Як відправити факс: 7 кроків (з ілюстраціями)

Якщо ви один з тих невігласів, які ніколи раніше не чули про факс, або колись знали, але забули, то в такому випадку пора освіжити вашу пам`ять і дізнатися більше про нові технології. Врахуйте, що існує величезна кількість різновидів факсимільних апаратів, тому вам слід попередньо вивчити інструкцію по експлуатації цього пристрою, яка поставляється в комплекті. Використання більшості факсимільних апаратів має на увазі попередню відправку супровідного листа, а потім набір номера і відправку безпосередньо факсу.

кроки

Метод 1 з 2:

Перед тим як надсилати факс

1. Створіть супровідний лист. Факсимільні апарати часто використовуються усіма співробітниками офісу або певною групою людей. Так як прочитати факс може будь-який з котрі постраждали працівників, відправка супровідного листа може виявитися хорошою ідеєю. Воно буде гарантом того, що ваш факс отримає потрібна людина.

Супровідний лист включає в себе ПІБ одержувача, зміст факсу та кількість його сторінок. Також в ньому повинна бути інформація про відправника, така як ПІБ і номер факсу, завдяки чому одержувач зможе відправити відповідь при необхідності.

2. Наберіть номер факсу. Далі необхідно набрати номер факсу, так само як ви зазвичай набираєте телефонний номер. На більшості нових факсимільних апаратів немає необхідності вводити код для передачі документа в межах міста, однак для міжміського відправки це все ще необхідно. Деякі факсимільні апарати вимагають введення міжміського коду незалежно від вашого місця розташування. З`ясуйте це самостійно або розпитайте когось про вашому апараті.

Код країни (наприклад, Росії відповідає цифра "7" на початку номерів телефонів і факсів) також іноді можна застосувати для місцевих дзвінків, але тільки в поєднанні з кодом регіону. Використання коду країни необхідно майже завжди при використанні міжнародного зв`язку.

Також для зв`язку на далекі відстані всередині країни вам часто доведеться набирати "8". Прочитайте інструкцію або дізнайтесь у кого-то про особливості саме вашого факсу.

Переконайтеся, що ви використовуєте саме номер факсу, а не телефону людини, з яким хотіли познайомитися. Часто ці номери на візитці друкують поруч і їх дуже просто переплутати, подивившись не на ту сходинку.

3. Визначте метод подачі паперу. Потрібно проконтролювати, що ви правильної стороною вставили в факс лист з матеріалами, які необхідно відправити. Відсканувати вміст документа можливо тільки при розташуванні паперу певним чином, і ви відправите порожній факс, якщо вставите лист не тим боком. Перед тим як надсилати факс переконайтеся в правильному положенні листа.

У різних факсимільних апаратах способи подачі паперу розрізняються. На щастя, на всіх факси є позначки, що вказують правильне розташування паперу. Близько зони подачі паперу знайдіть символ у вигляді листа паперу з підігнутим кутом. Ви побачите, що одна зі сторін цього листа чиста, а на інший присутні лінії.

Якщо лінії розташовані на стороні з підігнутим кутом, в такому випадку папір повинна вставлятися таким чином, щоб порожня її сторона була звернена до вас.

Якщо відігнутий кут порожній, в такому випадку лист повинен вставлятися в факсимільний апарат з зверненої до вас лицьовою частиною.

4. Надсилайте факсом матеріали правильного формату. Факсимільні апарати призначені для роботи з листами стандартного розміру. Якщо ви спробуєте відправити документ нестандартного розміру, вам не вдасться це зробити Більш того, це може привести до застрявання паперу або навіть до пошкодження факсимільного апарату. Якщо все-таки є необхідність відправки документа нестандартного розміру, слід зняти відповідного розміру копію за допомогою ксерокса і відправляти вже її, а не оригінал.

Найпоширенішим форматом паперу для факсів і принтерів є А4 і фірмовий бланк.

Метод 2 з 2:

Факсимільне повідомлення

1. Використовуйте ваш факсимільний апарат для відправки документа. Після виконання всіх вищеописаних пунктів можна приступати до відправки факсу. Тепер вставте папір правильної стороною наберіть потрібний вам номер, після чого натисніть кнопку "відправити". Зазвичай це добре помітна і велика кнопка. Вітаємо! Ви відправили факс!

Ви помітите, як після натискання кнопки відправки апарат кілька разів пискне і трохи пожужжіт. Це нормально. Таким чином факси здійснюють зв`язок один з одним. Через пару хвилин після вдалої відправки факсу ви почуєте чіткий, підтверджує це сигнал. Якщо ж при відправці з`явилися проблеми і факс не пройшов, ви почуєте характерний неприємний звук. Тепер вам доведеться перевірити факсимільний апарат для визначення виниклої проблеми.

2. Використовуйте інтернет для відправки факсів. Матеріали з факсу на факс також можна відправляти і за допомогою інтернету. Існує цілий ряд надають допомогу подібного роду компаній, послуги яких, в більшості випадків, коштують грошей. Це може виявитися мудрою інвестицією, але тільки за тієї умови, що ви рідко відправляєте факси, і тому не хочете купувати для цих цілей факсимільний апарат або користуватися послугами кур`єрських служб.

PamFax є відмінним сервісом для факсимільного зв`язку за допомогою Skype. Правда в такому випадку вам доведеться трохи заплатити.

HelloFax - це сервіс, який дуже добре інтегрується з Google Drive і дозволяє легко відправляти факсом документи Google Docs. Вам нададуть можливість відправки деякої кількості факсів безкоштовно в якості тестової послуги, проте в подальшому буде стягуватися плата.

3. Використовуйте електронну пошту для відправки факсів. Залежно від номера одержувача факсу, у вас може виявитися можливість безкоштовної відправки документа. Але тут варто врахувати, що така можливість стосується обмеженої кількості факсових номерів і дозволяє відправляти інформацію в обмежених обсягах.

Ви можете перевірити наявність такої можливості для конкретного номера факсу в інтернеті.

Використовуйте цей шаблон для створення адреси, на який ви будете відправляти електронну пошту: "remote-printer.First_Last @ 12345678910.iddd.tpc.int "

Приберіть лапки і зміните номер факсу (з міжнародним кодом країни та регіону), і ім`я з прізвищем ( "first" і "last") на дані тієї людини, якій ви відправляєте факс.

Врахуйте, що таким чином можна передавати тільки текст. Ви не можете прикріпити до листа файл PDF або будь-які інші матеріали.

Поради

Завжди повністю вводите номер, включаючи код країни і регіональний код.
Більшість факсимільних апаратів поставляються з інструкцією. Вивчіть її досконально, перш ніж приступите до дій.

попередження

При відправці конфіденційної інформації слід враховувати той факт, що будь-зможе прочитати друкується на приймаючій стороні факс. Перед відправкою двічі перевірте номер, і переконайтеся в тому, що саме одержувач знаходиться біля факсу.