Як написати рекомендаційний лист: 14 кроків

Якщо вам не доводилося писати рекомендаційних листів раніше, то процес може здатися дещо лякає. На щастя, все рекомендаційні листи містять загальні елементи, які ви можете легко освоїти. Читайте статтю і освоюйте ази.

кроки

Метод 1 з 2:

Перед початком

1. мета рекомендації. Визначте тип рекомендації - вона для навчального закладу, роботи, посади добровольця, характеристики або особиста? Лист повинен орієнтуватися на ці цілі.

Наприклад, якщо лист для влаштування на роботу, то воно повинно характеризувати співробітника і зосередитися на його ділові якості.

2. Ознайомтеся з позицією. По можливості отримаєте копію посадової інструкції і поговоріть з людиною, яку ви будете рекомендувати. Якщо ви знаєте одержувача листа, то можете переговорити і з ним.

Чим більше ви знаєте про позицію, тим точніше зможете скласти лист і задовольнити потреби обох сторін.

3. Поцікавтеся людиною, якого ви рекомендуєте. Обговоріть з ним його цілі і позицію, на яку він претендує. Зберіть Резюме, замітки, які у вас можуть бути про цю людину і будь-яку іншу інформацію, яка допоможе при складанні листа. Найкращі рекомендації ретельні і конкретні, тому подібна інформація дуже вам допоможе.

Складаючи рекомендаційний лист, ви ставите під удар свою репутацію. Якщо ви не знаєте людини добре або ви не можете його порекомендувати, то відмовтеся від його прохання.

Метод 2 з 2:

складання листа

1. Використовуйте стандартний формат листа. Рекомендаційний лист є частиною ділового листування і слід тим же загальним правилам і принципам.

У правому верхньому куті вкажіть свою адресу і дату прописом.
Нижче зліва вкажіть ім`я та адресу одержувача (якщо відомо).
Почніть лист офіційним діловим зверненням. наприклад:
Шановний пан Смирнов
Шановні панове (якщо вам невідомо ім`я одержувача)

2. Напишіть рекомендаційний лист. Перш за все, напишіть короткий виклад вашої рекомендації, як ви зустрілися і на скільки добре знаєте людини. Також вкажіть свої власні кваліфікації. Якщо одержувач листа буде знати, що ви начальник відділу, а не приятель кандидата, рекомендація буде мати більшу вагу.

наприклад, "Я радий рекомендувати Михайла на посаду директора з розвитку в компанії АБВ. На посаді віце-президента відділу розробок Михайло був в моєму підпорядкуванні з 2009 по 2012 р.г. Ми разом працювали над декількома проектами, і за цей час я дізнався його досить добре."

3. Описувати кваліфікацію кандидата конкретно, з прикладами.

Наприклад, не пишіть: "Михайло чудово справляється з роботою і всім полегшує життя". Краще напишіть так: "Михайло поліпшив архітектуру бази даних і об`єднав з новою системою. Його персональний підхід до виконуваної роботи і новаторські рішення значно поліпшили продуктивність нашого відділу. Його ставлення до виконання завдань було завжди професійно, і він по праву заслужив повагу колективу та наших клієнтів".

4. порівнюйте. Порівняння дають можливість одержувачу листи зрозуміти, чому саме ви рекомендуєте людини.

наприклад, "За технічним проектом Михайло домігся кращих результатів, які я бачив за 8 років роботи в АБВ".

5. Не перебільшуйте. Не ставте кандидата на п`єдестал. Це не тільки не виглядає правдоподібно, але і від кандидата чекатимуть нездійсненних речей. Якщо у кандидата є Ахіллесова п`ята, що не перебільшуйте її, але і не приховуйте.

Наприклад, якщо Михайлу важко давалися коментарі до коду, не пишіть: "найбільша слабкість Михайла в тому, що його було неможливо змусити щось написати". Замість цього напишіть: "Михайло докладав великих зусиль при складанні коментарів до кодів, що полегшило роботу іншим співробітникам і користувачам." Пишіть так тільки в тому випадку, якщо це правда!

6. Не робіть рекомендацію невиразною. Виклад має бути чітким і ясним, що покаже справжність вашої рекомендації і зробить лист набагато більш ефективним.

Наприклад, не кажіть: "Михайло добре кваліфікований для вашої компанії або позиції і буде гідною частиною колективу." Таке формулювання може спрацювати проти кандидата. Замість цього скажіть: "Михайло володіє навичками і досягненнями, які допоможуть компанії ЗХЦ досягти намічених цілей."

7. Не будьте занадто коротким. Якщо одержувач листа побачить невелику замітку з одного-двох параграфів, то вважатиме це ознакою того, що або ви погано знаєте кандидата, або вам нічого сказати про нього. Також не робіть рекомендацію занадто великою, постарайтеся вміститися в одну сторінку.

8. Лист повинен бути активним. Починайте кожен абзац з привабливого опису якостей або характеру кандидата.

Наприклад, не кажіть: "Протягом останніх двох років я був радий спостерігати за розвитком таланту Михайла". Скажіть замість цього: "Навички Михайла швидко росли протягом останніх двох років."

9. Закінчите лист ствердно. Підтвердіть вашу рекомендацію і, в разі потреби, запропонуйте одержувачу зв`язатися з вами.

Наприклад, скажіть: "Я думаю, що саме тому Михайло прекрасно доповнить вашу команду. Якщо у вас є питання, ви можете зв`язатися зі мною по вищевказаним контактам."

10. Закінчите лист і підпишіться.

З повагою,

З найкращими побажаннями,

11. отримайте відгук. Якщо ви не впевнені в своїх навиках складання рекомендаційних листів або ваш лист має особливо важливе значення для кандидата, попросіть колегу, знайомого з кандидатом, прокоментувати ваш лист. Рекомендаційний лист частина вашої репутації, тому вам необхідно переконається, що воно складено найкращим чином.

Поради

Якщо ви просите кандидата самого написати собі рекомендаційний лист, враховуйте, що далеко не кожен здатний зробити це. Уважно прочитайте лист, перш ніж підписати його.
Надрукуйте лист на комп`ютері. Це виглядає більш формально, а одержувачу не доведеться розшифровувати ваш почерк.
Коли ви вперше згадуєте кандидата в листі, вкажіть його повне ім`я. Потім можете використовувати на ваш розсуд або тільки ім`я, або прізвище. Головне будьте послідовні.
Тон листа повинен бути діловий і конкретний.
Вживайте компліменти і позитивні відгуки, але будьте чесні.
Якщо вам доводиться писати свою власну рекомендацію, то будьте чесні і конкретні. Пишіть так, як ніби ви пишіть рекомендаційний лист для кого-то другого, який володіє вашими якостями. Попросіть допомоги і поради у друга або колеги.

попередження

Рекомендаційний лист має фокусуватися на ключових знаннях, навичках і здібностях людини. Не витрачайте ваш час на створення особливо позитивного листи, так як на це зазвичай не звертають уваги.
Обміркуйте, чи давати копію листа кандидату, особливо якщо там є осуду. У рекомендації більше ваги, якщо одержувач знає, що вона відверта, а не написана для вихваляння кандидата.

кроки

Поради

попередження

Джерела і посилання