Як написати електронного листа викладачеві

Лист викладачеві, на відміну від листа або текстового повідомлення одному, вимагає більш грунтовного підходу. Етап навчання професії є початком вашої професійної кар`єри, тому вам необхідно ставитися до будь-яких видів комунікації з відповідним професіоналізмом, в тому числі це стосується електронних листів. Наприклад, рекомендується використовувати свою внутрішню обліковий запис електронної пошти в навчальному закладі (при наявності) і обов`язково починати лист з формального вітання. Електронний лист викладачеві по стилю має нагадувати класичну діловий лист. Його текст повинен бути лаконічним і коректний з точки зору орфографії, граматики та пунктуації!

кроки

Частина 1 з 3:

Створіть хороше перше враження

1. В першу чергу перевірте вміст конспекту, щоб знайти відповіді на свої питання. Найчастіше відповіді на питання, які ви хочете задати, вже містяться в тих матеріалах, які викладач надав вам на самому початку занять. Якщо ви будете просити педагога ще раз повернутися до вже озвучених речей, то можете створити враження несерйозного студента і засмутити викладача марною тратою часу на вас.

У конспекті може міститися інформація про розподіл тем курсових робіт, терміни їх підготовки, вимоги до форматування і загальних нормах поведінки на лекціях і практичних заняттях.
Якщо викладач давав вам лише список книг для самостійного вивчення, то немає нічого страшного в тому, щоб поставити йому запитання по предмету, на які немає відповідей у конспекті.

2. Використовуйте свій внутрішній адресу електронної пошти, наданий навчальним закладом (за наявності). Викладачі щодня отримують безліч електронних листів. Якщо ви вирішите скористатися своїм внутрішнім обліковим записом в навчальному закладі, то у листи буде більше шансів не потрапити в спам. Крім того, так ваш лист буде виглядати більш професійно. Також викладачеві буде легко зрозуміти, хто саме пише йому листа, так як облікові записи в навчальних закладах зазвичай засновані на прізвища та імені людини або його ініціалах.

3. Створіть зрозумілий заголовок в темі листа. Тема листа дасть викладачеві натяк на те, про що піде мова в самому листі, ще до того, як він його відкриє. Це буває досить корисно, так як людині може знадобитися деякий час, щоб приділити увагу саме цій темі. Простежте за тим, щоб заголовок вашого листа був зрозумілим і точно відображав його суть.

Наприклад, можна вказати в темі таку фразу, як: "Питання по поточному завданням", - або: "Підсумкове есе".

4. Почніть лист з привітання та звернення до викладача по імені та по батькові. Можливо, вам не терпиться почати відразу зі свого питання. Проте слід пам`ятати, що ви пишете викладачеві, тому ваш лист за стилем має більше нагадувати ділове лист. Наприклад, почніть з обігу "Шановний Петре Івановичу," і не забудьте поставити кому в кінці цього рядка. Також можна звернутися до викладача ще більш формально із зазначенням наукового ступеня (доктор) або звання (професор), або просто звернення "Шановний (-а) пан (жа)" і прізвища.

Якщо ви не впевнені в тому, чи є у викладача вчений ступінь або звання, для формального звернення краще користуватися словами "Шановний (-а) пан (жа)" і прізвища.

Проте, коли ви вже особисто знайомі з викладачем, прийнято використовувати менш формальне звернення на ім`я та по батькові, наприклад, таке ка: "Здрастуйте, Петро Іванович!"

Частина 2 з 3:

Підготуйте основний текст листа

1. Нагадайте викладачеві про себе. У викладачів буває занадто багато студентів, щоб відразу про всі пам`ятати, тому вам не завадить нагадати про себе. Вкажіть свої ім`я та прізвище, а також групу, в якій навчаєтесь, і найменування предмета, наприклад: "Вас турбує Андрій Бєляєв з групи ПМ-1, де ви викладаєте економіку".

2. Задавайте питання по суті. Викладачі - дуже зайняті люди, тому в листі не потрібно відволікатися від основної теми. Повідомте, що вам потрібно, як можна більш коротко, опустивши зайві деталі.

Наприклад, якщо у вас є питання по домашньому завданню, перейдіть відразу до суті: "У мене питання по домашньому завданню, яке ви дали нам минулого вівторка. Чи можна нам працювати групами або тільки індивідуально?"

3. Пишіть повними реченнями. Ваш лист - аж ніяк не пост у соціальній мережі і не СМС одному. Це означає, що коли ви звертаєтеся до викладача, слід користуватися повними реченнями, так як все інше буде виглядати просто непрофесійно.

Наприклад, не варто писати: "Приголомшливий урок... супер!"

Замість цього напишіть: "Ваша минула лекція була дуже пізнавальною".

4. Слідкуйте за тоном листа. Коли ви вперше пишете викладачеві, стежте за тим, щоб тон і стиль вашого листа були професійними. Це означає повну відмову від емоцій! Коли по ходу семестру листування з викладачем стане більш-менш сталою, можна буде трохи розслабитися. Це допустимо в тому випадку, якщо викладач сам допускає менш формальний стиль спілкування (наприклад, використовує смайлики в листах до вас).

5. Чемно звертайтеся з проханнями. Багато студентів намагаються вимагати щось від викладачів. Це тупиковий підхід. Замість цього будуйте свої фрази як прохання, які викладач може як задовольнити, так і немає.

Наприклад, можливо, ви хочете отримати відстрочку по роботі. Не кажіть: "У мене померла бабуся, дайте мені відстрочку по курсової". Краще напишіть: "У мене видалася важка тиждень через смерть бабусі. Чи не могли б ви мені дати невелику відстрочку у виконанні курсової роботи?"

6. Не забувайте про правильну пунктуацію. У листі одному не страшно де-небудь пропустити кому або крапку. Проте, коли ви пишете викладачеві, переконайтеся в тому, що всі належні знаки пунктуації стоять на своїх місцях.

7. Чи не скорочуйте слова. Незважаючи на те, що словесні скорочення просто заполонили інтернет, в професійних листах їм не місце. Наприклад, не використовуйте "д / з" замість "домашнього завдання" або "лабу" замість "лабораторної роботи". Користуйтеся повноцінними словами.

Також не забудьте прогнати текст листа через перевірку орфографії.

8. Належним чином використовуйте великі літери. Слова на початку пропозицій обов`язково повинні йти з великої літери, то ж саме стосується власних назв в тексті листа. Не переходьте на текст з виборчої розстановкою заголовних букв. Використовуйте великі літери тільки в положеннях випадках.

Частина 3 з 3:

Завершіть лист

1. Вкажіть, що саме вам потрібно від викладача. Обов`язково повідомте, чого конкретно ви хочете від викладача в кінці або ближче до кінця листи. Наприклад, якщо вам потрібен його відповідь, так і скажіть. Якщо ви хочете зустрітися особисто, теж дайте про це знати.

2. Перечитайте лист, щоб перевірити граматику. Пробіжіться по тексту листа, щоб виявити випадкові граматичні помилки. У більшості випадків ви обов`язково знайдете одну або дві помилки, які слід виправити.

3. Оцініть лист з точки зору викладача. Ретельно обміркуйте вміст листа, щоб в ньому не було ніяких вимог. Переконайтеся, що все викладено максимально коротко. Також не потрібно занадто поширюватися про своє особисте життя, це непрофесійно.

4. Закінчите лист завершальній формулою ввічливості. Аналогічно тому, як ви починали лист з формального вітання, закінчити його теж слід формально. Використовуйте такі фрази, як "З повагою," або "З найкращими побажаннями," і не забудьте поставити в кінці кому, а рядком нижче вказати свої ім`я та прізвище.

5. Нагадайте про себе через тиждень, якщо так і не отримаєте відповіді. Після відправлення листа не варто зайвий раз докучати викладачеві в очікуванні відповіді. Проте, якщо за тиждень відповідь так і не прийде, можна спробувати написати ще раз, так як перший лист могло десь загубитися.

6. Підтвердіть отримання відповіді. Отримавши відповідь, дайте викладачеві про це знати. Простого "Спасибі!"Зазвичай цілком достатньо. Якщо потрібно, трохи розширте свій лист, користуючись тими ж самими рекомендаціями, щоб все виглядало професійно. Якщо ваша проблема (або питання) не знайшла адекватної відповіді в листі викладача, попросіть про особисту зустріч.

Наприклад, можна написати: "Спасибі за відповідь на моє запитання. До зустрічі на заняттях!"

Якщо ви хочете попросити про особисту зустріч, напишіть: "Спасибі за цінні роздуми з мого питання. Чи не могли б ми зустрітися особисто, щоб обговорити всі більш детально?"

Поради

В першу чергу зв`яжіться зі своїми одногрупниками, якщо мета вашого листа полягає в тому, щоб просто дізнатися, що ви пропустили, коли були відсутні на лекціях або практичних заняттях.