Як писати переконливі листи

Уявіть собі, що у вас виникла проблема з банком, страховою компанією, державним органом, роботодавцем або навіть зі школою. Вам необхідно переконати кого-небудь зробити щось або допомогти вам з чим-небудь. Як написати переконливий лист, який спрацює? Ось кілька ключових рад.

кроки

Метод 1 з 3:

Знати мету листи

1. Потрібно знати мету листи. Чи знаєте ви, напевно, що ви хочете або що вам потрібно? Чого ви намагаєтеся досягти? Що повинна зробити ця компанія? Мета листа повинна бути представлена в перших двох реченнях.

2. Потрібно знати, хто буде читати ваш лист. Постарайтеся знайти точний контакт, кому ви будете адресувати свій лист. Хто ця людина і чи здатний він допомогти вам у вашому запитанні? Чи передасть він ваш лист іншого співробітника? Як звернутися до нього в цьому випадку? Займає він високу посаду або є простим виконавцем? Звертайтеся з ним, згідно займаної посади.

Метод 2 з 3:

Описати суть ситуації

1. Ваш лист має бути коротким і ввічливим. Дуже зайняті люди рідко читають лист, якщо воно довше однієї сторінки (а часом і половини) або якщо воно грубе. Опишіть свою нужду вже в перших двох реченнях.

2. На самому початку опишіть свої основні доводи. Вони повинні бути логічні, резонні, практичні і засновані на фактах і т.д. Чи не засновуйте свою скаргу на емоціях, вірі або особистих домаганнях.

Заявіть про свою думку, при цьому пишіть так, щоб людина прочитала його до кінця.

Будьте професійні. Опишіть свою ситуацію просто і ясно. Не потрібно давати занадто багато деталей, просто вкажіть всі ключові моменти.

3. Опишіть деталі справи в середині листа, викладіть факти, поточну ситуацію, минулі спроби і іншу основну інформацію. Ваш лист не повинно бути занадто довгим, щоб не втомити читача, переходите до справи швидко і чітко.

Надайте причини з коротким поясненням і фактами.

4. Завершіть лист. В кінці заново викладіть своє прохання або думка. Дайте знати, що будете чекати результату і зв`яжетеся з ними по телефону, електронній пошті або особисто.

В кінці листа бажано написати дуже сильне пропозицію, щоб переконати читача бути на вашому боці або хоча б побачити ситуацію з вашого боку.

Запропонуйте свої методи вирішення проблеми або допомога. Підіть на компроміс, погодьтеся на щось середнє. Поясніть, що ви вже зробили або готові зробити в даній ситуації.

Метод 3 з 3:

Все повинно бути офіційно

1. перевірте помилки. Якщо потрібно, нехай хтось перевірить ваше правопис, або ж скористайтеся електронним перевіряючим пристроєм.

2. Використовуйте правильний формат ділового листа. Подивіться зразки в Інтернеті. Це не електронного листа. Тут потрібен заголовок, вітання ( "Дорогий...") І завершення (" З повагою, ...").

3. Поставте свій підпис. Це робить лист справжнім і особистим.

4. Переконайтеся, що відправляєте свій лист правильному адресату. Можна попередньо зателефонувати в контору і знайти людину, якій будете адресувати лист.

5. Поставте на копію листа інших важливих людей, якщо потрібно. Це означає, що потрібно роздрукувати і відіслати кілька листів, все з оригінальним підписом.

6. Залиште одну копію для себе. Записуйте всі свої просування по цьому питанню, поки він не буде вирішене.

Поради

Пошукайте в Інтернеті зразки хороших ділових листів, а також переконливих листів. Не копіюйте їх, але в цілому дотримуйтеся такого ж стилю.
Намагайтеся дотримуватися теми листа. Не потрібно додавати різні деталі, які не стосуються самої справи. Замість цього, викладіть факти просто і ясно. Факти допоможуть вам в описі проблеми.
Пишіть на ясному класичному мовою. Це не електронного листа, Твіттер або повідомлення з мобільного телефону. Ваш лист відразу ж проігнорують, якщо воно буде написано з граматичними помилками.
Використовуйте визначення контактних осіб в середині листа зірочкою, тільки якщо всі кроки і дії можна чітко розбити по пунктах.
Виділяючи пункти, пам`ятайте про те, в яку компанію ви пишете. Некомерційні організації і великі холдинги мислять по-різному.