Як підготувати шкільну зустріч випускників

У більшості випадків зустріч випускників організовується кожні 5 або 10 років після закінчення школи. Як правило, вона проходить в тому ж місті, де розташована школа, що дозволяє старим друзям і знайомим відновити спілкування, навіть якщо вони роз`їхалися на далекі відстані. Шкільна зустріч випускників - прекрасна подія, яке дозволить весело провести час і зануритися в спогади. Однак для цього доведеться витратити багато часу на роздуми і планування, щоб все пройшло ідеально.

кроки

Частина 1 з 4:

Зберіть комітет з планування

1. Почніть підготовку за рік до заходу. Зустріч випускників на увазі додаток величезної кількості зусиль для узгодження роботи. Необхідно забронювати місце збору, при необхідності організувати кейтеринг і розіслати запрошення. Щоб дати собі досить часу для організації зустрічі випускників, почніть збирати комітет з планування хоча б за 12 місяців до дня події. Інакше ви будете кидатися в поспіху і робити все на швидку руку в останню хвилину.

Врахуйте, що випускники можуть перебувати територіально досить далеко один від одного. Можливо, члени комітету з планування живуть в абсолютно різних областях або навіть країнах. Швидше за все, деякі однокласниці змінили прізвище. І чим раніше ви почнете збирати комітет, тим більше у вас буде часу, щоб зв`язатися з усіма, з ким потрібно.

2. Зв`яжіться зі школою. Буває, що зустрічі випускників організовують безпосередньо в школі (а в минулому тільки так і робили). В такому випадку вам допоможуть з підготовкою зустрічі. Якщо ж школа не приймає в цьому участі, існує ймовірність, що вам допоможуть будь-яким іншим чином: наприклад, нададуть контактні дані вчителів, яких ви плануєте запросити, або порадять місцеві заклади, які найкраще підходять для проведення заходу. Перед тим як прийняти остаточне рішення, слід дізнатися у представника адміністрації школи про те, як проводилися такі зустрічі раніше.

3. Зверніться до членів комітету, які готували минулу зустріч випускників. Якщо це вже не перша зустріч вашого випуску, варто звернутися до тих людей, які організовували попередню. Можливо, вони і в цей раз захочуть увійти до складу організаційного комітету або, принаймні, зможуть допомогти вам радою та поділиться контактами. Зателефонуйте їм або зв`яжіться через соціальні мережі.

Якщо ви втратили зв`язок з іншими членами комітету, пошукайте їх в соціальних мережах або через однокласників, чиї контакти у вас є.

4. Наберіть новий комітет зустрічі випускників. Якщо ви організуєте зустріч свого випуску вперше або члени попереднього комітету не можуть або не хочуть брати участь в цей раз (все-таки минуло чимало часу!), Вам доведеться сформувати новий організаційний комітет. Розішліть всім списком вашого випуску електронні листи або скористайтеся групою «ВКонтакте», щоб привернути добровольців для допомоги в такому важливому завданні. Відбирайте претендентів на посаду за такими ознаками:

Учасники комітету повинні мати можливість щомісяця присвячувати виконанню доручень 5-10 годин на місяць за кілька місяців до заходу.

Учасники повинні приділяти підготовці значно більше часу протягом 4-6 тижнів перед заходом.

Комітет повинен бути різноманітним і представляти учнів з різними інтересами. В іншому випадку в ньому запанувала замкнута і привілейована атмосфера, а зустріч випускників стане заходом для обраних.

Комітет повинен бути досить великим, щоб можна було доручати завдання декільком членам, але порівняно маленьким, щоб бути легко керованим. Залежно від кількості учнів в вашому випуску, досить 3-6 чоловік.

Члени комітету повинні бути високоорганізованим людьми, здатними виконувати кілька справ одночасно.

5. розподіліть доручення. Зустріч випускників залучає до процесу підготовки масу рухомих елементів. Одна людина не в силах впоратися з усіма завданнями поряд зі своїми звичайними обов`язками. Розподіліть завдання між усіма, щоб кожен член комітету виконував покладені на нього функції. Постарайтеся рівномірно розділити повноваження. Необхідно дотримуватися поставлених завдань в максимально можливій мірі, але при цьому проявляти гнучкість в тих випадках, якщо навантаження стане непосильним і буде віднімати занадто багато часу. Залежно від масштабу заходу, місця проведення та кількості запрошених, комітет може призначити учасників для виконання наступних посадових функцій (не всі вони обязательни- якщо ваш випуск невеликий, одна людина може поєднувати кілька функцій):

голова комітету, який зможе організувати його роботу в цілому;

секретар, який веде всі записи і календар;

команда зв`язку, яка збирає контактну інформацію про однокласників, веде групу «ВКонтакте», WhatsApp або іншої мережі, і займається розсилками по електронній пошті;

команда з організації самого заходу, яка шукає відповідне місце і постачальників необхідних послуг (ресторан або банкетний зал і кейтеринговую службу, бармена, діджея, фотографа, можливості розміщення для тих, хто приїде з інших міст і так далі)

команда з фінансування, яка займається збором коштів і управляє бюджетом;

команда з декорування, яка допомагає готувати і прикрашати зал, а затемубірать його;

вітальний комітет, який займається прийомом запрошених і керує добровольцями, які зголосилися обслуговувати захід, або взаємодіє з персоналом ресторану / залу;

провідний зустрічі, який складає і проводить офіційну частину і розважальну програму.

6. Складіть попередній графік підготовки. Один з членів комітету повинен нести відповідальність за складання графіка зустрічей, щоб всі учасники були в курсі і діяли узгоджено. Прийміть рішення з приводу зборів в попередньо встановлений інтервал часу і відразу ж внесіть це в календар. Намагайтеся зустрічатися двічі на місяць, перебуваючи на ранніх етапах планування, і раз в тиждень в останні два місяці перед заходом.

Якщо члени комітету живуть в різних містах і областях, користуйтеся груповими чатами або відеочат.

7. Заздалегідь складіть розклад термінів виконання завдань. Деякі завдання важливіші, ніж інші. Одні доручення необхідно виконати перш, ніж приступити до інших. Тому комітету потрібно скласти попередній розклад термінів, щоб підготовка до зустрічі випускників здійснювалася безперебійно. Кожна зустріч випускників має свої особливості, але нижчевикладене розклад є надійною відправною точкою:

За 12 місяців: організуйте комітет з планування, розрахуйте попередній бюджет, зберіть прізвища, імена та контактні дані однокласників, а також вчителів, яких ви хочете запросити, почніть уточнювати день заходу, зв`яжіться з керівництвом школи, запропонуйте кілька варіантів місця зустрічі.

За 6-12 місяців: визначте дату події, Підсумуйте бюджет, забронюйте заклад та послуги ключових підрядників (постачальників харчування, фотографів і так далі), повідомте про подію всіх однокласників і вчителів, постарайтеся знайти контактні дані зниклих однокласників

За 2-6 місяців: почніть збирати відповіді на запрошення, паралельно продовжуючи сповіщати про подію, замовте прикраси для залу і пам`ятні сувеніри, зберіть необхідні приналежності для заходу і залучіть добровольців для допомоги з проведенням заходу.

Останні 2 місяці: складіть остаточний список гостей, надайте сумарну калькуляцію послуг постачальників, придбайте прикраси та інші тематичні штучки, які не вимагали попереднього замовлення (такі як таблички з іменами), повідомте постачальників, розішліть гостям нагадування по електронній пошті, завершіть процес реєстрації, прикрасьте приміщення, надайте гостям і добровольцям або персоналу розклад програми вечора.

Частина 2 з 4:

Складіть список запрошених

1. Складіть основний список випускників. Вам буде потрібно зібрати великий обсяг інформації від безлічі людей. Тому необхідно розсортувати отримані дані, щоб відправити запрошення належним особам. Створіть електронну таблицю, щоб мати можливість постійно оновлювати та уточнювати дані в процесі отримання нових прізвищ, а також адрес місць проживання та електронної пошти. У вашу таблицю повинні входити такі категорії:

теперішнє прізвище однокласника;
колишнє прізвище (якщо вона змінювалася);
наявність чоловіка (якщо ви плануєте запрошувати однокласників з дружиною / чоловіком);
Домашня адреса;
Адреса електронної пошти;
номер телефону;
аккаунт у соціальній мережі.

2. Зверніться до спільноти випускників вашої школи. У більшості шкіл зберігаються докладні переліки випускників, в тому числі інформація про зміну прізвищ та оновлені контактні дані. Щоб скласти основний список запрошених, насамперед необхідно зібрати перелік всіх випускників свого класу. Це забезпечить вас здебільшого імен, адрес місць проживання та електронної пошти.

3. Перевірте свій випускний альбом. Можливо, шкільний клуб випускників пропустить кілька імен однокласників. Порівняйте список, наданий співтовариством, з даними випускного альбому. Зверніть увагу на будь-які розбіжності між двома списками і перенесіть імена з альбому в свій список контактів.

4. Створіть групу «ВКонтакте», присвячену зустрічі випускників. Соцмережі є відмінною можливістю спостерігати за колишніми однокласниками, їх переїздами і зміною прізвища. Створіть на ранньому етапі групу «ВКонтакте» і запросіть в неї якомога більше знайдених однокласників. Стимулюйте учасників групи розшукати інших друзів і знайомих з вашого класу. Напевно чутка про майбутню зустріч випускників розлетиться і дійде до більшості людей.

Група «ВКонтакте» допоможе не тільки скласти список запрошених, але і вчасно сповіщати однокласників про те, як проходить підготовка до заходу. Обов`язково публікуйте в групі актуальні оновлення, щоб посилити інтерес.

5. Переконайтеся, що маєте в своєму розпорядженні вірними контактними даними про кожного людини зі списку. На цій стадії необхідно мати на руках приблизний перелік контактів. Припустимо, у вас вже є адреси деяких людей, або ж ви не маєте нічого, крім адрес акаунтів «ВКонтакте» інших випускників. Заповніть наявні прогалини, щоб підтвердити контактну інформацію для всіх однокласників. Використовуйте дані, які є в наявності, щоб зв`язатися з людьми безпосередньо: обдзвоните однокласників, чиї номери у вас є, а іншим розішліть електронні повідомлення. Крім того, відправте повідомлення учасникам групи в соцмережі і напишіть листа однокласникам, якщо у вас є їх дійсні адреси. Попросіть підтвердити контактну інформацію і поцікавтеся, як краще з ними зв`язуватися. Внесіть ці дані в таблицю.

6. Після завершення заповнення переліку контактів необхідно створити сервер електронної розсилки. Як тільки заповніть список контактів, попросіть групу зв`язку скласти перелік електронної розсилки для всього класу. Можна використовувати список електронних адрес, щоб сповіщати однокласників про важливі новини стосовно випускного вечора і в міру необхідності збирати про них дані.

7. Знайдіть зниклих однокласників. Як правило, в будь-якому класі є кілька людей, яких важко відшукати після закінчення школи. Вони могли переїхати в іншу країну, змінити прізвища або втратити зв`язок зі своїми шкільними товаришами. Складіть список «зниклих однокласників», з якими неможливо зв`язатися. Скористайтеся групою «ВКонтакте» і переліком електронної розсилки, щоб дізнатися про цих людей. Можливо, хтось із однокласників знає, як їх знайти.

8. Використовуйте список контактів, щоб прорекламувати захід. Подстегніте увагу до події і залучіть аудиторію, розміщуючи пости «ВКонтакте» і відправляючи повідомлення по телефону із сервером електронної розсилки. Повідомте людям, коли виберіть заклад для проведення заходу, і уточніть, чому вони повинні бути зацікавлені у відвідуванні вечірки.

9. При необхідності створіть список «В пам`ять про минулих». На жаль, буває так, що деяких людей, які навчалися з вами в одному класі, вже немає в живих. Якщо ви дізналися, що один з однокласників помер, створіть список «В пам`ять про минулих». Це дозволить вам і однокласникам віддати людині данина поваги на заході. Можливо, близькі померлого однокласника дадуть вам фотографію або інший сувенір, щоб згадати про померлого людині на зустрічі випускників.

Частина 3 з 4:

Узгодьте матеріально-технічне забезпечення заходу

1. Відкрийте банківський рахунок. Зустріч випускників можна профінансувати за рахунок пожертвувань однокласників, пожертвувань від випускного класу, внесків асоціації випускників та продажу квитків. Незалежно від того, як ви розпоряджаєтеся фінансами для зустрічі, потрібно вести докладний облік. Швидше за все, цей обов`язок ляже на плечі скарбника класу або члена комітету, який займається продажем квитків. До витраті коштів, зібраних на святкування, потрібно підійти з усією відповідальністю, чітко дотримуючись при цьому бюджету.

2. Визначте бюджет заходу. Можливо, у вас вже є кошти, які надійшли від пожертвувань випускного класу або внесків асоціації випускників. Або ж гроші на захід забезпечені шляхом продажу квитків. Незалежно від джерела, необхідно встановити бюджет для майбутньої події. Не розраховуйте тільки на дохід від продажу квитків або їх високу вартість. Захід має бути доступним для всіх, а дорогі квитки тільки відлякають аудиторію. Переконайтеся, що вашого бюджету вистачить на:

Оплату послуг офіціантів та кейтерінгу

оренду приміщення

Оренду приладдя для вечора (столи, стільці, посуд, аудіо / відеообладнання і т.д.)

декорації

Пам`ятні сувеніри (подарункові пакети, тематичні футболки)

Послуги інших найманих помічників (фотографи, служба прибирання, діджеї)

3. Визначтеся з датою. Ідеальним варіантом стануть вихідні в кінці пізньої весни або в літній період, коли у людей є можливість вільно подорожувати. Добре продуманий випускний з великої розважальною програмою може зайняти весь уїк-енд. Або пройти в формі простих зборів в п`ятничний або суботній вечір. Якщо хочете, влаштуйте серед однокласників опитування з цього приводу, надавши на вибір кілька дат. За допомогою опитування Doodle або Google залучіть якомога більше уваги до заходу серед гостей.

4. Забронюйте підходяще місце. Істотною частиною підготовки до шкільної зустрічі випускників є розгляд варіантів місця проведення заходу. Воно повинно підходити для передбачуваного розмаху заходи, атмосфери, яку ви маєте намір створити, і вписуватися в бюджет. Бажано знайти заклад в декількох хвилинах їзди від школи, щоб однокласникам було легше туди дістатися. Ось декілька відповідних місць:

Шкільний спортзал або актовий зал

Бальний зал місцевого готелю

Банкетний зал або ресторан

громадський центр

Містечко для пікніка в парку

5. Надішліть запрошення за 3 місяці до заходу. Розішліть запрошення всім однокласникам зі списку контактів. Не забудьте включити їх подружжя або супутників. Якщо зустріч випускників буде проходити у денний час з урахуванням інтересів сім`ї, то в такому випадку слід повідомити однокласникам, що вони можуть взяти з собою і дітей. (Однак вечірній захід для дітей не підходить). Запрошення можуть бути як в електронному форматі для розсилки по імейл, так і в формі запрошень листівок. У нього потрібно включити наступну інформацію:

Дату і час заходу.

Хто запрошений, включаючи супутників, дітей та друзів, які є бажаними гостями.

Місце проведення заходу.

При необхідності дрес-код (запрошені повинні дотримуватися офіційного або повсякденного стилю одягу).

Витрати на кожного відвідувача. Захід буде безкоштовним, або ж гості повинні внести невелику плату? Вкажіть спосіб оплати (чеком, через електронну платіжну систему PayPal та інше).

Інформацію про розважальну програму для гостей, до якої їм потрібно буде підготуватися. Чи будуть проводитися вікторини, спортивні заходи, танці? Або ви збираєтеся організувати святкову вечерю? Проінформуйте людей про те, чого варто очікувати від зустрічі випускників.

Важливі організаційні питання. Наприклад, якщо ви замовили для гостей номера в сусідньому готелі або перевезення автобусом, то в такому випадку їх необхідно про це сповістити заздалегідь.

Припис, як саме відповісти на запрошення і в який термін потрібно підтвердити свій приїзд. Наприклад, людина повинна написати повідомлення на електронну пошту, заповнити опитувальник Google або відправити картку з відповіддю. Будьте гранично ясні щодо того, як саме однокласники повинні відповісти на запрошення.

6. Забронюйте послуги постачальників продуктів і організаторів свят. Вибір постачальників залежить від типу заходу, який ви збираєтеся провести. Можливо, це буде звичайна зустріч, на якій всі зберуться, щоб просто випити, або ж ви хочете влаштувати святкову вечерю. Незалежно від типу вечірки, потрібно скористатися послугами професіоналів, які подбають про важливі деталі. Шкільна зустріч випускників - це занадто грандіозний захід, щоб провести його самостійно. Потрібно залучити таких постачальників:

Ліцензований і застрахований бармен

Ліцензований і застрахований постачальник харчування

діджей

фотограф

Водій автобуса (якщо зустріч відбудеться в двох або більше місцях)

Частина 4 з 4:

Запропонуйте розважальну програму

1. Виберіть тему або задайте тон. Зустріч буде нести офіційний і церемоніальний характер або пройде в повсякденному і невимушеній обстановці? Можливо, вам хочеться зробити її тематичної, наприклад, пов`язаної зі шкільним талісманом або мотивом, що нагадує шкільний бал? Це рішення, яке ваш комітет повинен прийняти на ранньому етапі планування. Чітке уявлення про захід допоможе розібратися у всіх наступних питаннях.

2. Увімкніть ностальгічні елементи. Багатьом гостям вечора захочеться заново випробувати шкільні відчуття. Візьміть на озброєння кілька дрібниць, які нагадають відвідувачам про минулі дні, щоб вони відчули себе бажаними гостями і чудово провели час за приємним спілкуванням. Ось що допоможе викликати ностальгію:

Попросіть діджея включити музику, яка була популярна в шкільні часи

Організуйте фотовиставку (в цифровому режимі сайд-шоу або на дошці оголошень) важливих шкільних подій, таких як спортивні заходи, позакласні заходи або шкільні танці

Зробіть копії випускних альбомів і газет, а потім розклейте їх по всьому закладу, в якому проходить захід

Влаштуйте вікторину на тему важливих подій і масової культури шкільних часів

3. Підготуйте альбом з нагоди зустрічі випускників або інший подарунок. Гості з радістю підтримають цю ідею, особливо якщо вона буде стосуватися важливої зустрічі (приуроченої до дня 25-ї і 50-ї річницю). Альбом може містити короткі біографії випускників і подробиці їх життя. Не кожна шкільна зустріч вимагає чогось особливого, проте це залишить приємні спогади про захід в серцях ваших гостей.

4. Організуйте розваги для супутників і гостей. Не всі з присутніх є випускниками. Гості приведуть з собою подружжя, друзів, партнерів або навіть дітей, які нічого не знають про вашу школі. Включіть в програму вашого заходу кілька розваг, які об`єднають і розвеселять абсолютно всіх. наприклад:

танці

Хороша їжа і напої

Спортивні заходи (футбол, естафетний біг зі зв`язаними ногами, баскетбольний матч)

Групові ігри, такі як шарада, "Твістер" і "Корнхол"

Поради

Найголовніше - це зібратися разом, щоб вдатися до спогадів, надолужити згаяне і добре провести час. Зовсім необов`язково кидатися в організацію складної і феєричної вечірки - можна просто зібратися в неформальній обстановці на шашлики. Це стане прекрасною зустріччю випускників.
Якщо ви виявили бажання працювати в комітеті з планування, майте на увазі, що вам доведеться витратити багато часу на узгодження зусиль. Можна не розрахувати час, який потрібен для підготовки, тому почніть працювати завчасно, щоб встигнути зробити все необхідне і не звалювати на себе занадто багато обов`язків.

попередження

Майте на увазі, що відвідуваність шкільної зустрічі випускників не завжди достатньо висока. Навіть явка 1/3 класу вважається доброю ознакою. Не ображайтеся, якщо прийшло дуже мало однокласників: пам`ятайте, що люди можуть жити далеко і бути дуже зайняті. Не варто замовляти дороге заклад, який не окупиться через низьку явку відвідувачів.
Якщо ви плануєте продавати алкоголь, перевірте наявність у бармена ліцензії і страховки. Обов`язково перевіряйте документи, щоб виключити подачу алкоголю неповнолітнім гостям. Надайте відвідувачам безпечні способи потрапити додому, щоб нікому не довелося сідати за кермо в нетверезому стані. Це може бути святковий автобус, таксі або бронь готельних номерів, які знаходяться в декількох хвилинах ходьби від закладу. Припиніть продаж алкоголю за годину до закінчення вечора, щоб люди встигли протверезіти, перш ніж відправляться додому.