Як написати лист підтвердження: 12 кроків

Лист-підтвердження-це кореспонденція, що відправляється для підтвердження, наприклад, усної угоди, зустрічі або співбесіди. Лист також може служітьподтвержденіем бронювання, відповіддю на запрошення, отримання різних товарів або послуг, організації подорожі. Скористайтеся цими порадами, щоб написати просте і коротке лист-підтвердження.

кроки

Частина 1 з 2:

Написання листа-підтвердження

1. Використовуйте друкований бланк. Якщо лист-підтвердження носить діловий характер, пишіть його на бланку компанії. Це перетворює лист в офіційний документ. Над привітанням напишіть повне ім`я та адреса одержувача листа. Сюди повинні входити ім`я людини, якій адресовано лист, його посаду, відділ компанії, в якій він працює (якщо необхідно), і адреса компанії.

Якщо лист носить особистий характер, або ви відповідаєте компанії як фізична особа, напишіть листа в іншому форматі. Напишіть свою зворотну адресу і дату у лівого поля, а можете написати цю інформацію і у правого поля. Далі пропустіть рядок, напишіть ім`я одержувача зліва.

2. Напишіть відповідне вітання. При написанні листа-підтвердження, використовуйте відповідне вітання та ім`я одержувача. наприклад,Шановний пане / Шановна пані, далі прізвище одержувача.

Лист-підтвердження є знаком глибокого уваги і поваги до одержувача.

Якщо ви пишете неформальне лист, можете звернутися до одержувача по імені, перед яким слід поставити Шановний / Шановна.

3. Підтвердіть деталі угоди в першому абзаці. Переходьте відразу до суті справи. Немає необхідності писати загальні слова або люб`язності. Замість цього використовуйте перший абзац, щоб викласти зокрема, подробиці того, що ви підтверджуєте. Це може бути дата, час і місце розташування. Будьте конкретні.

Ось деякі стандартні фрази для першого абзацу: З вдячністю підтверджуємо ..., Повідомляємо Вам, що ми отримали ... або підтверджуємо згоду...

Якщо ви посилаєте лист-підтвердження отримання замовлення, вкажіть це в першому абзаці. Уточніть номер замовлення, перерахуйте отримані позиції. Почніть абзац зі слів З вдячністю підтверджуємо отримання .. або Повідомляємо Вам, що ми отримали...

4. Озвучте інші деталі. Або в тому ж абзаці, або в короткому другому абзаці, згадайте необхідні додаткові деталі. Це може бути уточнення про оплату, промовляння умов і положень, і всього того, що необхідно підтвердити. Ці деталі можуть бути гарантіями виконання певних завдань, або підтвердженням завдань, які берете на себе.

Завжди використовуйте вирази, які не викличуть непорозуміння або складнощів в тлумаченні. Повторення умов угоди гарантує, що ви правильно його зрозуміли.

Якщо ви просите кого-небудь взяти на себе відповідальність за завдання, запропонуйте йому підтвердити, що він розуміє поставлену задачу. Уточніть, в якому ідеї ви хочете отримати підтвердження, по електронній пошті, по телефону або в письмовому вигляді.

Лист-підтвердження є не тільки підтвердженням намірів, зустрічі або отримання замовлення, а й є документом, на яку обидві сторони можуть послатися в разі виникнення проблем або розбіжностей.

5. Уточніть, чи не потрібні від вас подальші дії. В останньому абзаці повинні міститися фрази, які спонукають одержувача зв`язатися з вами при необхідності. Попросіть адресата написати вам, якщо у нього виникнуть питання, він зіткнеться з проблемами, нерозумінням і так далі.

Це можу бути наступні пропозиції: Якщо Вам потрібно якась додаткова інформація, ми будемо раді надати Вам її на Ваше прохання.... або Якщо ми зможемо в подальшому бути Вам корисні, які не сповільніть написати нам.

6. Закінчите лист подяки пропозиціями. Закінчити лист треба відповідно. Використовуйте такі фрази, як З повагою, Щиро Ваш, З найкращими побажаннями або Наперед дякую. Напишіть ваше ім`я і залиште місць для підпису. Ви закінчили написання ділового листа.

Частина 2 з 2:

Редагування листи-підтвердження

1. відредагуйте лист. Перед тим, як відправити будь-який офіційний документ, навіть особистого характеру, обов`язково внесіть необхідні зміни. Це особливо важливо, якщо ваш лист стосується ділових домовленостей. Перевірте правопис, правильність граматики і пунктуацію.

Відправка листів без помилок робить вас справжнім професіоналом, який уважно ставиться до деталей.

2. Використовуйте відповідний папір для якісного принтера. Коли ви роздруковуєте ділові листи, використовуйте бланк компанії. Якщо у вас немає бланків, друкуйте на якісному папері, за допомогою справного принтера, в якому не підтікають чорнило і не висипається тонер.

Завжди друкуйте листи-підтвердження, якщо ви не посилаєте їх по електронній пошті. Ніколи не пишіть ділові листи від руки.

3. Використовуйте стандартний шрифт і розмітку полів. При написанні ділового листа використовуйте шрифт Times New Roman або Arial. Розмір шрифту повинен бути 12 пт, не жирний, не курсив, не підкреслений. Поля повинні бути по 2,5 см з кожного боку.

Використовуйте відповідне форматування при написанні ділових листів. Міжрядковий інтервал повинен бути одиничним, чи не відокремлюйте абзаци один від одного.

4. Будьте короткі і точні. Лист-підтвердження повинно бути коротким, видаліть непотрібні деталі, подробиці, інформацію і фрази.Зміст листа має бути гранично конкретним по відношенню до теми, яку ви підтверджуєте.

5. Зберігайте тон листа офіційним. Більшість листів-підтверджень носять короткий характер, але вони повинні бути офіційними і строгими по тону. Це допомагає концентруватися на основних деталях, відкидаючи зайві подробиці і непотрібні люб`язності.

Якщо ви пишете особистого листа-підтвердження знайомому, або людині, з яким ви перебуваєте в неформальних відносинах, лист може носити більш вільний характер. Проте, якщо ви не впевнені, пишіть більше офіційного листа.

Навіть якщо ви хочете зробити лист більш офіційним, ви можете висловлювати подяку та ентузіазм. Наприклад, якщо вам призначено співбесіду, ваша відповідь може містити такі фрази: Дякую Вам за запрошення на співбесіду... або Цим листом я підтверджую свою готовність прибути на співбесіду в вказане в запрошенні час...

6. Знайте, в яких випадках треба відправити лист-підтвердження. Є кілька причин, за якими треба буде відправити лист-підтвердження. Ви можете підтверджувати призначення, зустрічі, співбесіди, конференції та інші події. Ось ще випадки, що вимагають написання листа-підтвердження:

Пропозиція роботи

Прийняття пропозиції від роботодавця

отримання замовлення

службове становище

організація подорожі

Довіреність на іншу особу

присутність