Як форматувати лист

Правильний формат написання листа багато в чому залежить від його типу. Дружнє лист відрізняється від формального, а традиційні листи відрізняються від тих, які відправляють по електронній пошті. Прочитайте цю статтю, і ви дізнаєтеся, як правильно скласти ваше наступне лист.

кроки

Метод 1 з 3:

формальне або діловий лист

1. У верхній частині листа помістіть адресу відправника. Вкажіть адресу, місто, регіон та поштовий індекс.

Адреса відправника повинен бути вирівняний по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу.
Не вказуйте ім`я відправника або його посаду. Ця інформація буде включена до висновку листи, тому приводити її двічі буде зайвим.
Якщо ви відправляєте лист на професійному бланку, який вже включає цю інформацію, пропустіть цей крок. Не повторюйте адреса відправника два рази.
Перш, ніж приступити до основної частини листа, пропустіть один рядок.

2. вкажіть дату. Введіть дату написання листа або дату його завершення.

Вирівняйте дату по лівому краю.

Пишіть дату в форматі «день-місяць-рік». Місяць пропишіть текстом, а день і рік вкажіть цифрами.

Приклад: 14 мая 2013 р.

Залиште порожній рядок між датою і наступною частиною листа.

3. При необхідності приведіть посилання на попередню переписку або розмова. Якщо в листі ви посилаєтеся на певну документацію або попередню переписку, ви можете вказати це в цьому пункті.

Посилання вирівняйте по лівому краю.

Вкажіть посилання на лист, оголошення про роботу або запиті про надання інформації.

Пропустіть один рядок після заслання, щоб відокремити її від основної частини.

4. Вкажіть адресу одержувача. Додайте ім`я та посаду одержувача, а також назва компанії, адреса, місто, регіон та поштовий індекс.

Вся ця інформація повинна бути вирівняна по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу. Ім`я одержувача має бути написано на окремому рядку, так само як і його посаду, назву компанії і адреса одержувача. Місто, область, регіон і поштовий індекс вкажіть в цьому ж рядку.

Якщо ви відправляєте лист в іншу країну, вкажіть назву країни прописними буквами на окремому рядку нижче адреси.

Після адреси залиште один рядок порожній.

Адресуйте лист конкретній людині всякий раз, коли це можливо.

5. Увімкніть ввічливе вітання. Типове вітання починається з «Шановний (а)», після чого слід ім`я одержувача і його батькові (якщо це може бути застосовано до ситуації). За назвою слід кома.

Привітання слід вирівнювати по лівому краю.

Якщо ви не знаєте стать одержувача, замість «Шановний (а)» ви можете написати «Добрий день ...»

Залиште порожній рядок після привітання.

6. Напишіть тему скарги, якщо це необхідно. Тема листа пишеться з приводом «о» ( «про») у формі місцевого відмінка і ставиться перед привітанням.

Звернення має бути вирівняні по лівому краю.

Намагайтеся зробити заголовок коротким, проте вмістивши в ньому зміст листа. Намагайтеся вмістити його в одному рядку.

Зверніть увагу, що це необов`язкова вимога.

Залиште порожній рядок після заголовка.

Пропустіть заголовок, якщо ви вказали посилання на попередню переписку.

7. Коротко пропишіть основний зміст листа. Використовуйте одиночний міжрядковий інтервал, але залиште порожній рядок між кожним абзацом і після останнього пункту.

Вирівняйте весь текст по лівому краю і не використовуйте відступи.

Тіло вашого листа повинно включати короткий вступ, в якому пояснюється мета всього листи, більш широку частину, конкретизують цю мету, і висновок, який підводить підсумок.

8. Закінчите ввічливим укладенням. Додайте ввічливе висновок на кшталт «З повагою», «З найкращими побажаннями» або «Дякую».

Заголовної залиште тільки першу букву першого слова укладення.

Вирівняйте по лівому краю.

Після укладення повинна слідувати кома.

Залиште чотири порожні рядки під висновком перед введенням свого повного імені, а потім на рядок нижче вкажіть свою посаду.

9. Поставте свій підпис. Напишіть своє ім`я від руки, бажано прописом, між текстом укладення та розшифровкою вашого підпису.

10. Згадуйте про додатки до листа. Якщо ви докладаєте до листа будь-які документи, на один рядок нижче вашого імені і титулу напишіть «Додатки» і перерахуйте наявні додатки.

У цьому немає необхідності, якщо в листі немає ніяких додатків.

Зберігайте одиночний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краю.

11. Вкажіть ініціали друкарки, якщо це може бути застосовано. Якщо інша людина набирав лист під вашу диктовку, включите ініціали друкарки в самому низу листа, на один рядок нижче додатків.

Метод 2 з 3:

дружнього листа

1. Увімкніть заголовок. Цей пункт повинен включати поштову адресу відправника, місто, регіон та поштовий індекс.

Використовуйте одиночний міжрядковий інтервал і помістіть заголовок в правому верхньому куті листа.
На окремому рядку напишіть вулицю і номер будинку. На наступному рядку вкажіть місто, регіон та поштовий індекс.
Зверніть увагу, що вказувати адресу одержувача в дружньому листі не потрібно.

2. вкажіть дату. Вкажіть дату написання листа або його завершення на окремому рядку прямо під заголовком.

Напишіть дату в форматі «день-місяць-рік». Написання місяці текстом вважається стандартним форматом, але ви також можете написати всю дату в числовому форматі.

Дата повинна бути вирівняна по правому краю.

Напишіть дату безпосередньо під заголовком. Чи не пропускайте рядок.

3. Напишіть дружнє вітання. Привітання «Шановний» як і раніше є найбільш використовуваним, але, в залежності від ваших відносин, ви можете написати ім`я одержувача без формальностей.

Відправляючи лист другові або однолітка, як правило, можна написати тільки ім`я, наприклад: «Дорога Женя!»

Якщо ви пишете особі, яка старше вас або кому-то, до кого ви повинні проявити трохи поваги, включите його ім`я та по батькові, наприклад: «Шановна Алло Робертовна».

Після привітання поставте кому.

Залиште порожній рядок між привітанням і датою, а також між привітанням і основним текстом.

У листі ще більш близького друга звернення «Шановний» можна замінити дружнім привітанням «Привіт».

Вирівняйте вітання по лівій стороні.

4. У тексті листа напишіть введення, тіло і висновок. Введення і висновок повинні складатися тільки з одного короткого пункту, але основна частина, як правило, значно більше.

Основний текст листа вирівняйте по лівому краю.

Весь основний текст повинен бути надрукований з використанням одиночного інтервалу. Як правило, в дружньому листі немає необхідності пропускати рядки між абзацами, але ви можете зробити це для зручності читання вашого листа.

Перший рядок кожного абзацу починайте з відступу.

Після основного тексту залиште порожній рядок, щоб відокремити його від ув`язнення.

5. Використовуйте відповідний висновок. Після укладення поставте кому, але не включайте друковану версію вашого імені після нього.

Висновок повинен збігатися з заголовком.

«З повагою» як і раніше є найпоширенішим варіантом для укладання навіть в дружніх листах. Якщо лист адресовано досить близькій людині, ви можете використовувати менш традиційне висновок. Спробуйте щось на зразок «До скорої зустрічі!»Або« До зв`язку!»

6. Поставте свій підпис. Поставте свій підпис прямо під висновком. Зазвичай ім`я пишуть прописом, а не друкують.

Якщо ви з одержувачем звертаєтеся один до одного по імені, ви можете написати в підписі тільки своє ім`я. Якщо одержувач може не впізнати вас тільки по імені, не забудьте включити своє прізвище.

Метод 3 з 3:

формальне електронного листа

1. Відокремте заголовок від самого листа. Вкажіть тему листа в поле «Тема». Не пишіть тему в самому тілі електронного листа.

Переконайтеся, що обрана тема коротко, але точно описує зміст листа - це дозволяє одержувачеві швидко просканувати її і миттєво дізнатися, чого очікувати.

2. пропустіть заголовок. Зазвичай в електронному листі не вказують адресу відправника, адресу одержувача або дату, навіть якщо цей лист носить формальний характер.

Причина цього досить практична. Оскільки лист направляється в цифровому вигляді, вказувати фізичну адресу не має ніякого сенсу. Крім того, більшість сервісів електронної пошти мають «параметри конверта», які включають електронну адресу відправника, адресу електронної пошти одержувача, тему і дату.

3. Увімкніть ввічливе вітання. Незважаючи на те, що формат такого листа трохи спрощений, ви все одно повинні включити ввічливе вітання, яке починається з «Шановний (а)» і включає в себе ім`я одержувача і його батькові.

Вирівняйте вітання по лівому краю.

Строго кажучи, найбільш правильний розділовий знак після привітання - це кома. Проте, якщо замість структури «Шановний ...» ви використовуєте вітання «Добрий день», ви можете поставити знак оклику.

Адресуйте лист конкретному одержувачу, якщо це можливо. Намагайтеся не відправляти листи, не вказавши одержувача.

Якщо ви не впевнені, як варто звертатися до одержувача, натомість Ви можете написати просто вітання, наприклад: «Добрий день ...»

Після привітання залиште порожній рядок.

4. Намагайтеся зробити текст листа коротким, але інформативним. Як і в будь-якому листі, основний текст повинен включати вступ, тіло листа і висновок. Постарайтеся, щоб весь текст листа, в тому числі основна частина, був настільки коротким і точним, наскільки це можливо.

Вирівняйте основний текст по лівому краю.

Не використовуйте відступи.

В основному тексті використовуйте поодинокі міжрядкові інтервали, а після кожного абзацу залишайте один порожній рядок.

5. Використовуйте ввічливе висновок. Напишіть «З найкращими побажаннями» або інше не менш ввічливе висновок після основного тексту листа.

Вирівняйте висновок по лівому краю.

Тільки першу букву першого слова робіть заголовної.

Після укладення поставте кому.

Інші можливі варіанти укладання: «Заздалегідь дякую», «З повагою», «З найкращими побажаннями».

6. Напишіть своє ім`я. Напишіть ім`я безпосередньо під висновком.

Вирівняйте ім`я по лівому краю.

Не залишайте місце для підпису, так як в електронній версії листа підписати його від руки неможливо.

7. Вкажіть свою контактну інформацію в нижній частині. З нового рядка напишіть свою фізичну адресу, номер телефону, адреса електронної пошти, веб-сайт або блог.

Вирівняйте цю інформацію по лівому краю з одиночним інтервалом. Кожну нову інформацію напишіть з окремого рядка.

Поради

Зверніть увагу, що існують деякі відмінності між офіційними листами в російськомовних і англомовних країнах. В англомовних країнах дата може бути записана в форматі «місяць-день-рік», а після привітання може випливати не кома, а двокрапка.
Наведені вище інструкції пояснюють, як написати офіційного листа, використовуючи блоковий формат, але ви також повинні ознайомитися з модифікованою структурою і напів-блоковим форматом.

Модифікований формат має на увазі вирівнювання адреси відправника та дата по правому краю, а висновок повинен відповідати початку рядка із зазначенням адреси відправника.
У полублочном форматі адреса відправника, дата і висновок розташовуються по центру. Крім того, кожен абзац листа починається з відступу, а текст має одиночний міжрядковий інтервал.