Як написати лист з проханням або вимогою

Більшість людей в певний момент стикаються з необхідністю написати лист з вимогою або проханням. Це може бути прохання на благодійний внесок, прохання написати пропущений іспит, запит на зустріч з експертом в тій чи іншій області або вимога про видачу необхідного для звітності документа. Якою б не була ваша мета, стиль написання буде однаковим. Дотримуйтесь зазначеним у статті інструкціям, щоб ваш лист виглядало більш професійним і переконливим.

кроки

Метод 1 з 3:

Підготовка в письму

1. Накидайте основні ідеї. Щоб написати ясне і ефективне лист, дуже важливо мати чітке уявлення про ваші цілі і завданнях требьванія / прохання.

Хороший спосіб переконатися, що у вас є чітке поняття щодо теми - це взяти три чистих аркуша паперу і озаглавити: "чому я пишу лист", "призначення листи" і "інші думки".
Не вдаючись в детальні подробиці, запишіть свої думки протягом декількох хвилин на кожному аркуші паперу. Складіть списки і накидайте основні ідеї щодо ситуації, яка буде згадана в листі. Також згадайте, що ви хочете добитися цим листом і яку ще інформацію, на вашу думку, необхідно додати.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 2

2. Подумайте, кому лист призначений. Усвідомлення цільової аудиторії необхідно для того, щоб задати правильний тон листа. Після того, як ви виписали основні ідеї, напишіть на окремому аркуші паперу все, що знаєте про одержувача листа.

Наприклад, яку посаду займає ця людина і як він / вона може вам допомогти? Чи буде ця людина приймати остаточне рішення по вашому запиту або він / вона вирішить, чи варто надсилати лист до вищих інстанцій

Також непогано враховувати обізнаність одержувача щодо теми листа. Якщо він / вона не дуже добре орієнтується в вашому питанні, стиль написання повинен бути іншим (наприклад, використовувати просту лексику і додати більше уточнюючої інформації), ніж якщо ви пишете експерту в цій справі.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 3

3. Напишіть план. Нарешті, перед тим, як складати текст листа, придумайте план, щоб організувати думки в логічному і пов`язаному порядку.

Визначте основні моменти і допоміжні. Переконайтеся, що ваші думки організовані так, що будуть зрозумілі читачеві.

Метод 2 з 3:

написання чернетки

1. Використовуйте доречний формат. Дотримуючись професійного формату ділових листів, ви спочатку справите позитивне враження.

У верхньому лівому кутку вкажіть свою повну адресу, потім дату, а після адреса одержувача. Не забувайте відступати рядок між кожним пунктом.
Ви так само можете вказати тему листа через рядок після адреси одержувача. Але це за бажанням.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 5

2. Почніть з вітання. Основний текст листа повинен починати з шанобливого і правильного вітання.

Якщо ви знаєте людину, якій пишете, ви можете використовувати його ім`я ("Шановний Олексій!"). В іншому випадку, ви повинні використовувати прізвище людини і титул ("Шановний пане Іванов!")

Якщо ви не знаєте імені людини, який прочитає лист, ви можете написати просто: "Вітаю!".

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 6

3. Напишіть вступний параграф. У першому параграфі будь-якого листа з проханням або вимогою, вам необхідно представитися і ясно, але коротко сформулювати основну мету вашого звернення. наприклад, "Пишу Вам в надії, що Ви розгляньте можливість пожертвування в наш благодійний Фонд захисту тварин ".

Якщо ви вже раніше спілкувалися з одержувачем листи, в першому параграфі ви можете згадати коли і за яких обставин ви вже мали контакти в минулому.

наприклад: "Я являюсь студентом вашого драматичного гуртка" або "Я є президентом благодійного Фонду щодо захисту тварин, в який Ви щедро вносите пожертвування на протязі 10 років", або "Я зв`язувався з Вами в минулому місяці щодо можливості організувати шкільну прогулянку в парк розваг".

Встановлення зв`язку не тільки корисно для одержувача, але також може викликати почуття близькості до вас, що збільшить шанси на позитивну відповідь.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 7

4. Напишіть основний параграф. В основному тексті вам слід надати додаткову і більш детальну інформацію щодо вашого прохання. Це ваша можливість пояснити, що саме ви хотіли б отримати і чому ваша прохання повинна бути задоволена.

Пишіть докладно, але коротко. Ви повинні ясно викласти суть свого запиту і причини, чому його необхідно розглянути. Однак читачеві не потрібно читати всю історію вашого життя.

Будьте чесні і прямолінійні відносного вашого запиту. У одержувача не повинно виникати сумнівів щодо того, що ви хочете. наприклад: "Я сподіваюся Ви продовжите вносити свої щедрі пожертви в цьому році" або "Я б хотів отримати можливість перездати цей іспит".

Будьте ввічливі і використовуйте доречний тон в зверненні до одержувача.

Дотримуйтеся фактів і стримуйте емоції. Якщо ви змушені згадати про свої почуття, щодо даного питання, не будьте занадто емоційні. наприклад: "Я був дуже розчарований своїми оцінками", але не "Я буквально збожеволів, побачивши свої оцінки!"

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 8

5. Напишіть висновок. У висновку ви повинні згадати про всі терміни і тимчасові обмеження, а також висловити свою вдячність за розгляд вашої заяви.

Наприклад, якщо ви пишете запит про надання інформації або зустрічі з ким-небудь, і цей запит повинен бути виконаний до закінчення певної дати, ви повинні ввічливо, але ясно позначити це в ув`язненні.

Навіть якщо одержувач в кінцевому рахунку не задовольнить ваш запит, вже те, що він витратив час на вивчення вашого питання і прийняття рішення щодо нього, за що дякувати.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 9

6. Попрощайтеся. Ваш лист має бути завершено доречним і ввічливим прощанням. Хороші варіанти: "З повагою", "Щиро Ваш" або "З найкращими побажаннями", а потім ваше ім`я.

Якщо ви відправляєте лист, написаний від руки, відступите 4 рядки від прощання і вашого імені і залиште свій підпис ручкою.

Якщо ви докладаєте до листа будь-які матеріали, ця інформація повинна слідувати після прощання. наприклад: "Додатки: 2."

Метод 3 з 3:

оформлення листа

1. заспокойтеся. Написавши першу чернетку, відкладіть його на пару днів, якщо дозволяє час. Це допоможе вам поглянути на нього новим поглядом по поверненню.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 11

2. Відредагуйте і перепишіть лист. Уважно прочитайте лист, щоб переконатися, що воно зрозуміле, легко читається і відповідає вашим цілям. Зробіть необхідні виправлення або доповнення.

Хороший спосіб оцінити свій лист - прочитати його вголос. Це допоможе помітити пропущені слова і отримати загальне уявлення про використаний мовою і тоні.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 12

3. Відкоректуйте фінальний чернетку. Після того, як ви зробили всі необхідні поправки, перевірте ще раз написання і наявність граматичних помилок, які ви, можливо, упустили в перший раз.

Непогана ідея, якщо хтось ще прочитає ваш лист з метою виявлення помилок. Дуже легко переглянути їх при самостійному вивченні.

Зображення з назвою Write a Letter of Request Step 13

4. надішліть листа. Надішліть листа одержувачу. Переконайтеся, що ви не забули зробити копію.

Поради

Переконайтеся, що ваш запит легко виконати і що ви чітко усвідомлюєте, які дії може зробити одержувач, щоб допомогти вам. Забезпечте його всією інформацією, необхідної для задоволення прохання. Наприклад, якщо ви просите написати вам рекомендацію, прикладіть до листа своє резюме.
У той же час, переконайтеся, що ви дотримуєтеся основної мети листи. Надлишок інформації, особливо непотрібною, лише відверне і заплутає одержувача.
Ваш запит повинен бути твердим і переконливим, але не вимогливим.

попередження

Погана орфографія або граматика можуть сильно зіпсувати враження навіть від добре викладеного листи. Помилки можуть відволікати читача і створити враження, що вас не хвилює задоволення цього запиту. Завжди перевіряйте лист на помилки і при можливості віддавайте на контроль іншій людині.
Не намагайтеся маніпулювати читачем емоційними закликами, погрозами або нереальними обіцянками. Подібного роду заяви швидше образять читача, ніж убілю в чомусь.