Як написати електронного листа з дружнім нагадуванням

Надсилання листа електронною поштою з дружнім нагадуванням не так-то просто. Важливо не здатися настирливим або нетерплячим, але при цьому донести до співрозмовника свою думку. Використовуйте в листі дружелюбне вітання і м`які формулювання. Наведіть необхідне нагадування, щоб одержувач чітко зрозумів ваші наміри. Переконайтеся у відсутності помилок, щоб доповнити доброзичливий тон професійним виконанням.

кроки

Частина 1 з 3:

дружній тон

1. Привітайте одержувача. У діловому листуванні необхідно використовувати стандартні вітання на зразок "Шановний пане". Особисте листування поступово стає все більш і більш стандартної. Розгляньте кілька прикладів, які допоможуть дружелюбно почати лист:

Здрастуй, Олексій;
Вітаю;
Скільки років скільки зим;
Привіт!

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 2

2. Згадайте особистий зв`язок з одержувачем. Якщо відразу перейти до нагадування, то лист може здатися холодним. Вкажіть особистий зв`язок з адресатом за допомогою фраз, що описують ваші відносини або спільні спогади. наприклад:

Як твої справи в школі?

Як ся маєш, друже мій?

Здорово ж ми погуляли на минулих вихідних!

Коли ми останній раз розмовляли, минулого місяця?

Я досі перебуваю під враженням від нашої поїздки! Вже чекаю наступної весни.

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 3

3. Використовуйте м`які формулювання. Даний порада особливо важливий для частини листа, в якій міститься нагадування. Якщо ви давно не спілкувалися, то цілком доречні щирі співчуття або тактовна прохання пробачити вас, що причиною листи стала необхідність нагадування. Ось кілька прикладів:

На жаль, ми бачимося все рідше, але я б хотіла тобі нагадати про ...

Після народження сина в мене рідко випадає вільна хвилина, але хочу нагадати, що ...

Ти був дуже зайнятий, а я вирішив не докучати без причини, але зараз хочу нагадати тобі про ...

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 4

4. Будьте чемні. При важливому нагадуванні легко перейти на занадто різкий тон. Пам`ятайте, що в житті одержувача також відбуваються важливі події. Не забувайте про словах "прошу тебе", "буду вдячна" і синонімічних фразах. Використовуйте подібні ввічливі фрази:

Прости, що відриваю тебе, але хотілося б переконатися ...

Прошу тебе скоріше відповісти на лист, якщо буде така можливість ...

Дякую, що ти знайшов час прочитати лист і написати відповідь. Для мене це важливо.

З нетерпінням чекаю твоєї відповіді.

Частина 2 з 3:

мета листа

1. Заповніть рядок теми. Необов`язково придумувати щось оригінальне. Цілком підійде чітка і однозначна формулювання. Адресат з першого погляду зрозуміє мета листа. Деякі приклади теми дружнього нагадування:

уточнення;
нагадування;
Відносно прийдешньої зустрічі;
учасникам поїздки.

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 6

2. Вкажіть ваше нагадування. У спробах залишатися доброзичливим і ввічливим легко забути про найбільш важливу деталь, включаючи нагадування. Помістіть відповідний абзац в початок листи відразу після привітання і згадки про особисте зв`язку. наприклад:

"Привіт Андрію!
Давно вже не спілкувалися з тобою. Як дружина і діти? Мої малюки не дають спокійно зітхнути, але вважаю важливим нагадати тобі ...".

"Здрастуй, бабуся!
Прости, давно збираюся написати тобі. Постійно щось відволікає. Хочу нагадати, що ми запрошуємо тебе на вечерю...".

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 7

3. Використовуйте короткі фрази. Відомо, що ввічливість в листуванні вимагає більш розлогих формулювань. Наприклад, фраза "працюй старанніше" буде більш ввічливій в такому вигляді: "Тобі слід прикладати більше зусиль". Такі вирази звучать ввічливо, але можуть розмити суть листа.

Використовуйте спрощену структуру письма. Повідомлення може мати такий вигляд: Привітання (початок) → Особиста зв`язок → Нагадування → Прощання (кінець).

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 8

4. Видаліть непотрібну інформацію. Задумайтесь, наскільки необхідно кожне речення або навіть конкретне слово. У деяких ситуаціях "необхідність" може мати широке значення на кшталт: "Це необхідно, щоб лист не здалося холодним". Видаліть з листа все непотрібні слова і фрази.

Можна безболісно видалити прислівники ("дуже", "точно", "сильно", "неймовірно", "вельми"), Щоб зробити лист більш лаконічним.

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 9

5. Завершіть лист прощанням. У заключній частині листа необхідно попрощатися з адресатом.Використовуйте фрази на кшталт "Всього найкращого", "З повагою", "Ваш друг" і "З найкращими побажаннями". Після цього поставте свій підпис. Слід розуміти, що таке прощання може здатися офіційно безособовим. Напишіть приблизно наступне:

Твій друг;

Хай щастить;

Всіх благ;

Гарного дня;

До зв`язку;

Чекаю якнайшвидшого відповіді.

Частина 3 з 3:

Перевірка помилок

1. перечитайте лист. Навіть побіжне прочитання допоможе знайти закралися помилки. Коли лист буде готове, перевірте граматику і правопис.

Багато поштові служби використовують безкоштовну перевірку правопису. Якість перевірки залежить від постачальника послуг. У деяких випадках програма може виявитися неточною.
Не забудьте перевірити рядок теми, вітання та прощання. Люди часто залишають без уваги такі елементи і перевіряють тільки основний текст листа.

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 11

2. Прочитайте лист вголос. Якщо потрібно скласти дуже важливе повідомлення або проявити особливу ввічливість і дружелюбність, то прочитайте все листа вголос. Звучить як розмовна мова? В такому випадку лист готовий до відправки.

Перепишіть громіздкі пропозиції або абзаци. При оцінці керуйтеся здоровим глуздом. Сприйняття завжди суб`єктивно і залежить від особистого стилю мовлення.

Зображення з назвою Write a Friendly Reminder Email Step 12

3. Попросіть сторонню особу переглянути лист. У випадку з важливою кореспонденцією (ділове листування) перед відправкою покажіть лист іншій людині. Короткий лист з нагадуванням не займе багато часу, зате свіжий погляд виявить найменші недоліки.

Використовуйте будь-яку службу передачі повідомлень. Надішліть одному повідомлення з проханням на зразок: "Привіт, можеш глянути одне короткого листа, яке мені потрібно відправити? Це займе у тебе пару хвилин".

Не забудьте подякувати людини, який перечитає ваш лист, адже він надає вам послугу.