Як написати електронного листа в службу підтримки клієнтів

Існує безліч різних ситуацій, коли клієнту необхідно зв`язатися з компаніями або виробниками, за різними діловим питань. Але коли приходить час, відправити електронною поштою до служби підтримки клієнтів, деякі люди можуть відчути себе в глухому куті. Часто виникають питання про те, як написати такі листи в електронній формі, так як вони зазвичай пишуться в паперовому варіанті, і які загальноприйняті стандарти найчастіше застосовуються до листів такого типу. Хоча такі стандарти і залежать від галузі, регіону і культури, все ж існують деякі загальні рекомендації, що забезпечують ефективність електронного листа, відправленого в службу підтримки. Ось кращі рекомендації від тих, хто стикався з такого роду листами перш.

кроки

Метод 1 з 1:

Надсилання листа електронною поштою до служби підтримки клієнтів

1. Перевірте веб-сайт. Переконайтеся, що компанія ще не вирішила вашу проблему перед тим, як відправити лист. Це збереже час і зусилля всіх, включаючи і вас, і буде сприйнято з вдячністю.

Поки ви перевіряєте сайт пошукайте кращі канали комунікації. Не завжди електронна пошта є найкращим каналом, і вам потрібно з повагою поставитися до такої політики компанії і зв`язатися з нею іншим шляхом. Багато компаній пропонують телефонну підтримку і додаткові послуги служби підтримки, наприклад, абонентська поштова скринька.

Write an Email to Customer Service Step 2

2. Пошукайте спеціальні он-лайн ресурси в Інтернеті. Багато компаній пропонують індивідуальні адреси електронної пошти для спеціальних питань, наприклад, для відстеження доставки товару, повернення товару або технічної підтримки. Можливо, що використання наданих каналів зв`язку буде значно ефективніше, ніж стандартний лист на загальну електронну пошту компанії. Крім того, якщо ви будете ігнорувати надаються засоби зв`язку, то процес зв`язування з компанією може зайняти значно більше часу.

Write an Email to Customer Service Step 3

3. Увімкніть ідентифікує вас інформацію в ваш лист в службу підтримки. Компанії необхідно знати які продукти або послуги ви придбали, а також дату покупки і очікувані дати доставки товару або надання послуги. Можливо, що компанії також буде необхідно дізнатися вашу домашню адресу і кількість придбаних товарів. Переконайтеся, що все це викладено в вашому електронному листі.

Write an Email to Customer Service Step 4

4. Використовуйте відповідний тон. Деякі експерти звертають увагу, на те що листи в службу підтримки клієнтів, написані без уваги до етикету, можуть бути проігноровані або ж їх ефективність буде набагато нижче. Намагайтеся дотримуватися певного стилю в листі, що покаже ваш рівень освіти і знань, не використовуючи надто провокаційні заяви.

Write an Email to Customer Service Step 5

5. Попросіть бажане безпосередньо. Багато досвідчених автори електронних листів в службу підтримки клієнтів вважають, що краще бути відвертим про ваших очікуваннях. Компанія може погодитися чи ні з вашими вимогами, але, надавши чітку інформацію ви допоможете представнику компанії не тільки зрозуміти вашу точку зору, але і показати вашу думку про всіх виникаючих питаннях, про продукцію або інші проблеми в обслуговуванні клієнтів.

Дізнайтеся більше про політику компанії. При складанні запиту, ви можете спочатку провести дослідження, щоб зрозуміти, які вимоги, швидше за все, будуть задоволені. Як вирішувати, проблему - залежить від вас, але розуміння позиції компанії допоможе вам зробити ваші повідомлення більш ефективними.