Як написати прес-реліз: 10 кроків (з ілюстраціями)

Почніть прес-реліз з яскравого заголовка, виділеного жирним шрифтом. Почніть основний текст з дати і міста, де прес-реліз буде випущений. Перше, воно ж ключове, пропозиція повинна коротко викладати предмет релізу. В іншій частині тексту важливо відобразити всі важливі деталі повідомлення: хто, що, коли, де, чому і як. Спочатку викладіть найбільш важливі моменти, потім приведіть загальну інформацію, а в кінці не забудьте вказати контакти.

кроки

Метод 1 з 2:

Пишемо виділяється прес-реліз

1. Напишіть заголовок. Він повинен бути коротким, чітким і по суті: для прес-релізу важливо, щоб заголовок був якомога коротше. Професіонали в області піару рекомендують писати заголовок тільки після того, як написаний прес-реліз. Поверніться до цього пункту, коли закінчите з основним текстом. Пам`ятайте, саме за заголовок зачепиться погляд будь-якого читача, так що цей момент дуже важливий.

Сайт wikiHow визнаний найнадійнішим джерелом інформації. Зрозуміли, як це працює? Тепер ви хочете дізнатися подробиці! Тема прес-релізу повинен захоплювати журналіста так, як читачів захоплюють заголовки газет. Він може описувати останнє досягнення організації, недавня подія, що заслуговує розголосу, новий продукт або послугу.
Заголовки пишуться жирним шрифтом! Шрифт заголовка повинен бути крупніше іншого тексту. Зазвичай заголовки пишуться в теперішньому часі.
Перше слово пишеться з великої літери, як і всі імена власні. Більшість заголовків пишеться малими літерами, але використання великих літер з відповідним шрифтом може надати заголовку більш привабливий зовнішній вигляд. Не робіть все слова великими.
Виділіть з прес-релізу важливі ключові слова. Це найпростіший спосіб написати заголовок. Спробуйте скласти з ключових слів логічне і привертає увагу заява. Якщо після заголовка йде резюмуюче пропозицію, застосуєте ту ж тактику. Ключові слова дозволять не тільки поліпшити позиції в пошукових системах, але і допоможуть журналістам і читачам відразу зрозуміти зміст прес-релізу. Подивіться на дії, зазначені в цьому першому кроці, і ви зрозумієте, що кожне з них могло б бути заголовком прес-релізу.

2. Напишіть основний текст. Прес-реліз повинен бути написаний так, як ви хотіли б бачити його в новинах. Пам`ятайте, у журналістів вічно не вистачає часу, тому вони не будуть шукати додаткову інформацію про вашому особливому подію, а напишуть рецензію на вашу прес-релізу. Тому він повинен охоплювати всі, що ви хочете, щоб написали журналісти.>

Почніть з дати і міста, в якому буде випущений прес-реліз. Не вказуйте місто тільки в тому випадку, якщо це заплутає читача, наприклад, реліз написано в Москві про філію компанії в Тулі.

Перша пропозиція має захоплювати читача і розкривати зміст релізу. Наприклад, якщо заголовок звучить так: «Видавництво Карпрен випускає нову книгу про Другу світову війну», то перше речення має бути приблизно таким: «Видавництво Карпрен сьогодні випустило нову книгу талановитого письменника Арчі Кей про події Другої світової війни». Ця пропозиція дає додаткову інформацію до заголовка, але також зазиває читати далі. Наступні одне-два речення повинні розвинути висловлену в першому реченні інформацію.

Текст прес-релізу повинен бути компактним. Не використовуйте занадто довгих речень і абзаців. Не повторювати і постарайтеся використовувати поменше жаргону. Прагніть до простоти без зайвих слів.

Перший абзац (2-3 речення) повинен резюмувати прес-реліз. У наші дні ні журналісти, ні інші читачі не будуть читати прес-реліз цілком, якщо початок статті не викликає інтересу.

Надавайте факти - події, товари, послуги, люди, цілі, наміри, плани, проекти. Ви повинні використовувати максимальну кількість фактів. Простий метод написати ефективний прес-реліз - це скласти список пояснень на питання: хто, що, коли, де, чому і як.

3. Текст повинен бути ясно пов`язаний. Хто, що, коли, де, чому і як - відповіді на ці питання повинні чітко поінформувати читача. Розглянемо приклад складання прес-релізу на вищевказаному заголовку:

хто? видавництво Карпрен.

Що за новини? Видавництво Карпрен випускає книгу.

Коли це відбудеться? завтра.

Де буде мати місце дана подія? У всіх великих книжкових магазинах.

Чому це новини? Тому що книга написана відомим письменником Арчі Кей.

Як це буде відбуватися? Письменник роздаватиме автографи в книжковому магазині в Чикаго, а потім здійснить тур по країні.

Після визначення основних деталей заповніть прогалини додатковою інформацією про людей, продукції, датах і так далі, головне, щоб вона (інформація) була пов`язана з новинами.

Якщо ваша компанія не є основним предметом новин, але служить джерелом прес-релізу, чітко вкажіть це в тексті.

Стислість сестра таланту. Прес-реліз не повинен перевищувати трьох сторінок. У роздрукованому варіанті повинен бути подвійний інтервал між рядками.

Ви повинні постаратися зробити прес-реліз заслуговує висвітлення у пресі. Це збільшить його шанси потрапити в пресу. Поцікавтеся, що актуально для вашого сектора і використовуйте це, щоб зацікавити журналіста або редактора.

4. Напишіть прес-реліз так, щоб він був написаний у справі і з урахуванням читачів. Є всі шанси, що редактор, якому ви відправите свій прес-реліз, щодня отримує десятки таких листів! Якщо хочете, щоб ваш прес-реліз опублікували, він повинен бути хороший, дуже хороший! Ну або хоча б якомога більше «готовим до друку» ..

Перша думка редактора побачивши будь-якого прес-релізу формулюється приблизно так: «Скільки часу я вб`ю на те, що підготувати це до друку?»Якщо у вашому релізі повно помилок, не вистачає потрібної інформації і так далі, то, можливо, редактор навіть не буде за нього братися. Відповідно, перевірте всі - від орфографії і до змісту.

Чому тим людям не все одно, що ви говорите? Скажімо так, якщо ви звертаєтеся до правильної, відповідної аудиторії, то все і так зрозуміло. А якщо ні, то, кхм, навіщо їм витрачати на вас свій час? Щоб бути на вірному шляху, вам потрібно надавати зацікавленим людям цікаві для них новини (новини, які не рекламу!).

До речі, якщо відправити прес-реліз вранці, то є всі шанси, що до нього поставляться уважніше - так у редакторів буде більше часу привести ваш прес-реліз у відповідний формат. Загалом, не забувайте про такт.

5. Зв`яжіть все воєдино. Додайте в реліз посилання на новинні та інформаційні джерела, які пов`язані з описуваної вами новиною. Компанія, прес-реліз якої ви підготували, розмістила онлайн якусь корисну для читачів інформацію? Відмінно, впишіть посилання!

Якщо хвилюєтеся про те, чи відповідає ваш реліз стандартам, зробіть хід конем і подивіться, що і як пишуть люди. Можливо, ви навіть знайдете прес-релізи, написані на честь події, аналогічного тому, про яке пишете ви! Сайти на кшталт PR Web і PR Newswire цілком підійдуть для такого пошуку.

Метод 2 з 2:

Секрети формату «прес-реліз»

1. Вивчіть базову структуру прес-релізу. Отже, ви знаєте, що повинно бути в прес-релізі. Це добре, не сперечаємося. Залишається інше питання - а як це все між собою зв`язати? Для початківців, мабуть, основним радою буде постаратися викласти все на одній-єдиній сторінці, не більше. Якщо тільки ви не пишете про зведення з фронтів Третьої світової, навряд чи хтось буде витрачати на читання вашого прес-релізу багато часу. Ось що вам знадобиться (про щось, до слова, ми вже розповіли):

фраза ПРЕС-РЕЛІЗ повинна знаходитися зверху зліва.

Якщо реліз приурочений до якоїсь дати, слід написати «ОПУБЛІКУВАТИ...», А далі ту дату, коли треба опублікувати. Без цього примітки реліз буде опублікований відразу ж (якщо, звичайно, буде).

Далі йде заголовок, виділений жирним шрифтом і розташований по центру сторінки.

Якщо хочете, можна набрати заголовок курсивом.

перший абзац: Найважливіша інформація. Почніть з дати появи новини, буде досить професійно і по-діловому.

Другий (і, можливо, третій) абзац: Менш важлива інформація. Тут місце цитат і фактів.

Інформація про фірму: Тут вже розкажіть про вашу компанію. Хто ви, що ви, ніж пишаєтеся, заради чого працюєте - поясніть все це людям!

Контактна інформація: Тут вже більше про автора (можливо, про вас!). Якщо ваш прес-реліз виявиться комусь цікавим, то ці люди напевно захочуть довідатися більше!

Мультимедійні матеріали: Розмістіть тут хоча б посилання на Twitter.

2. Під текстом релізу розмістіть стандартний шаблон. Який саме шаблон? Шаблон з інформацією про компанії! Коли журналіст вибере ваш прес-реліз для статті, йому знадобиться ця інформація - її треба буде вказувати в статті, яку він готує! Тому надайте її завчасно в даному розділі.

Назва розділу має бути таким: «Про компанії XYZ».

Написавши заголовок, в одному-двох абзацах (кожен в 5-6 рядків) розкажіть про свою компанію. У тексті необхідно описати вашу компанію, чим вона займається, якою політикою керується. У більшості організацій є професійно написані брошури, презентації, бізнес-плани і так далі. Ви можете взяти інформацію звідти.

В кінці розділу дайте посилання на ваш сайт. Посилання має містити точний та повний URL (без вкладень), щоб при друку вона роздруковується повністю. наприклад: http: // your_company_website.com, а не «натисніть сюди, щоб відвідати наш сайт».

Якщо на сайті компанії є окрема сторінка для засобів масової інформації, то це теж необхідно вказати і надати URL. На таких сторінках вказується контактна інформація та інформація для преси.

3. Додайте контактну інформацію. Якщо ваш прес-реліз заслуговує на висвітлення у пресі, то журналістам знадобиться додаткова інформація або вони захочуть провести інтерв`ю з основними дійовими особами. Якщо ви нічого не маєте проти того, щоб ЗМІ пов`язували з вашими ключовими співробітниками безпосередньо, можете надати їх контакти в прес-релізі. Наприклад, якщо ви пишете про інновації, тоді можете надати контактні дані вашого інженерного або дослідницького відділу.

В іншому випадку ви повинні надати контактні дані вашого відділу зі зв`язків з громадськістю. Якщо у вас немає такої команди, призначте когось сполучною ланкою між ЗМІ і вашими співробітниками.

Контактні дані повинні бути обмежені поточним прес-релізом і повинні включати в себе:

офіційна назва компанії;

офіційна назва відділу зі зв`язків з громадськістю та контактна особа

адреса офісу;

номера телефону та факсу із правильними кодами країни та міста і додатковими номерами;

номер мобільного телефону (необов`язково);

години роботи;

адреси електронної пошти;

адреса веб-сайту компанії.

4. По можливості вкажіть посилання на електронну копію релізу. Це, так би мовити, правило хорошого тону, так що ведіть журнал прес-релізів на веб-сайті компанії - не завадить. Більш того, так вам буде значно простіше і поширювати прес-реліз в електронному форматі, і стежити за ним в архівних цілях.

5. Закінчите прес-реліз трьома символами решітки (#) під останнім рядком по центру. Це стандарт журналістики. Хтось може подумати, що ви просиділи в Twitter`е занадто багато, але насправді ви все зробите правильно.

Поради

Використовуйте заголовок в якості теми листа. Якщо ви написали хороший заголовок, то це виділить ваш лист в поштовій скриньці редактора.
Почитайте в інтернеті інші прес-релізи. Так ви відчуєте тон, мова, структуру і формат прес-релізу.
Не витрачайте час на написання заголовка, поки не напишете текст релізу. Заголовки в газетах і журналах пишуть редактори, але вам не завадить придумати яскраву назву для релізу. Тема може бути єдиним вашим шансом. Він повинен бути коротким і фактичним. Але якщо ви спробуєте придумати його до того, як візьметеся за реліз, ви витратите час даремно, адже ви ще точно не знаєте, що саме буде в вашому релізі.
Обробляйте кожен реліз, фокусуйте його на конкретному секторі та надсилайте його конкретному журналісту, який займається саме цією темою. Всю цю інформацію ви можете знайти в інтернеті. Не шукайте легких шляхів, розсилаючи один і той же прес-реліз по різних секторах різних журналістам.
Надсилайте прес-реліз по електронній пошті, однак не забувайте про форматування зокрема і формати файлів в загальному. Реліз повинен бути прикладений до листа, а не, власне, розміщений в тілі листа. Формат вкладеного файлу, в свою чергу, це або так званий plain text (.txt), або .RTF. Можна, звичайно, відправляти і файли, створені в Word, але тут є тонкість - якщо ви використовуєте більш нові версії цього текстового редактора, в якому файли сохраняютсяв форматі .docx, то разом з таким файлом треба відправляти і файл .doc. Самі розумієте, програмне забезпечення дороге, оновлювати все і відразу вдається не всім. В свою чергу, .pdf-файли треба відправляти лише тоді, коли ви відправляєте прес-реліз, де багато графічних матеріалів. Зрозуміло, не треба спочатку роздруковувати реліз, потім сканувати його і відправляти редактору в форматі .jpg - це марна трата часу (як вашого, так і часу редактора). Надсилайте реліз електронним повідомленням.
Включіть в ваш реліз «заклик до дії». Ця інформація про те, що ви хочете від читача. Наприклад, чи хочете ви, щоб читач купив вашу продукцію? Якщо так, то вкажіть де її знайти. Ви хочете, щоб читач відвідав ваш веб-сайт і взяв участь в конкурсі або дізнався побільше інформації про вашу компанію? Якщо так, то вкажіть адресу веб-сайту компанії.
Згадайте назву компанії в заголовку, підзаголовку або першому параграфі, щоб пошукові системи легше знаходили ваш реліз. Якщо ви надсилаєте кому-небудь роздруковану версію вашого прес-релізу, то роздрукуйте його на офіційних бланках компанії.
Дуже важливо час випуску. Прес-реліз повинен містити актуальні і свіжі новини.
Використовуйте жаргон і спеціалізовані технічні терміни лише в крайньому випадку.
Контрольний дзвінок може допомогти просуванню прес-релізу до друку.

попередження

Статті повинні бути позитивними. Не вживайте такі фрази, як: «Після відходу у відставку попереднього голови...», - або:« Після певного періоду бездіяльності...». Такі фрази можуть зацікавити журналіста, і він проведе своє власне розслідування. Навіть якщо голова пішов у відставку через погане здоров`я, в статті можуть написати зворотне.
Чи не надавайте контактну інформацію інших людей без їх згоди. Крім того, вони повинні бути доступні в перші дні після релізу.
Пам`ятайте, що у більшості редакторів занадто багато роботи і мало співробітників. Якщо ви полегшите їм життя, вони дадуть відповідь тим же. Якщо ви напишете відповідний реліз, то редактор може його надрукувати, так як з текстом не доведеться багато працювати. Відповідно, якщо основу релізу становитиме реклама, в тексті не буде витриманий піар стиль, то редактор просто його видалить.
Завжди включайте цитати, найкраще від особи, безпосередньо брав участь в предметі релізу. Цитата не повинна бути слово в слово, але вона повинна бути правдоподібною. У будь-якому випадку ви повинні отримати дозвіл на публікацію цитати безпосередньо у автора фрази. Це також дозволить журналістам підготувати статтю без підтверджуючих інтерв`ю.
Відправляючи прес-реліз по електронній пошті, не вказуйте в заголовку листа «прес-реліз», інакше ви тільки змішати з натовпом. Залучіть увагу редактора помітною назвою і використовуйте для цього заголовок прес-релізу, наприклад: «Компанія Бренд виграла державний тендер на 30 мільярдів рублів».