Як написати діловий лист своїм клієнтам: 10 кроків

Якщо у вас є власний бізнес, то вам напевно доводиться писати ділові листи своїм клієнтам. Цілі можуть бути різними: оповіщення про нові заходи або умовах, відповіді на скарги клієнтів від імені компанії. Незалежно від причини листи, важливо завжди зберігати професійний тон і діловий стиль.

кроки

Частина 1 з 2:

Формат ділового листа

1. Використовуйте професійну шапку листи. Туристичний ваучер являє вашу компанію. У зв`язку з цим лист повинен мати відповідний вигляд. Також не забудьте використовувати логотип компанії або бренд.

Створити шапку листи можна за допомогою готових кольорових шаблонів програми Microsoft Word. Використовуйте реальний логотип компанії або бренд.

Write a Business Letter to Customers Step 2

2. Відкрийте текстовий редактор. Всі ділові листи компанії завжди повинні бути надруковані на комп`ютері.

Створіть новий документ і задайте поля розміром 2,54 сантиметра.

Використовуйте шрифт із зарубками на кшталт Times New Roman, Georgia або Arial. Так, розмір шрифту повинен бути не більше 12, але не менше 10. Тип або розмір шрифту не повинні погано впливати на читабельність листи.

Використовуйте одинарний міжрядковий інтервал.

Write a Business Letter to Customers Step 3

3. Налаштуйте блочну форму. Блокова форма - найпоширеніший формат ділових листів. Також його найпростіше налаштувати і дотримуватися. Кожен пункт вирівнюється по лівому краю і відділяється одним інтервалом. У порядку від верхньої частини сторінки до нижньої ділове листі необхідно вказати наступні пункти:

Сьогоднішню дату або дату відправлення листа. Не забудьте вказати дату, адже вона використовується для обліку відправником і отримувачем, а також в правових цілях. Вказуйте точну дату.

Адреса відправника. Це вашу адресу в стандартному форматі. Якщо Вашу електронну адресу вже вказано в шапці листа, то цей крок можна пропустити.

вихідний адреса. Вкажіть ім`я та адресу одержувача листа. Можна використовувати звернення "Пан" або "Пані". Так, якщо одержувачем виступає Ніна Сєрова, то можна написати як "Пані Ніна Сєрова", так і "Ніна Сєрова".

Привітання. Можна написати "Шановна пані Сєрова" або "Шановна Ніно Сєрова". Якщо ви не впевнені в тому, хто прочитає лист, напишіть "Шановні панове". Є ще варіант "До відома всіх зацікавлених осіб", але його слід залишити на крайній випадок, якщо адресат невідомий.

Основна частина листа. Ця частина буде розглянута більш докладно в наступному розділі.

Заключна частина і підпис. Напишіть: "З повагою", - або: "З найкращими побажаннями".

Частина 2 з 2:

Як написати діловий лист

1. Визначте цільову аудиторію. Тон листа завжди повинен залишатися професійним незалежно від аудиторії, але вибір слів і мовних засобів залежить від адресата листа. Якщо лист призначається для відділу кадрів іншої компанії, тоді слід використовувати більш офіційна мова. При зверненні до конкретного клієнта можна вдатися до неформального і простому мови.

Також це дозволить вам уникнути непорозумінь. Не використовуйте терміни, які незрозумілі читачеві. Наприклад, клієнти можуть не знати скорочення, які використовуються для космічної програми у вашій компанії, тому не використовуйте їх в листі.
Найголовніше правило ділового листа - текст повинен бути зрозумілим, лаконічним і чемним.

Write a Business Letter to Customers Step 5

2. Вкажіть мета листа в першому рядку. Обміркуйте мета листа. Ви хочете повідомити нову адресу офісу? Нагадати клієнту про заборгованість? Дати відповідь на скаргу?Пам`ятайте про це, коли вам потрібно буде скласти перше речення листа. Не використовуйте розмиті формулювання і відразу переходите до суті.

Пишіть від першої особи, якщо висловлюєте свою думку як власника компанії. Пишіть від другої особи, якщо звертаєтеся від імені компанії або організації.

Використовуйте недвозначну заяву на кшталт: "Повідомляємо", - або: "Справжнім хочемо дізнатися наступне". Пишіть від першої особи, якщо ви звертаєтеся як власник компанії на кшталт: "Хочу звернутися до вас", - або: "Нещодавно мені стало відомо ..., тому я б хотів ... ".

Наприклад, ви (власник компанії) хочете повідомити Ніні Сєрової про заборгованість за один місяць. Почніть лист так: "Хочу повідомити Вам, що за станом на березень 2015 року на Вашому рахунку є заборгованість".

Якщо ви співробітник компанії і відповідаєте на скаргу клієнта з приводу космічної програми вашої компанії, то почніть так: "Ми отримали Ваші зауваження щодо нашої програми колонізації Марса".

Іноді потрібно повідомити читачеві, що він переміг у змаганні або отримав місце в навчальному закладі. Почніть так: "Радий повідомити ...", - або: "З радістю повідомляємо ...".

Якщо потрібно повідомити неприємні звістки, почніть з такої фрази: "З великим сумом повідомляємо Вам ...", - або: "Після ретельного розгляду було вирішено ...".

Write a Business Letter to Customers Step 6

3. Використовуйте дійсний заставу. В офіційній промові часто використовується пасивний стан, проте він може зробити текст листа монотонним або незрозумілим. Дійсний заставу дозволяє подавати інформацію рішучим тоном.

Приклад пасивного стану: "Які кроки можуть бути зроблені?"У цьому випадку підлягає" кроки "не є виконавцем дії, а відчуває дію на собі.

Приклад дійсного стану: "Які кроки ми можемо зробити?"У цьому варіанті використаний дійсний заставу, який дозволяє чітко і ясно донести думку.

Часом пасивний стан дозволяє донести вашу думку і не привертати зайвої уваги до помилки або непривабливому фактом. Використовуйте його тільки в даному випадку. Зазвичай дійсний заставу більш кращий.

Write a Business Letter to Customers Step 7

4. Посилайтеся на попередні події або спілкування з читачем. Можливо, раніше ви вже повідомляли Ніні Сєрової про заборгованість. Читач міг висловлювати своє незадоволення вашої космічною програмою на минулій конференції. Якщо ви вже спілкувалися, то нагадайте про цей факт. Читач зможе відновити в пам`яті важливі деталі, а ваш лист виявиться набагато більш важливим і невідкладним.

Використовуйте фрази на кшталт: "Відповідно до попереднього листом від ...", "Дякуємо Вам за своєчасну оплату минулого місяця", - або: "Ми були раді почути Ваші конструктивні зауваження на конференції в травні".

Write a Business Letter to Customers Step 8

5. Зверніться з проханням або запропонуйте допомогу. Задайте позитивний тон листа за допомогою ввічливого прохання або запропонуйте допомогу у вигляді співробітництва.

Скажімо, ви є власником компанії і хочете переконати клієнта сплатити заборгованість. Використовуйте фразу: "Буду вдячний за Ваше сприяння і негайну оплату"

Якщо ви пишете від імені компанії, то використовуйте фразу: "Ми хотіли б організувати для Вас особисту зустріч з нашим керівником відділу кадрів".

Також запропонуйте відповісти на всі можливі питання і розвіяти сумніви читача. Приклад: "Будемо раді відповісти на всі Ваші запитання або розвіяти сумніви щодо оплати", - або: "Чи хочете Ви дізнатися додаткові подробиці про нашу програму?"

Write a Business Letter to Customers Step 9

6. Завершіть лист. Використовуйте заклик до дії зі свого боку або сторони клієнта. Це може бути вимога погасити борг в зазначений термін або пропозицію організувати зустріч з клієнтом.

Напишіть пропозицію з надією на спілкування в майбутньому: "Будемо раді зустрітися з Вами на бюджетному нараді наступного тижня", - або: "З радістю обговоримо з Вами всі ці аспекти більш докладно при зустрічі в нашому офісі".

Вкажіть, якщо до листа додаються документи. Додайте фразу на кшталт: "Направляємо Вам рахунок за минулий місяць", - або: "Копія космічної програми додається до листа".

В кінці використовуйте заключну фразу. Клієнтам найкраще написати: "З повагою", - або: "З найкращими побажаннями".

Використовуйте формулювання "З повагою" в офіційних листах до незнайомих людей.

Напишіть: "Всіх благ", якщо ви знайомі або співпрацюєте з людиною.