, надрукуйте її на папері і закріпіть на видному місці, щоб обміркувати кожен аспект майбутнього рішення.

Поради

Переглядайте результати кожного разу, коли вносите до свого списку нову задачу. Якщо потрібно, то формулюйте нові результати. Інакше кажучи, список завжди повинен бути актуальним.
Спробуйте використовувати смартфон, щоб записувати голосові нагадування про ідеї і нові завдання. Пізніше ви зможете знову прослухати записи і внести їх в свій розклад.
Завжди носіть з собою блокнот. Записуйте в нього всі свої ідеї, щоб знизити тиск на мозок.

Що вам знадобиться

Блокнот і ручка або лекційна дошка та маркери.
Смартфон або інший мобільний пристрій.