Як починати лист: 9 кроків (з ілюстраціями)

При нинішньому поширенні електронної пошти та соціальних мереж написання класичних листів стає чимось на зразок увядающего мистецтва. При цьому до цих пір не існує ніякої альтернативи офіційній кореспонденції та офіційним запитам, тільки грамотне, правильно складений лист. Незалежно від того, використовуєте ви текстовий редактор або папір і ручку, професійна етика і правила написання початкової частини ділового листа можуть даватися складніше, ніж основний текст. На щастя, знаючи правила, все стає простіше простого. Переходьте до кроку 1, щоб навчитися правильно починати листи.

кроки

Частина 1 з 2:

шапка листи

1. Напишіть свою зворотну адресу (також можна вказати ім`я) в лівому верхньому кутку. Офіційні листи включають досить велику, розгорнуту шапку, в якій вказується ваша особиста інформація, а також інформація адресата. Тут йдуть вказати всю необхідну інформацію. Перш за все, вкажіть свою адресу (і / або ім`я) в лівому верхньому кутку. Пишіть адресу в стандартному двустрочним вигляді - інакше кажучи, вкажіть вулицю і номер будинку в самому верху зліва, а в наступному рядку повідомте назву міста (області), країни і поштовий індекс.

Якщо ви вирішите вказати ім`я, що не обов`язково, то поставте його в самому верхньому рядку, при цьому адреса займе другу і третю сходинку.
Нижче наведено приклад написання імені та адреси:
Іван Петров
вул. Лісова, буд. 5, кв. 176
Москва, Росія, 125075

2. Вкажіть дату під контактною інформацією. Далі вкажіть поточну дату. Пропустіть один рядок під адресою, потім вкажіть дату, також вирівнявши її по лівому краю сторінки.

Дата вказується у форматі: день, місяць, рік. Місяць зазвичай пишеться літерами, а день і рік - цифрами. Ось приклад написання дати:

«1» квітня 2014 року

3. Під датою напишіть «внутрішній адреса». Нарешті, вкажіть ім`я та адресу одержувача. Він називається вихідний, або «внутрішній» адреса, оскільки аналогічна інформація вже міститься на конверті, т.е. зовні листи. Пропустіть один рядок під датою і залиште свій E, вирівнявши його по лівому краю. Якщо вам відомо ім`я одержувача, то почніть з імені. Якщо ж ні, то постарайтеся вказати хоча б звання / посада адресата (наприклад, «Професор літератури» або «Старший технік»). Якщо вам відома вся інформація, то напишіть спочатку ім`я, а в наступному рядку звання. Якщо ви пишете людині на робочу адресу, то далі вкажіть назву організації. Нарешті, вкажіть адресу одержувача.

Нижче наведено приклад написання внутрішнього адреси:

Г-жа Анна Іванова

Комерційний директор

ЗАТ «Континент»

вул. Арбат, д. 5

Москва, Росія, 119002

4. Також можна використовувати альтернативний формат шапки. Вищевказаний порядок не є єдино вірним способом складання шапки офіційного листа. Інші варіанти також прийнятні. Найпоширенішим альтернативним варіантом є розташування вашого зворотної адреси в правому верхньому кутку замість лівого, а також зазначення дати під внутрішнім адресою, а не над ним. Іншими словами, при такому альтернативному розташуванні зворотну адресу знаходиться в правому верхньому кутку, потім пропускається рядок, потім внутрішній адресу вирівнюється по лівої стороні аркуша, потім пропускається ще один рядок, потім вказується дата.

5. Для звичайних листів досить вказівки однієї дати. Вищенаведені правила стосуються лише офіційних і ділових листів. При написанні листа другові або доброго знайомого ви цілком можете обійтися без претензійності формальної шапки. В такому випадку, просто вкажіть дату в лівому верхньому кутку. Після цього переходите до вітаю і основного тексту листа.

Частина 2 з 2:

Привітання

1. Пропустіть рядок після шапки для правильного розташування вітання. під привітанням мається на увазі привітальна фраза на початку листа - «Шановний колего», «Мій любий друже» і т.д. Існує безліч різних варіантів вітання, які підходять під ті чи інші обставини. Вибравши відповідне вітання, не забувайте про те, що його слід вирівняти по лівому краю сторінки і залишити порожній рядок до і після нього (т.е. залишити порожні рядки між привітанням, шапкою і основним текстом листа). У більшості випадків після привітання ставиться кома.

У деяких випадках замість коми ставиться двокрапка або знак оклику.

2. Сумніваючись щодо вітання, пишіть «Шановний / а». Якщо ви не впевнені, яке вітання краще використовувати, то зупиніть свій вибір на стандартному «Шановний [ім`я та / або посаду]». Таке вітання підійде для офіційних і звичайних листів, що мають як сумне, так і радісне зміст. Написавши звання / посада, вказуйте тільки прізвище одержувача. Наприклад, «Шановний пан Іванов» буде правильно, а ось «Шановний пан Петро Іванов» виглядає вельми незвично.

Наприклад, лист, адресований Ганні Івановій, можна починати з простого «Шановна пані Іванова». При бажанні можна вказати посаду: «Шановний Директор Іванова».

3. Враховуйте можливу двозначність при зверненні до одержувача. Іноді неможливо точно знати одержувача листа, коли ви пишете в департамент або велику організацію. У цих випадках важливо переконатися, що вітання враховує всі можливі варіанти щодо ймовірного одержувача. Нижче наводяться найпоширеніші ситуації, в яких потрібно враховувати елемент невідомості:

Не знаючи статі одержувача, вказуйте «Шановний пан або пані».

Не знаючи статі одержувача, але знаючи посаду, можна вказувати останню ( «Шановний професор», «Шановний депутат»).

Нарешті, адресуючи лист компанії або організації, а не конкретній людині в цій компанії або організації, можна написати «Одержувачу цього» або «До уваги уповноважених осіб» замість традиційного вітання. Деякі вважають таке вітання неприйнятним - також можна написати «Шановний [назва організації]», але таке вітання несе відтінок неофіційного стилю.

4. Неофіційні вітання слід використовувати тільки в дружній і особистому листуванні. У всіх офіційних і напівофіційних випадках слід дотримуватися вітання «Шановний», але в листі до близького друга, своїй другій половинці або члену сім`ї можна також використовувати неофіційне вітання. У таких ситуаціях ви не обмежені правилами етикету і можете вибирати з безлічі варіантів:

У листі до близького друга або члена сім`ї вітання може включати прізвисько або пестливе ім`я ( «Дорогий Андрюша» і ін.)

Якщо ви пишете коханій людині, то в вітання можна вкласти всю свою ніжність, хоча це і не обов`язково. «Моєму самому коханому», «Моя Ластівка» та «Моєму самому дорогому чоловічкові» буде виглядати досить романтично, або ж можна взяти ім`я адресата в лапки (т.е. «Іван» або «Анна»).

Поради

Пишіть олівцем, щоб мати можливість виправити помилки. Якщо необхідно використовувати ручку, то майте під рукою коригувальну рідина.
Якщо у вас нічого не виходить, то відверніться на пару хвилин, щоб ваші думки прояснилися.
Закінчивши писати лист, можна переписати олівець ручкою.