Як написати лист з проханням про відстрочення: 7 кроків

Необхідність попросити про відстрочку виникає у багатьох життєвих ситуаціях. Написання студентської газети, прийняття рішення про вступ на роботу, підготовка проекту - це тільки кілька прикладів випадків, в яких може бути важливо правильно попросити про відстрочку. При запиті додаткового часу важливими факторами є чесність, тактовність і увагу до одержувача. Це інструкція з написання листа з проханням про відстрочку.

кроки

Метод 1 з 1:

Прохання про відстрочку

1. Напишіть лист завчасно. Відправивши лист з проханням про відстрочку в останню хвилину, ви справите враження безвідповідальної людини, яка не вміє розпоряджатися своїм часом.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 2

2. Вирішіть, скільки додаткового часу вам необхідно. Важливо тверезо оцінювати ситуацію і не просити занадто короткою відстрочки - це може привести до того, що ви не укладетеся в термін і будете змушені просити про відстрочку повторно.

Зважте, наскільки обмежений в часі одержувач вашого листа. Якщо викладач суворий стосовно термінів здачі курсової роботи або роботодавцю необхідно терміново когось найняти, на ваше прохання про відстрочку може бути дано негативну відповідь або пропозицію обговорити більш розумні терміни.

Перш ніж визначитися з тривалістю відстрочки, візьміть до уваги всі фактори, що мають відношення до вашої задачі. Можливо, ви відкладаєте відповідь на пропозицію роботи до тих пір, поки не пройдете співбесіду в іншій компанії. Візьміть до уваги вимоги до прийому на роботу в іншій компанії і врахуйте, доведеться вам пройти кілька етапів співбесіди.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 3

3. Чесно і тактовно викласти суть справи. Поясніть причину, по якій ви просите про відстрочку, і розкажіть, скільки часу вам знадобиться.

Дайте логічне пояснення необхідності відстрочки. Розумним поясненням для викладача може стати та обставина, що ви старанно працювали над курсовою, але вам необхідно більше часу для більш ретельного дослідження.

Чи не розкривайте подробиць свого особистого життя. Якщо ви відкладаєте прийняття посади через сварку з чоловіком, не варто повідомляти про це своєму потенційному роботодавцю.

Уникайте скарг і слів з негативним забарвленням. Наприклад, висловлювання про те, що жодній людині не під силу закінчити 10-сторінкову курсову за тиждень, можуть привести до погіршення відносин з викладачем. Не слід також скаржитися потенційному роботодавцю, що він пропонує надто низьку зарплату, і ви тягнете з відповіддю в надії на появу кращої пропозиції.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 4

4. Дотримуйтеся ділового стилю письма. Потрібно, щоб ваш лист було змістовним і професійним. Скористайтеся наступними рекомендаціями щодо структури листи:

шапка. Вкажіть дату і свою адресу.

Адреса одержувача. Вкажіть правильне ім`я та адресу одержувача.

Привітання. Тут необхідний формальний тон. Не пишіть "Добрий день, Іван" - краще напишіть "Шановний Іван Іванович".

Основна частина. Відразу переходьте до суті листи. Поясніть своє прохання і причину, по якій ви потребуєте відстрочку, висловіть вдячність за розгляд вашого звернення.

Заключна частина. Для листи з проханням про відстрочку підійде традиційна кінцівка "З повагою".

Ім`я та підпис. Якщо ви пишете лист від руки, підпишіть його, а нижче поставте своє ім`я друкованими літерами. Якщо ви відправляєте його по електронній пошті, досить просто набрати своє ім`я і посаду.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 5

5. Заздалегідь подякуйте одержувача за розгляд вашого прохання. Вираз подяки дасть вашому викладачеві, роботодавцю або потенційному начальнику зрозуміти, що ви усвідомлюєте важливість термінів і не сприймаєте його люб`язність в задоволенні вашого прохання, як належне.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 6

6. Надішліть листа з проханням про відстрочку по електронній пошті. Не покладайтеся на звичайну пошту в справі доставки вашого прохання про відстрочку. Відправивши її по електронній пошті, ви негайно повідомите одержувача і забезпечите собі душевний спокій щодо своїх подальших дій.

Зображення з назвою Write a Letter Asking for an Extension Step 7

7. Зателефонуйте замість того, щоб писати. У невідкладної ситуації або якщо одержувач не відповідає на ваш електронний лист, зателефонуйте, щоб попросити про відстрочку по телефону.