Як написати лист: 15 кроків (з ілюстраціями)

Вміти писати листи знадобиться кожному з нас - на роботі чи, в школі чи, або ж для особистих відносин. У листі можна розповісти про що завгодно, можна висловити своє добре ставлення і навіть зізнатися в любові. У цій статті є загальні рекомендації про те, як слід правильно писати листи.

кроки

Метод 1 з 1:

Напишіть своє власне лист

1. Подумайте, наскільки формальним має бути лист. Це визначається відносинами з одержувачем листи. Наприклад:

Якщо ви пишете чиновнику, майбутнього роботодавця, науковому керівнику або комусь іншому, з ким у вас суто професійні та ділові відносини, то лист повинен бути формальним.
Якщо ж ви пишете своєму нинішньому роботодавцеві, колезі, родичу і комусь, кого ви знаєте не дуже добре, то допустимо напівформального стиль письма.

2. Подумайте, як ви відправите лист, по email або на папері. Це теж впливає на ступінь формальності листи.

Найбільш формальні листи слід набирати на комп`ютері, роздруковувати і відправляти поштою, за винятком тих випадків, звичайно, коли справа не терпить зволікання або ж коли одержувач воліє електронну пошту.

Для неформальних листів підійде і email або лист, написаний від руки.

У разі напівформальних листів, необхідно зробити телефонний дзвінок. Якщо в ході розмови ви вирішили, що листування слід вести по email - що ж, бути тому. Якщо ж ви не впевнені в цьому - пишіть звичайні листи.

3. Використовуйте друкований бланк або напишіть свою адресу на верхній частині сторінки (в разі формальних листів). Якщо ви пишете діловий лист і у компанії є власні друковані бланки - використовуйте їх. Якщо бланків немає, а хочеться, щоб лист виглядало якось солідніше, зробіть такі бланки самостійно в текстовому редакторі. В іншому випадку, можна просто написати свій повну домашню адресу в верхній частині сторінки з вирівнюванням по лівому краю. Порядок написання адреси в різних країнах різниться, так що враховуйте культурні особливості одержувача.

4. поставте дату. Якщо ви вже написали адресу, то відступите два рядки і запишіть дату. Якщо адреса ще не написаний - напишіть спершу дату, вирівнявши її по лівому краю.

Напишіть повну дату. Пам`ятайте, що, наприклад, «1 січня 2012 року" виглядає куди більш формально, ніж 1/1/2012.

Якщо ви відправляєте не формальне лист по email, то дата не потрібна, вона буде вказана в даних самого email.

5. Напишіть ім`я, посаду та адресу людини, якій ви пишете лист (у разі формальних листів). Відступите два рядки після дати і запишіть повне ім`я та посаду одержувача листа. На другому рядку запишіть назву організації (якщо відомо). На третьому рядку запишіть вулицю, на четвертій - місто, регіон та поштовий індекс.

Втім, в разі електронних листів це зайве.

У разі всіх не ~ та напівформальних рукописних листів - теж. Досить імені та адреси одержувача на конверті.

Якщо ваш лист - це запит, але ви відправляєте його не конкретному людині, а просто на адресу організації, то просто напишіть назву організації та її адреса.

6. Почніть з вітання. Тип вітання, знову ж таки, залежить від того, в яких ви стосунках з одержувачем листи, а також, власне, формальністю листи. Ось кілька можливих варіантів:

Якщо ви пишете формальний лист невідомому адресату, то можна почати зі слів "До відома всіх зацікавлених осіб", з двокрапкою після "осіб".

Якщо адресат як і раніше невідомий, але ви точно впевнені, що це він (або вона), то варіантів вже більше. "Шановні панове", "шановні пані", "пані та панове". Втім, будьте обережні з такими вітаннями - ви ж нікого не хочете образити, вірно?

Якщо ви пишете формальний лист і ви знаєте, кому ви його пишіть, то можна почати зі слова "Дорогий / а #". Втім, якщо вам здається, що це якось занадто не по-діловому, то можна використовувати слово "Шановний / а #".

Якщо ви пишете напівформального лист, то згодяться такі варіанти, як "Привіт" або "Дорогий / а".

Якщо ж лист зовсім не формальне, то варіантів і зовсім куди більше. Тут і "привіт", тут і "здорово", тут і "здрастуй" і так далі.

7. Вкажіть ім`я одержувача після привітання.

У формальному листі використовуйте т.н. титул чемності (г-н, пані) або посаду / звання, після чого напишіть прізвище одержувача.

Якщо лист напівформального, то вам доведеться вирішити, чи звертатися до одержувача по імені або ж немає. Найбезпечніше, якщо ви не впевнені, обійтися титулом чемності.

У разі неформального листи, в свою чергу, передбачається, що вам можна звертатися до одержувача по імені. За винятком, зрозуміло, листів до родичів, які старші за вас. Тоді слід писати щось на зразок, наприклад, "Здрастуй, бабуся #" або "Привіт, дядечко #".

8. Почніть сам лист. Відступите два рядки від вітання або просто почніть текст з нового рядка, якщо пишіть від руки.

Якщо ви пишете особистого листа, що почнете з питання про справи, здоров`я і все таке.Варіантів багато, від формальних до не дуже, так що вибирайте на свій смак.

Якщо ж ви пишете діловий лист, то переходите прямо до справи. Час - гроші, а витрачати час одержувача ви не хочете, адже так?

9. Подумайте, про що потрібно написати. Основна мета листа - спілкування, комунікація, обмін інформацією. Тому запитайте себе - яку інформацію повинен дізнатися з листа одержувач, про що потрібно йому розповісти. Про нові ціни про товари? Про те, що ви сумуєте про нього? Про те, що дякуйте за подарунок на день народження? Який би тема не була, пам`ятаєте про завдання листи: обмін інформацією.

Пам`ятайте, що писати можна НЕ про все. Лист, написаний, наприклад, в гніві - це не той лист, який варто відправляти. Якщо ж лист вже написано, але ви вагаєтеся, відправляти його чи ні - то краще відкладіть його на пару днів в сторону. Можливо, ви ще встигнете передумати і поглянути на ситуацію по-новому.

10. Перевірте свій лист. Перед відправкою листа, прочитайте його пару-трійку раз і переконайтеся, що в немає помилок. Якщо хочете, дайте перевірити лист комусь іншому або скористайтеся модулями перевірки граматики в текстових редакторах. Ну і, зрозуміло, виправте всі помилки.

11. Правильно завершите лист. Таким чином, ви зможете пристойно попрощатися з одержувачем листи. Відступите два рядки від останнього абзацу та напишіть відповідне вираз ввічливості, яким закінчують листи.

Для формальних листів підійдуть такі варіанти, як "З повагою" або "З найкращими побажаннями".

Для напівформальних листів підійдуть більш короткі версії формальних формул ввічливості.

Для неформальних листів згодяться такі формули ввічливості, як "З любов`ю", "Твоя / а" і так далі.

Якщо є бажання, то в формальних листах можна використовувати старомодні формули ввічливості (або ж якщо ви пишете лист близького друга, який зуміє оцінити). Для цього вставте формулу в останнє речення. Потім, відступивши два рядки, напишіть щось на кшталт "Щиро ваш / ваша / твій / твоя". Тут можна проявити трохи креативності і створити дійсно унікальну кінцівку листи.

12. Підпишіться. Те, якою має бути підпис, визначається самим листом.

Формальне надруковане лист: залиште чотири рядки між формулою ввічливості і вашим надрукованим ім`ям, і розпишіться між ними від руки чорним або синім чорнилом.

Формальні email: надрукуйте своє повне ім`я після формули ввічливості.

У формальному листі можна підписуватися, використовуючи той чи інший титул чемності.

Напівформального лист: ви можете підписатися ім`ям, можете - повним ім`ям і прізвищем. Крім того, ви можете надрукувати і підписати ваш лист, або просто підписати його.

Неформальне лист: немає сенсу писати в кінці ваше ім`я і прізвище. Якщо пишіть email - просто надрукуйте в кінці своє ім`я, якщо пишіть лист від руки - то, відповідно, напишіть.

13. Складіть лист (опціонально). Якщо ви посилаєте лист поштою, то його доведеться скласти його втричі. Складене втричі лист поміститься в практично будь-який конверт.

14. Підпишіть конверт (опціонально). Підписувати краще в центральній частині конверта, якщо на ньому немає інших відміток. Пам`ятайте, що в різних країнах діють різні вимоги до оформлення конверта.

15. Напишіть на конверті зворотну адресу (опціонально). Ряд поштових служб, якщо не зможе доставити лист адресату, поверне його відправнику за вказаною адресою.

Поради

Якщо ви пишете лист-скаргу, то постарайтеся бути якомога більш розсудливим і ввічливим. Таким чином ви куди швидше за дочекаєтеся відповіді.
Постарайтеся не завантажувати лист зайвою інформацією, особливо якщо це діловий лист.
Листи приходять на допомогу, коли потрібно висловити вдячність, співчуття, симпатію і ще безліч інших емоцій.
Листи писати краще чорною або синьою пастою / чорнилом.
Постарайтеся сфокусувати лист на те, що буде цікаво одержувачу.
Якщо вам треба роздрукувати діловий лист, використовуйте для цього папір більш щільну, ніж звичайний папір для принтерів.
Якщо ви відправляєте формальний або напівформального email, то постарайтеся, щоб ваш email адреса звучав солідно. Лист від "milaffffka1989" сприймуть куди менш серйозно, ніж лист від "mivanova".