Як скласти порядок денний: 6 кроків (з ілюстраціями)

Порядок денний - це докладний список тем, які будуть розглядатися на зустрічі або наради. Вона є невід`ємною частиною планування і проведення зустрічей, оскільки в ній описуються мета зустрічі і питання, які розглядаються, перераховуються доповідачі і визначається час на розгляд кожного питання. Якщо вам необхідно спланувати зустріч, зберіть всю необхідну інформацію і структуровано розподіліть її в порядку денному. Наступні поради допоможуть вам зробити це правильно.

кроки

Метод 1 з 1:

Складання порядку денного

1. Заздалегідь повідомите всіх учасників про проведення зустрічі.

Можна розіслати їм електронні листи, або поширити службові повідомлення в друкованій формі.
Вкажіть дату, час, місце і мету проведення наради.
Попросіть одержувачів дати вам відповідь. Повідомте їм, що усі учасники запрошення повинні обов`язково з`явитися на нараду.

2. Нехай кожен учасник заздалегідь повідомить вам, яке запитання він планує висвітлювати на зустрічі.

Попросіть кожного колегу описати суть і деталі питання, який він бажає розглянути на нараді, щоб ви могли правильно і точно внести його до порядку денного.

Уточніть, скільки часу учаснику знадобиться на розгляд його питання.

3. Складіть список всіх питань порядку денного.

Складіть таблицю з трьох колонок із заголовками: "Питання порядку денного", "Доповідач" і "Час обговорення".

Перерахуйте розглядалося питання порядку їх надходження, актуальності або важливості.

Складіть короткий опис кожної теми, яке надав кожен доповідач.

У заголовку вкажіть подробиці наради - дату, час і місце проведення, її мета і тривалість.

4. Дізнайтеся у кожного доповідача, чи згоден він з чергою його виступу і часом, відведеним на розгляд його питання.

5. При необхідності внесіть до порядку денного відповідні виправлення.

6. Розішліть копії затвердженого порядку денного всім учасникам зустрічі. Зробіть це заздалегідь, щоб вони могли ознайомитися з її змістом і підготуватися до наради. Двох днів має бути досить.

Поради

Якщо ви отримали заявку на внесення до порядку денного питання, не пов`язаного з темою наради, запропонуйте доповідачу розглянути його питання на наступній нараді.

попередження

Виділіть кожному доповідачу досить часу на презентацію його теми. Тверезо оцінюйте перспективи і не намагайтеся включити занадто багато інформації в одну нараду. Не забувайте про те, що в учасників можуть виникнути питання, чи вони побажають обговорити додаткові теми.