Як провести селекторну нараду

2. Вишліть все необхідне для участі в засіданні. Визначившись з графіком, розішліть учасникам наради основну інформацію. У цей допис потрібно включити: дані для приєднання (номер телефону і пароль), порядок денний (включаючи список обов`язків) та іншу необхідну інформацію. Порядок денний повинна передбачити всі питання і інформацію, яку ви очікуєте почути від інших учасників наради. Поставте спочатку позитивні питання, а потім обговорення рішення проблем і складних тем.

3. Створіть список учасників. Увімкніть дані про їх місцезнаходження і загальні особисті дані. Це дозволить створити для чату, поки що підключилися учасники очікують інших.

4. Вишліть на електронну пошту нагадування про нараду. Надішліть листа в той же день, якщо нараду призначено після обіду, або днем ​​раніше, якщо нараду заплановано на ранок. Завдяки цьому ви переконаєтеся, що ніхто не забуде про нараду. Ви також зможете використовувати цей лист для розсилки документації, звітів та іншої необхідної інформації. Якщо звіти підготовлені іншими людьми, обов`язково вкажіть ім`я автора. Так вони отримають свою порцію подяки (або ви убезпечите себе від критики, яку викличуть звіти). Напишіть щось на кшталт: «Я приєднав звіт Іванова по темі його доповіді». Керівник наради також зобов`язаний переконатися, що всі учасники включені в список, а також що вони виконали покладені обов`язки.

5. Перегляньте всю інформацію, яку ви будете обговорювати.

6. Почніть телеконференцію. Не запізнюйтесь. Якщо це можливо, виконайте вхід в селекторну систему на 10 хвилин раніше початку наради. Деякі системи блокують вхід раніше визначеного часу, або поки не підключився керівник наради. Протестуйте телекомунікаційний міст і обладнання заздалегідь, особливо якщо ви раніше не користувалися нею.

7. У більшості випадків завжди знайдеться як мінімум один спізнився. Тому приготуйте варіанти обговорення якоїсь другорядної теми, поки ті, кого затримують обставини, які не приєднаються до конференції. Переконайтеся, що всі учасники представлені (ім`я, посада, виконувані обов`язки), особливо якщо в конференції беруть участь клієнти, які особисто не знайомі з цими посадовими особами. Постарайтеся почати обговорення головних питань не пізніше 3-5 хвилин після початку конференції, навіть якщо не всі спізнилися підключилися до системи.

8. Дотримуйтеся порядку денного. Ви витратили час на її складання, так що керуйтеся цим документом. Поглядайте на годинник, так як не всі учасники зможуть затриматися, якщо обговорення затягнеться. Ваше завдання - обговорити всі заплановані питання, не забуваючи про інтереси клієнтів.

9. Будьте уважні і робіть замітки. Намагайтеся не використовувати кнопку «mute» (режим відключення звуку) навіть під час довгих виступу інших. Ваші співробітники навряд чи будуть відволікати від конференції, якщо будуть бачити ваше участь в ній. Якщо можете щось додати, використовуйте цю можливість, щоб продемонструвати свою компетентність. Не давайте завищених обіцянок. Краще спокійно сказати, що обов`язково повернетеся до обговорення несподіваного питання пізніше.

10. В кінці конференції потрібно запитати, чи є у кого-небудь питання, на які потрібно відповісти зараз або після завершення наради. Якщо ви домовилися про повторну зустріч, повідомте час проведення до того, як інші учасники отсоединятся. Подякуйте всім учасникам за виділений час і побажайте їм вдалого робочого дня / тижня (вихідних).

11. Відразу після телеконференції створіть і розішліть всім учасникам коротке зведення (протокол) наради. Ця зведення служить двом цілям: 1) упевнитися, що кожен розуміє список своїх обязанностей- 2) є документальним свідченням на випадок можливих розбіжностей в майбутньому. Нерідко ви не раз будете вдячні собі, що витратили час на запис протоколу. Розсилаючи його іншим учасникам, обов`язково попросіть повідомити, якщо в складений документ потрібно внести якісь додавання або зміни. Після виправлень обов`язково розішліть скоригований варіант.

12. Після наради потрібно виконати всі рішення. Якщо були якісь питання, виділіть достатній час для відповіді на них, а також виконайте всі інші дії. Якщо для вирішення проблем були встановлені якісь терміни, не порушуйте їх. Якщо для виконання обіцянок потрібно задіяти інших співробітників / підрозділу, зробіть це і переконайтеся, що вони виконали все необхідне.