Як написати лист з проханням про проходження стажування по електронній пошті

У сучасному інформаційному світі немає нічого незвичайного в тому, щоб скористатися електронною поштою для того, щоб влаштуватися на стажування (і такий підхід вважається більш ніж нормальним). Якщо у вас є запрошення на стажування або ви хотіли б дізнатися про наявність можливості пройти стажування, то напишіть листа електронною поштою за вказаною контакту. Однак електронний лист повинен бути написано максимально формально (як ніби це справжнє паперовий лист). Граматика, вітання та завершення повинні відповідати діловому стилю. Двічі перевірте свій лист перед відправкою і запасіться терпінням.

кроки

Частина 1 з 4:

Підготовка до написання електронного листа

1. Заведіть собі таку адресу електронної пошти, який буде виглядати по-діловому професійно. Під час ділового листування користуйтеся чітким і логічним адресою електронної пошти. Не варто використовувати прізвиська, непотрібні (додаткові) символи і цифри. Цілком підійде якась варіація вашого справжнього імені. Наприклад: ivan.vetrov @ company.com - це більш ніж відповідний варіант.

Якщо ваш поточний адресу електронної пошти пов`язаний з профілем в соціальних мережах (і в цьому профілі є щось непрофесійне), то заведіть собі іншу адресу. Крім того, налаштуйте в цьому профілі параметри конфіденційності.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 2

2. Вивчіть діяльність і структуру компанії. Перш ніж проситися на стажування, витратьте час на вивчення компанії, в якій ви хотіли б працювати. Відвідайте веб-сайт. Прочитайте різні новинні статті про дану організацію. Якщо компанія просуває якийсь продукт (наприклад, соціальну мережу), то постарайтеся знайти час на використання даного продукту протягом тижня і протестуйте його якість. Викладіть в листі власні ідеї. Потенційні роботодавці цінують тих кандидатів, які щось знають про їх компанії і можуть логічно цілісно продемонструвати свої знання.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 3

3. Знайдіть загальні контакти. Дуже вигідно мати зв`язку в компанії. Скористайтеся такими соціальними мережами, як LinkedIn і Facebook для того, щоб виконати пошук за ключовими словами, що належать до даної компанії. Якщо ви знайдете якісь контакти, то перевірте займані посади. Ввічливо попросіть номер телефону або домовтеся про особисту зустріч. Попросіть рада з приводу подачі заяви на стажування.

Якщо ви користуєтеся LinkedIn, то ви зможете побачити, хто з друзів ваших друзів працює в потрібній організації. Не соромтеся просити їх про те, щоб вони передали ваші контакти своїм знайомим. Але при цьому будьте тактовні і не звертайтеся до одного і того ж людині кілька разів.

Деякі університети відкривають доступ до онлайн-базах даних випускників. За допомогою цих сайтів ви можете пошукати тих людей, які зайняті на конкретній роботі або займають певну посаду. Ті випускники, які надали свою контактну інформацію, як правило, готові отримувати електронні листи і / або телефонні дзвінки від студентів.

Під час розмови про компанії необхідно згадати про те, що ви зацікавлені в стажуванні. Розпитуйте про організаційну структуру компанії, про робочій обстановці, про цілі і завдання бізнесу і так далі.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 4

4. Визначтеся, хто буде одержувачем вашого листа. Чи є на брошурі з пропозицією про стажування ім`я контактної особи? Якщо так, то використовуйте ім`я та адресу електронної пошти цієї людини. Якщо контактна особа не вказано, то зателефонуйте в компанії, щоб дізнатись про те, хто займається вирішенням питань про стажування. Якщо цим ніхто не займається, то адресуйте свій електронний лист начальнику відділу кадрів підприємства. Якщо ви вже встигли поспілкуватися з кимось, хто вже працює в організації, то ви можете згадати про це на початку свого електронного листа.

Якщо вам не вдалося знайти ім`я якого-небудь співробітника, то адресуйте електронного листа «Шановним панам або співробітникам».

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 5

5. Вкажіть точну тему листа. Ви ж хочете, щоб ваш електронний лист виділялося з величезного обсягу поштових повідомлень? В такому випадку краще б написати приблизно так: «Іван Вєтров: заяву на стажування в компанії Х». При необхідності використовуйте конкретне формулювання, яку вимагає роботодавець.

Частина 2 з 4:

Написання першого абзацу

1. Зверніться до одержувача відповідно до вимог формально-ділового стилю. Почніть перший рядок листа зі слів «Шановний пан / пані / Каменських» або «Здрастуйте, Антоніна Павлівна!»В залежності від імені, посади і статі контактної особи. Не пишіть «Привіт, Марина» або просто «Привіт». Почніть з такого формального звернення, яке ви будете використовувати в подальшому при написанні листа.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 7

2. Назвіться. Повідомте одержувачу своє ім`я і статус (наприклад, студент третього курсу, що вивчає біологію в університеті X). Вкажіть, як ви дізналися про стажування (знайшли онлайн, прочитали в газеті або дізналися від знайомих). Якщо у вас є спільні знайомі, то розкажіть про це якомога швидше. Наприклад, ви могли б написати «керівник програми .../ Мій професор / і так далі... », Потім вказати точне місце роботи, посаду та ім`я,« запропонував мені зв`язатися з вами ».

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 8

3. Розкажіть про готовність приступити до роботи. Вкажіть передбачувані дати початку і кінця вашої стажіровкі- поясніть, гнучкий у вас графік. Якщо ви готові, наприклад, присвятити стажуванні весь період вашої практики в весняному семестрі, а також повні робочі дні протягом літа, то поясніть це. Вкажіть кількість годин на тиждень, протягом яких ви можете працювати.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 9

4. Вкажіть мета стажування. Вам потрібна стажування для навчання? Якщо вас це влаштовує, то вкажіть, що вам потрібна стажування в першу чергу для отримання досвіду, і ви не вимогливі до переліку посадових обов`язків і компенсації. Напишіть про те, які навички ви сподіваєтеся придбати під час стажування.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 10

5. Розкажіть про те, чому вам так сподобалася компанія. Згадайте щось таке, чим (на вашу думку) пишається компанія. Уникайте згадки будь-яких негативних новин. Зберігайте позитивний тон листа. Наприклад, ви могли б написати: (назва компанії) має відмінну репутацію, і я дуже ціную вашу відданість надавати волонтерську допомогу бездомним тваринам.

«Ідеальний стажист - це той, хто захоплений місією компанії. Почніть лист з вказівки конкретних речей, які вам сподобалися в діяльності організації. Потім напишіть, що для вас буде честю отримати можливість пройти стажування саме там. А після у вигляді списку вкажіть, що ви можете запропонувати цій компанії ».

Частина 3 з 4:

Написання другого абзацу

1. Розкажіть про свою кваліфікацію та досвід. Розкажіть в декількох реченнях про курсові проекти і попередній досвід роботи, а також про наявність будь-яких важливих для виконання даної роботи навичок. Продемонструйте, як ваші знання можуть принести користь організації. Додайте інформацію про робочої і волонтерської діяльності, а також поясніть, як придбаний раніше досвід підготував вас до проходження стажування. Підкресліть, яким чином ви зможете внести свій внесок у вдосконалення і розвиток організації. Ваш потенційний роботодавець повинен повірити в те, що ви зможете впоратися з поставленими завданнями.

Описувати свій трудовий досвід за допомогою сильних виразів з дієсловами. Замість того, щоб писати: «Я стажувався в відділі маркетингу протягом двох років», - голосно заявіть про себе: «Будучи стажером у відділі маркетингу, я створював оригінальний і свіжий контент, розробляв електронні та друковані версії рекламних проспектів, а також розвивав ринок збуту за допомогою соціальних мереж для організації чисельністю п`ятдесят чоловік ».
Перелік навичок може включати в себе активність в соціальних мережах, організацію заходів і безліч інших речей.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 12

2. Згадайте про своє академічне і неакадемічних успіхи. Напишіть про свої досягнення в навчанні. Якщо ви виступали в ролі лідера якоїсь групи, то опишіть свої обов`язки і / або досягнення. Ви очолювали комітет або комісію? Ви тренували спортивну команду? Говоріть про це коротко, так щоб не втратити увагу читача.

Замість використання прикметників для того, щоб описати себе, скористайтеся конкретними прикладами, які продемонструють ваші якості. Наприклад, замість того, щоб говорити: «Я - амбітний студент», - напишіть: «Протягом всього навчання я був одним з кращих студентів на курсі».

Частина 4 з 4:

Завершення електронного листа

1. Вкажіть, коли ви будете доступні для контакту. Обговоріть, коли і як ви будете звертатися до роботодавця для того, щоб відслідковувати статус вашої заяви. Залиште свою контактну інформацію: ім`я, адреса електронної пошти, номер телефону і вкажіть час, коли ви буваєте доступні. Ви могли б написати: «Зі мною можна зв`язатися як по телефону, так і по електронній пошті. Якщо ви не зможете зв`язатися зі мною, то я передзвоню вам (в наступний понеділок) ».

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 14

2. Завершіть електронного листа. Чемно подякуйте читача за той час, який він витратив на перегляд листи. Закінчите лист теплими словами, такими як «з повагою». Якщо ви вже спілкувалися з цією людиною по телефону або особисто, то ви можете використовувати таке прощання, як «з найкращими побажаннями». Не використовуйте слово «дякую» або просто «всього доброго» для завершення ділової переписки. Вкажіть ім`я та прізвище, наприклад Іван Вєтров, а не просто Іван.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 15

3. Подумайте про вкладення до листа. Чи не прикріплюйте своє резюме до незапрошенной адресатом електронного листа з проханням облаштувати на стажування. Якщо компанія не займається активним пошуком стажистів, то співробітники можуть не захотіти відкривати вкладення (особливо в тому випадку, якщо це суперечить їхнім правилам інформаційної безпеки на робочих місцях). Якщо в рекламній брошурі просять надіслати резюме, то додайте до листа документ в форматі PDF (а не Word, де форматування може бути втрачено / змінено під час відкриття на іншій операційній системі).

Деякі роботодавці іноді попереджають, що вони не відкривають вкладення до електронних листів. Якщо ви з цим зіткнетеся, то додайте в текст електронного листа своє супровідний лист і резюме. Прослідкуйте, щоб вони були відокремлені один від одного пробільними рядками: так роботодавцю буде простіше відрізнити кожен документ.

Зображення з назвою Write an Email Asking for an Internship Step 16

4. Дійте так, як обіцяли в листі. Якщо організація з вами не зв`язалася, то надішліть листа ще раз, а краще - зателефонуйте їм. Ви могли б написати: «Шановний пан Каменських, мене звуть (ім`я), і я чекаю відповіді на електронний лист, який я відправив вам на минулому тижні, щодо (осінньої) стажування. Я був би вдячний за можливість обговорити це питання. Дякую. З повагою, Іван Вєтров ».

Поради

Прикріплення супровідного листа надає справі формальний вид, а повідомлення в електронних листах, як правило, мають неформальний характер. Якщо ви вирішите прикріпити супровідний лист, то ваше повідомлення повинно бути коротким, але вежлівим- звертаючись до роботодавця, поясніть, ким ви є, з якого питання звертаєтесь, і повідомте про те, що до листа додаються ваше резюме та супровідний лист. Підпишіться своїм ім`ям і додайте свою контактну інформацію.
Ваш електронний лист не повинно виглядати так, ніби його згенерували за допомогою програми. Оформляйте по-різному кожне відправляється лист, таким чином, в компанії будуть знати, що ви не займаєтеся масовим розсиланням листів для того, щоб влаштуватися на стажування.