Як підготуватися і провести нараду

Ці поради стануть в нагоді всім, хто надає посередницькі послуги в проведенні нарад або організовує їх самостійно. В обов`язки організатора входить запрошення учасників та забезпечення їх усім необхідним для максимально ефективної роботи. Організатор також несе відповідальність за хід самого наради. Він повинен забезпечити максимальну концентрацію на тему зустрічі, утримуючи учасників від переходів на особистості та обговорення правил проведення зустрічі. Цей матеріал полегшить організацію і проведення наради, щоб воно було успішним.

кроки

Метод 1 з 9:

Розробіть порядок денний

1. Вкажіть час початку і закінчення наради, а також обмеження по часу для обговорення кожного питання. Учасники наради сприймуть це, як прояв ввічливості з вашого боку.

2. Запитайте у співробітників вашої організації або у особи, скликає нараду, які теми потрібно включити до порядку денного, а також попросіть дати короткий опис кожного питання.

Метод 2 з 9:

розішліть запрошення

1. Найкращим способом розсилки запрошень є електронна пошта, особливо якщо у ваших співробітників встановлена програма, що поєднує поштові функції з календарем і нагадуваннями.

2. Вкажіть крайній термін для резервування місць. Це дозволить підготувати Hнеобходімое кількість ресурсів, щоб не переривати нараду для підготовки відсутніх матеріалів.

Метод 3 з 9:

Підготуйте місце проведення наради

1. Щоб нарада пройшла гладко, потрібно правильно підготувати приміщення. Орендуючи приміщення, яке часто використовується для нарад (наприклад, в залі готелю або спеціальної сервісної служби), можна розраховувати, що місцевий персонал добре обізнаний і знає нюанси підготовки приміщення.

Лекційна розстановка - крісла виставляються в ряди таким чином, щоб лектор знаходився в центрі уваги. Таке розміщення особливо ефективно, якщо головною метою є повідомлення якийсь інформації.
Театральна розстановка - в передній частині кімнати встановлений президія (стіл, за яким сидять виступаючі і експерти). Розстановка стільців інших учасників нагадує лекційну.
Шкільна розстановка - перед рядами стільців встановлені столи, пощзволяющіе учасникам наради вести записи в ході виступів. Центр уваги зосереджений на що говорить.
Круглий стіл. Виберіть таку розстановку, якщо учасники повинні виступати в якості окремих команд, а також для стимуляції обміну думок між групами або окремими учасниками.
Виставте стіл у формі U. Це стиль залу засідань ради директорів, що дозволяє учасникам бачити один одного і взаємодіяти при необхідності.
Якщо планується відкрита зустріч, яка передбачає комунікацію зі слухачами, поставте стільці в коло, в центрі якого буде виступаючий.

Метод 4 з 9:

Забезпечте для наради необхідний інструментарій

1. Повна підготовка наради включає в себе комплект з ручок, блокнотів, робочих посібників, роздаткових матеріалів та всього іншого, що може знадобитися в ході наради.

2. Відведіть місце для запитань. Це може бути плакатний лист або дошка, на якій учасники зможуть записати свої запитання або прикріпити їх, використовуючи клеяться паперові стікери. Учасники зустрічі будуть знати, що в певний час вони отримають відповідь на свої питання, і нарада пройде більш гладко.

3. Підготуйте напої і закуски для учасників тривалої наради. Для нетривалих нарад досить поставити на кожному столі пляшки з водою і вазочку з солодощами.

Метод 5 з 9:

Підготуйте опитувальний лист або анкету

1. Учасники наради можуть оцінити його якість безпосередньо після зустрічі, або ж заповнити анкету і надіслати її електронною поштою через 1-2 дня.

2. Оціночні листи та анкети дозволяють визначити, як нарада була сприйнята його учасниками.

Метод 6 з 9:

Надішліть нагадування про запланованій нараді

1. Розсилка нагадувань виконується в останній день реєстрації учасників або за 1-2 дні до цього.

2. Попросіть повідомити, якщо у кого-то змінилися плани і вони змушені відмовитися від участі.

Метод 7 з 9:

Почніть нараду точно за графіком

1. Запізнилися на зустріч здатні «наздогнати», але змушувати інших чекати вважається грубістю.

2. На початку зустрічі зробіть організаційні оголошення, включивши інформацію про час перерв і обіду, розташуванні туалетів, а також щоб повідомити, де і як учасники наради можуть задавати свої питання.

Метод 8 з 9:

Дотримуйтеся теми зустрічі

1. Організатор наради повинен направляти учасників до тематики зустрічі. Дозволяючи виходити на суміжні теми, ви ризикуєте зірвати графік роботи.

2. Дотримуйтеся призначеного часу для перерви і обіду.

Метод 9 з 9:

Відповідайте на максимально можливу кількість питань

1. Зберіть питання, залишені учасниками наради. Передбачте достатньо часу на відповіді, щоб задовольнити інтерес якомога більшої кількості людей.

2. Після наради залишайтеся в межах доступності, щоб до вас могли підійти учасники зустрічі, які посоромилися говорити в присутності інших людей, або ті, у кого є специфічні питання, які потребують обговорення віч-на-віч.