Як скласти план презентації: 13 кроків

Уміння планувати презентації є досить корисним навичкою, як у професійній, так і в навчальній сфері.Чи хочете ви продати свій продукт або просто отримати хорошу оцінку, планування презентації зажадає від вас чимало часу і уваги.Щоб якнайкраще представити наявні у вашому розпорядженні матеріали, вам доведеться врахувати ту публіку, для якої призначена презентація, а також той ракурс, з якого ви будете підносити свою інформацію. Саме це і є відправною точкою для підготовки слайдів і самого виступу. Перш ніж виносити підготовлену презентацію на судження публіки, вам слід ретельно відрепетирувати свій виступ. Це допоможе вам заздалегідь виявити і змінити в презентації ту інформацію, яка виявиться зайвою або недопрацьованою.

кроки

Частина 1 з 3:

Зберіть воєдино кращі підготовлені матеріали

1. Продумайте мета вашої презентації. Починаючи планувати презентацію, ви завжди повинні тримати в голові її підсумковий вид. Подумайте над тим, що саме ви хочете подарувати своїй презентацією, і постарайтеся зробити це найкращим чином в рамках відведеного на підготовку часу.

Спробуйте накидати список ключових ідей. Подивіться, чи зможете ви виділити найважливішу з них. Якби ви захотіли, щоб публіка усвідомила одну ключову думку презентації, то яку саме?
Презентації нерідко призначені лише для повідомлення інформації. Проте, недостатньо перерахувати публіці голі факти. Постарайтеся дати їй зрозуміти, що всі ці факти означають. Поясніть, який узагальнюючий висновок вони дозволяють зробити на підставі наявної у вас інформації.

2. Врахуйте склад публіки, для якої призначена презентація. У публіки, яка буде вас слухати, спочатку будуть визначені очікування від вашого виступу. Постарайтеся трохи краще дізнатися про склад своєї публіки, рівень її підготовленості та погляди. Це допоможе вам краще структурувати презентацію навколо того, що публіка хоче від вас дізнатися.

В даному випадку одним з ключових питань для вас буде наступний: "Наскільки добре публіка знайома з темою моєї презентації?"Можливо, вам доведеться заповнити деякі прогалини в знаннях слухачів, тому постарайтеся притримати в голові те, про що публіка може не знати.

Крім того, ви повинні зрозуміти, що саме очікує публіка від вашої презентації. Визначтеся з тим, чи хочете ви продати людям новий продукт, познайомити з новою ідеєю або навіть змінити їхній спосіб мислення. Подумайте про склад вашої аудиторії. Чи доведеться вам виступати перед різномастої натовпом або перед згуртованою групою, яка жадає почути вашу мову?

3. Виберіть основні положення своєї презентації. Які саме положення, факти і погляди якнайкраще ілюструють тему вашої презентації? Вони повинні скласти її основу. Також вам необхідно врахувати тривалість свого виступу. Якщо на презентацію відведено 10 хвилин, то в неї має увійти не більше трьох основних положень.

Подумайте, які положення найкраще доповнюють один одного. Подана вами інформація повинна плавно перетікати від одного положення до іншого. Припустимо, ви намагаєтеся переконати керівництво компанії запустити програму переробки відходів. У вашому розпорядженні є три положення: 1) промислові відходи є основною причиною глобального потепленія- 2) переробка відходів допоможе компанії секономіть- 3) полярні льодовикові шапки тануть з страхітливою швидкістю.

Незважаючи на те, що кожне зі згаданих положень окремо є непоганим, останнє з них не поєднується з двома першими. Перші два положення зачіпають тему того, яким чином можна поліпшити публічний образ компанії і підвищити її прибуток, тоді як третє положення є простим фактом. Постарайтеся замінити це положення яким-небудь іншим, що має більше відношення до програми переробки відходів.

4. Підберіть своїм словам кращу доказову базу. Уважно ознайомтеся з результатами того дослідження, з яким ви будете знайомити публіку. Пошукайте в ньому самі вагомі докази. Вони повинні складатися з тієї інформації, яка дійсно змусить публіку задуматися над необхідністю здійснення змін. Використовувана вами доказова база повинна виконувати три нижченаведені завдання.

Вона повинна роз`яснювати ваші положення, тобто пояснювати людям те, що вони могли не відразу зрозуміти. Наприклад, давати короткий огляд впливу забруднення навколишнього середовища на зміну клімату.

Інформація повинна виглядати компетентно. Ви повинні посилатися на проведені дослідження, наявні у вашому розпорядженні наукові роботи та іншу компетентну інформацію. Наприклад, ви можете згадати про однодумність наукового світу, який вважає глобальне потепління результатом людської діяльності, і згадати кілька відповідних досліджень.

Нарешті, інформація повинна бути яскраво проілюстрована. Ніхто не любить сидіти на монотонних лекціях. Постарайтеся доповнити свої положення візуальною інформацією у вигляді зображень і відеоматеріалів. Наприклад, можна продемонструвати фотографію місячного обсягу відходів компанії.

Частина 2 з 3:

Визначте траєкторію розвитку основної думки презентації

1. Почніть з яскравого вступу. Коли основа вашої презентації вже буде готова, можна зайнятися підготовкою її вступній частині. Презентацію слід почати з яскравого вступу, яке приверне увагу слухачів до обговорюваної вами темі.

Для початку увійдіть в. Це можна зробити зовсім коротко. Наприклад, скажіть таке: "Здрастуйте! Мене звуть Наталя Іванова, і сьогодні я б хотіла звернутися до вас з цікавою темою ".
Знайдіть спосіб привернути увагу публіки. Як це зробити? Задайте публіці інтригуюче питання або познайомте її з таким фактом, який відразу ж зловить увагу слухачів. Наприклад, скажіть: "Ви коли-небудь віделіводоем, поверхня води в якому була затягнута зеленою масляною плівкою? Ви не замислювалися над тим, як таке могло статися? Моя відповідь може здивувати вас. Промислові компанії, включаючи вашу компанію, є основною причиною забруднення водних ресурсів у всьому світі ".

2. Уявіть публіці своє дослідження і познайомте людей з основними його положеннями. Основа вашої презентації повинна зайняти 60-70% від виступу, тому включіть в неї найкращі ключові ідеї виступу. Найкраще уявити собі основу презентації у вигляді дороги, що веде вас до основного її висновку. Саме з цієї причини ви повинні вибудувати інформацію свого виступу максимально логічно.

Припустимо, ви намагаєтеся зацікавити компанію в зміні існуючої програми переробки відходів. В такому випадку можна почати розповідь з того, які обсяги промислового забруднення в світовому масштабі.

Поясніть негативні наслідки ситуації, що склалася. Продемонструйте, яким чином забруднення впливає на зміну клімату. Потім повідомте компанії про те, що вона може зробити зі свого боку. Наведіть короткий огляд можливих змін внутрішньої політики компанії і того, який ефект вони можуть здобути.

Так в вашому виступі буде чітко проглядатися основна лінія. Ви почнете з пояснення проблеми, вкажете на її наслідки, а потім запропонуйте своє рішення.

3. Щоб ваші заяви були більш зрозумілими, використовуйте в мові сполучні словосполучення. Вони допоможуть вам позбавитися від смислових розривів між різними положеннями. За допомогою сполучних фраз ви будете підказувати публіці про те, що збираєтеся перейти до іншої змістовної частини виступу, щоб не викликати плутанину.

Серед поширених сполучних словосполучень необхідно згадати наступні: "Іншим важливим питанням є..."," Виходячи з вищезазначених даних, стає ясно, що...", А також" Все вищесказане дозволяє перейти до головної думки ... "

Наприклад, можна сказати: "Тепер, коли я продемонструвала вам наслідки промислових викидів, можна перейти до головної думки мого виступу. Що ви можете зробити зі свого боку, щоб зупинити забруднення?"

4. В ході виступу використовуйте слайди з підготовленою візуальною інформацією та графіками. Публіці легко набридне голослівне перерахування фактів і монотонна мова. Непогано буде оживити свою презентацію графічною інформацією. Гарною підмогою можуть стати і відеоматеріали.

Якщо у вас в розпорядженні є графіки та діаграми, які здатні підкріпити ваші заяви, використовуйте їх в презентації. Візуальне подання інформації допомагає зробити її більш дохідливій.

Непогано буде пошукати відеоматеріали, які було б можна включити в ваш виступ. Коротке відео з чиїмось стисненим інтерв`ю з порушеної вами теми допоможе трохи пожвавити презентацію.

Також добре використовувати ілюстрації. Рекомендується, щоб на кожному яка подається вами слайді було яке-небудь зображення з даної теми.

5. Зробіть заключний висновок. Заключна частина презентації повинна підсумувати всі зроблені вами заяви і змусити слухачів замислитися над тією інформацією, яку ви представили. Тривалість виведення не повинна перевищувати 5-10% від усього вашого виступу, тому не виходьте за ці рамки.

У заключній частині виступу використовуйте лише один слайд. Нагадайте публіці основну тему свого виступу. Почніть приблизно так: "Як бачите, ..."- а потім коротко повторіть свою головну ідею.

Для заключного висновку візуальна інформація також може виявитися корисною. Тому спробуйте доповнити свою промову слайдом, який допоможе вам резюмувати сказане. В даному випадку добре підійде який-небудь графік або діаграма.

Частина 3 з 3:

Відрепетируйте виступ

1. Постарайтеся супроводити кожен слайд презентації 1-2 хвилинами мови. Засікайте час, коли репетируєте. Якщо ви не будете укладатися в 1-2 хвилини, ваша публіка може занудьгувати.

Якщо ви не вписується в 2 хвилини, скоротіть частина інформації по слайду. Не можна просто говорити швидко, щоб укластися у відведений час, так вас буде складніше зрозуміти.
Щоб вас правильно зрозуміли, говорите розмірено. Не слід говорити занадто швидко або занадто повільно. Ви повинні переконатися в тому, що ви зможете повідомити публіці всю необхідну інформацію, підтримуючи постійний темп мови.

2. Не відходьте від основної теми. Перечитуючи підготовлену презентацію, постарайтеся виявити всю несуттєву інформацію. Ви можете згадувати цікаві факти, але чи дійсно вони мають пряме відношення до порушеної вами темі? Коли будете шукати можливість для скорочення мови, викресліть із неї будь-яку нерелевантні інформацію.

Подивіться, чи немає у вашій презентації нічого зайвого? Звичайно, було б чудово проілюструвати ефекти глобального потепління, але чи потрібно для цього цілих п`ять прикладів руйнування навколишнього середовища? Можливо, буде достатньо обмежитися двома-трьома прикладами.

3. Погляньте на свій виступ з боку. Непогано буде записати, а потім відтворити свій виступ. Прислухайтеся до своєї мови і постарайтеся виявити те, над чим вам ще необхідно попрацювати.

У вашому голосі повинен бути присутнім ентузіазм. У ньому не повинно бути помітно ніякого сорому. Мова не повинна бути переповнена безглуздим "муканням".

Переконайтеся в тому, що ваш виступ скріплене сполучними фразами. Запам`ятайте, що при переході від однієї смислової частини до іншої необхідно використовувати словосполучення на кшталт "Усе вищесказане дозволяє мені перейти до ...", а не просто перестрибувати з однієї теми на іншу.

Слідкуйте за часом. Переконайтеся в тому, що ваш виступ виходить не дуже довгим.

4. Репетируйте мова доти, поки вам більше не будуть потрібні ваші записи з текстом. Слухачам не дуже цікаво, коли виступаючий читає доповідь з папірця. Незважаючи на те, що часом досить корисно використовувати невеликі картки з ключовими тезами, ви повинні звести до мінімуму свою потребу в записах. Продовжуйте репетирувати виступ до тих пір, поки не навчитеся гладко підносити свою промову без незручного звернення до записів.