Як написати діловий лист

Потрібно професійно і якісно написати діловий лист? Більшість ділових листів відповідають усталеній і легкому в освоєнні формату, який можна легко адаптувати під будь-який тип змісту. Туристичний ваучер завжди повинно містити дату, інформацію про відправника та одержувача, і кілька абзаців тексту. Скористайтеся наступним керівництвом з написання ділового листа (скоректуйте його при необхідності для того, щоб лист відповідало прийнятим у вашій компанії стандартам).

кроки

Метод 1 з 4:

початок листи

1. Володійте впевненими знаннями щодо правильного формату листи. Незалежно від змісту вашого листа, необхідно дотримуватися кількох ділових стандартів, що визначають зовнішній вигляд листа. Ділові листи повинні бути набрані з застосуванням поширених шрифтів, таких як Arial або Times New Roman. Скористайтеся блокової розбивкою тексту (на абзаци) - тобто починайте новий абзац з дворазового натискання клавіші "введення" (Enter), тобто без застосування абзацного відступу.

Якщо ви роздруковуєте лист на принтері, то розгляньте можливості друку на фірмовому бланку. Логотип і контактна інформація вашої компанії додадуть вашого листа більш солідний вигляд.
Електронні ділові листи також необхідно набирати за допомогою поширених шрифтів. При написанні ділового листа не варто користуватися такими шрифтами, які імітують рукописний почерк, а також іншими квітами, крім чорного і білого.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 2

2. Включіть інформацію про свою компанію. Вкажіть назву своєї компанії та її адресу, причому кожна частина адреси повинна починатися з нового рядка. Якщо ви працюєте самі на себе або є незалежним підрядником, то замість назви компанії (або над ним) вкажіть своє власне ім`я.

Якщо у вашій компанії є заготовлені фірмові бланки, то ви можете скористатися ними замість того, щоб самостійно набирати назву та адресу компанії.

Якщо ви самостійно набираєте адресу, то розташуйте його у верхній частині сторінки і вирівняйте по правому або лівому краю (в залежності від сформованих у вашій компанії переваг).

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 3

3. вкажіть дату. Професіонали вказують дату повністю. Наприклад, напишіть або "1 квітня 2012", або "квітень 1, 2012". Дата повинна бути вирівняна по лівому краю і розташовуватися кількома рядками нижче адреси відправника.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 4

4. Вкажіть контактну інформацію одержувача. Напишіть повне ім`я одержувача, звання (якщо це прийнятно), назва компанії і адреса-ця інформація повинна розташовуватися саме в такому порядку і кожна частина повинна починатися з нового рядка. При необхідності вкажіть ідентифікаційний номер. Контактна інформація одержувача повинна розташовуватися кількома рядками нижче дати (вирівнювання по лівому краю).

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 5

5. Визначтеся з вибором вітання. Привітання є важливим індикатором поваги і те, яке вітання ви використовуєте, визначає чи знаєте ви людину, якій пишете (і наскільки добре ви його знаєте), а також рівень формальності ваших відносин. Зверніть увагу на наступні варіанти:

Напишіть «зацікавленим особам», тільки в тому випадку, якщо ви не знаєте, кому саме ви пишете.

Якщо ви не знаєте одержувача досить добре, то варіанти "шановний / шановна" - є безпечним вибором.

Ви також можете вказати звання / посада одержувача і прізвище, наприклад "шановний доктор Іванов".

Якщо ви знаєте одержувача досить добре, і ви обидва насолоджуєтеся неформальним спілкуванням, то ви можете вказати тільки (перше) ім`я адресата, наприклад "Дорога Анна".

Якщо ви не знаєте стать одержувача, то просто вкажіть прізвище та ініціали, наприклад "Гук До.З."

Не забувайте ставити кому після привітання або двокрапки після слів "тим, кого це може стосуватися".

Метод 2 з 4:

вміст листа

1. Підберіть правильний тон. Як то кажуть, час - це гроші, тому більшість ділових людей не хочуть даремно витрачати час. Отже, тон вашого листа повинен бути коротким і професійним. Ваш лист має читатися швидко, тому відразу ж приступайте до суті справи, залишивши короткі коментарі в першому абзаці. Наприклад, завжди можна почати зі слів "я пишу вам з приводу ...", а потім продовжувати розвивати тему.

Не навантажуйте лист барвистими переходами, гучними словами або довгими, звивистими предложеніямі- ваше завдання - передати повідомлення так швидко і чітко, як це тільки можливо.
Для того щоб скоротити текст необхідно уникати пасивних залогов- також постарайтеся не висловлювати суть занадто тенденційно.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 7

2. Пишіть чітко і лаконічно. Одержувач повинен точно розуміти, що ви намагаєтеся йому донести. Одержувач швидко відреагує на вміст листа тільки в тому випадку, якщо зміст листа буде йому кристально зрозумілий. Зокрема, якщо в результаті прочитання листа ви очікуєте якогось результату або дії з боку одержувача, то обов`язково вкажіть в листі чого саме ви хочете. Поясніть свою позицію настільки коротко, наскільки це можливо.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 8

3. При необхідності будьте більш говіркі. Листи пишуться людьми і для людей. По можливості уникайте формальностей - ви не зможете вибудувати добрі стосунки за допомогою безособових, що повторюються і листів. Проте, слід утриматися від розмовної мови або сленгу: таких слів як "ви знаєте", "я маю на увазі" або "захотілося". Дотримуйтеся ділового тону, але будьте доброзичливі і ввічливі.

Якщо ви добре знаєте одержувача, то було б чудово, якби ви додали кілька дружніх рядків з добрими побажаннями.

Добре подумайте перед тим, як переходити до більш особистим стосункам. Іноді ділові відносини дійсно варто розбавити невеликою кількістю юмора- але часом буває краще зробити вибір на користь обережності замість того, щоб жартувати.

Швидше за все, мета вашого листа полягає в тому, щоб переконати одержувача щось зробити: змінити думку, виправити проблему, відправити гроші або вжити заходів. Викладіть суть вашої справи.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 9

4. Будьте чемні. Навіть якщо ви звертаєтеся зі скаргою або пишіть із занепокоєнням з приводу якоїсь проблеми - ви все ж можете бути ввічливі. Поставте себе в становище одержувача і запропонуйте зробити зі свого боку все можливе (в межах розумного) для того, щоб виглядати в його очах люб`язним і попереджувальним.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 10

5. Підсумуйте. В останньому абзаці необхідно узагальнити своє бачення і чітко визначити або запланований курс дій, або вказати те, що ви очікуєте від одержувача. Пам`ятайте про те, що одержувач може звернутися до вас з питаннями або за допомогою у вирішенні проблем, а також подякувати за увагу до його / її листа або проблеми.

Метод 3 з 4:

закінчення листа

1. Правильно закінчите лист. Закінчення, як і вітання, є важливим індикатором поваги і ступеня формальності у відносинах. "З повагою" - як правило, є безпечним варіантом- також можуть підійти слова"щиро", "найкращі побажання" і "щиро Ваш". Трохи менш формальні, але як і раніше професійні закінчення: "всього найкращого", "всього найкращого", "з найкращими побажаннями", і "Дякую". Ставте кому після цих слів.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 12

2. Підпишіть лист. Залиште близько чотирьох порожніх рядків для свого підпису. Підпишіть лист після того як ви його повинні надрукувати, або, якщо ви відправляєте його по електронній пошті, то відскануйте зображення вашого підпису і прикріпіть його до цієї частини листа. Переважно використовувати для цього сині або чорні чорнило.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 13

3. Вкажіть своє ім`я та контактну інформацію. Під своїм підписом необхідно набрати своє ім`я, номер телефону, адреса електронної пошти та будь-яку іншу релевантну контактну інформацію. Розташовуйте кожну окрему частину своїх контактних даних на окремому рядку.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 14

4. При необхідності додайте "вкладення". Якщо для розгляду одержувачем ви вклали додаткові документи, то відзначте це кількома рядками нижче контактної інформації, вказавши кількість і тип вкладених документів, наприклад "Вкладення (2): резюме, брошура".

Метод 4 з 4:

завершення листа

1. відредагуйте лист. Зовнішній вигляд листа є ключовим елементом професіоналізму. Відредагуйте лист (приділивши увагу наявності помилок), таким чином, щоб одержувач зміг легко побачити в вас здатного і відповідальну людину. Запустіть автоматичну перевірку правопису в текстовому редакторі, однак додатково ретельно прочитайте лист перед відправленням.

Задайте собі питання: чи є лист чітким і коротким? Чи є в ньому абзаци довжиною більше 3-4 пропозиції? Якщо вони існують, то задумайтеся про видалення непотрібних тверджень.
Якщо лист є надзвичайно важливим, то, можливо, ви захочете дати одному або колезі прочитати його. Іноді друга пара очей може допомогти виявити помилки або незручні формулювання, які ви можете не помітити самостійно.

Зображення з назвою Write a Business Letter Step 16

2. надішліть листа. Надішліть листа електронною поштою або, якщо ви відправляєте лист звичайною поштою, скористайтеся конвертом для ділового листування. (Якщо це можливо, то скористайтеся конвертом з надрукованим на ньому логотипом компанії.) Акуратно роздрукуйте свою зворотну адресу і адресу одержувача. Складіть лист в три частини, таким чином, що б одержувач розгорнув спочатку верхню частину, а потім нижню. Переконайтеся в тому, що ви прикріпили достатню кількість марок і відправте лист.

Якщо ви відчуваєте, що у вас не зовсім вдалий і гарний почерк, і що не відповідає вашій професійній персони, то наберіть адресу в текстовому редакторі і роздрукуйте його на конверті за допомогою принтера.

Поради

Для того, щоб підписати лист необхідно використовувати тільки якісну ручку.
Відповідайте на кореспонденцію швидко. Якщо ви не можете написати повну відповідь менш ніж за тиждень, то повідомте про це кореспонденту, вказавши при цьому, коли він або вона може очікувати від вас повну відповідь.
Підкресліть позитивні аспекти. Говоріть про те, що ви можете зробити, а не про те, що ви не можете. Наприклад, якщо продукту немає в наявності, то не говоріть клієнтові, що ви не в змозі виконати замовлення-замість цього скажіть йому про те, що продукт дуже популярний, і ви його вже розпродали. Потім вкажіть, коли саме ви зможете виконати замовлення.
Якщо ви пишете об`ємне і складне лист, то задумайтеся про складання попереднього плану.

Складіть список тем, які ви хочете викласти. Не турбуйтеся про порядок проходження тих.
Підберіть для кожної теми перелік ключових слів, приклади, аргументи і факти.
Оцініть кожну тему свого плану на релевантне відповідність своєї мети і аудиторії.
Видаліть все те, що не відноситься до справи.
Відсортуйте інформацію в найбільш зручному для одержувача порядку.

попередження

Не будьте занадто наполегливим і дуже сильним у виразах - пам`ятайте про те, що за допомогою ділового листа ви намагаєтеся поліпшити або почати професійні відносини.
Чи не льстите занадто багато. Щирий комплімент цілком прийнятний, однак велика кількість лестощів буде вказувати на те, що ви покладаєтеся в ділових відносинах на лестощі, а не на свою компетенцію.