Як документувати процес

У компаніях часто документують процес, щоб кожен співробітник знав, як правильно його виконувати, або для аналізу процесу з метою його поліпшення. Якщо вас просять задокументувати процес або ви самі вирішили це зробити, обов`язково задійте тих людей, які досить досвідчені і компетентні в процесі в цілому. Нижче описано два типи графічного представлення, але якщо ви вважаєте, що вашому процесу більше підходить проста діаграма іншого типу або текстовий документ, можете використовувати свій варіант. В такому випадку, прочитайте розділ із загальними порадами, щоб отримати уявлення про мету документації процесу.

кроки

Метод 1 з 4:

Приймаємо рішення, як документувати свій процес

1. Коли це можливо, зосереджуйтесь на одному процесі за раз. Не намагайтеся описати всю свою роботу в одній структурній схемі. Набагато простіше стежити за рядом коротких документів, які окремо зупиняються на кожному завданні.

Якщо вам потрібно задокументувати великомасштабний проект, як створення продукту компанії від концепції до продажу, то використовуйте прості назви, посилаючись на кожну задачу всередині процесу. Якщо потрібно, використовуйте додаткові документи, щоб більш детально пояснити кожну задачу.

2. Розбийте всю картину на менші процеси. Це будуть ключові завдання, які виконуються в ході процесу. Якщо ви не дуже близько знайомі з теми процесами, які документіруете, розпитайте про них керівників проектів або інших експертів в цьому процесі, щоб отримати чітке уявлення про містяться завдання.

Загалом, якщо крок у вашому документі включає в себе більше одного дієслова або слово "і", його, ймовірно, можна розбити на два кроки. Наприклад, "Покладіть булочку і брикет м`ясного фаршу на гриль" потрібно розбити на "Покладіть брикет фаршу на гриль" і "Покладіть булочку на гриль".

3. Вирішіть, чи достатньо простий процес для текстового документа.Якщо ваш процес кожен раз не так сильно відрізняється і включає в себе тільки пару рішень або варіацій, можливо, слід просто записати кроки списком. Використовуйте електронний текстовий документ (на кшталт файлу Microsoft Word) або просто лист лінійованої паперу.

4. Розгляньте варіант створення структурної схеми. Проста структурна схема - зручний спосіб візуально показати процес, як це описано далі в розділі на цій сторінці. Можна також створити більш складні структурні схеми, але для більшості процесів вони не потрібні. Подумайте над тим, щоб слідувати інструкціям в цьому розділі за складними схемами тільки тоді, якщо ваш процес містить більше десяти кроків і у вас більше трьох людей, які виконують різні кроки процесу.

5. Коли це можливо, намагайтеся створювати лаконічні схеми. Одна сторінка - ідеально, але навіть для складних процесів постарайтеся обмежитися 5 сторінками і менш. Тільки спеціалізовані напруження всіх зусиль вимагають документів довше, і навіть тоді тільки в тому випадку, якщо їх будуть використовувати саме ті люди, які виконують завдання.

Наприклад, якщо документ призначений служити орієнтиром для лікарів, що діагностують рак, ви, ймовірно за все, згадаєте кожен діагностичний тест, який можна застосувати. Проте, якщо той же процес документується для того, щоб бути представленим керівникам, створіть документ коротший, який опускає докладні кроки, як, наприклад, визначення того, яку уставку використовувати для конкретного механізму.

Приберіть прикметники від найменувань завдань. Назви повинні бути ясними і короткими. Наприклад, напишіть: "Послати рахунок клієнта", а НЕ "Послати повний рахунок за всі послуги клієнту, який замовив продукцію".

6. Увімкніть наочні засоби, якщо вони допоможуть полегшити читання процесу. Деякі люди краще сприймають візуальне уявлення матеріалу, ніж читання тексту, особливо якщо це керуючі, керівники або інші люди, у яких може не бути практичного досвіду в процесі, який ви документіруете. Це можуть бути діаграми, фотографії або скріншоти, але нехай вони будуть простими і ясними.

Додатково включайте діаграми і зображення тільки в тому випадку, якщо вони необхідні для розуміння терміна в документі, що описує процес. Наприклад, якщо документ вимагає від читача визначати різницю між двома типами механізмів, надайте чіткі зображення або схеми цих механізмів.

Не вмикайте ілюстрацій або інших зображень, які там просто для розваги.

7. Називайте людей за їхньою посадою, а не по імені. Документ може протриматися довше, ніж індивідуум. Не пишіть: "Відправити протокол зборів Каті". Напишіть: "Відправити протокол зборів голові."Якщо ви вважаєте, що ім`я обов`язково потрібно, щоб читають документ знали, з ким зв`язатися, напишіть як ім`я, так і посаду.

8. Ясно позначте, як процеси пов`язані один з одним. Наприклад, документ для процесу "Організація інформаційного бюлетеня" може закінчуватися приміткою: "Кінцевий результат відправляється на редагування. див. документ під назвою "Редагування бюлетеня". Документ під назвою "Редагування бюлетеня" може починатися приміткою: "Цьому документу передує" Організація інформаційного бюлетеня "і закінчуватися" Тепер це відправляється на публікацію. див. документ під назвою "Публікація бюлетеня".

9. Необхідно створювати доступні документи, які можна редагувати. Зробіть копії, які люди зможуть читати або вивчати. Головний електронний документ повинен бути в форматі, який можна редагувати, щоб при необхідності можна було внести в нього зміни.

PDF-файли не редагуються. Якщо ви використовуєте спеціалізоване програмне забезпечення для створення діаграм, пошукайте там інший унікальний формат файлів для збереження редагованих документів. Іншим людям, ймовірно, доведеться завантажити або купити те саме програмне забезпечення, перш ніж вони зможуть редагувати документ.

Для документів тільки з текстом використовуйте поширені формати файлів, на кшталт .doc, .docx, .txt або .rtf. Якщо ви передбачаєте часті зміни документа, використовуйте онлайн-файлообмінник, як Google Docs, щоб люди завжди бачили найактуальнішу версію.

10. Ретельно позначайте документацію процесу. Записуйте дату створення і дату останнього редагування на видному місці в кожному документі, наприклад, у верхній частині сторінки. Якщо документ можуть редагувати кілька людей, може, варто також вказувати ім`я або ініціали поруч з датою останнього зміни. І нарешті, позначайте назву і ім`я файлу, які чітко дають зрозуміти, який процес в ньому задокументовано.

Метод 2 з 4:

Створення структурної схеми

1. Щоб легко пояснити прості завдання, створіть структурну схему. Вони відмінно підходять для зображення основної інформації просто для читання і наочно. Структурні схеми можна використовувати, щоб допомогти новим працівникам розібратися з простими завданнями під час професійного навчання, або для допомоги співробітнику, який тимчасово виконує завдання через відсутність свого колеги.

2. Організуйте структурну схему зліва направо або зверху вниз. Коли робите таку схему, то намалюйте рамку для кожного завдання процесу і з`єднайте їх стрілками, щоб показати послідовність виконання потрібних завдань. Почніть зліва або зверху сторінки, як би ви це робили, якби писали. Якщо ви розташуєте кроки по порядку, то відразу легше буде зрозуміти, які з них виконувати.

Якщо ви працюєте з мовою, який відрізняється напрямком письма від російського, то використовуйте потрібний напрямок. Наприклад, структурна схема, складена на арабському, йде справа наліво.

Щоб напрямок було зрозумілим, використовуйте стрілки. Чи не малюйте просто лінії між завданнями.

3. Почніть з гуртка з позначенням "початок."Якщо ваша схема досить мала і поміщається в один ряд або колонку, вам може і не знадобитися такий гурток. А в багатьох складних структурних схемах корисно мати такий очевидний гурток "початок".

4. Намалюйте трикутник з назвою першого завдання всередині. Намалюйте стрілку, що вказує від гуртка "початок" до рамки з першим завданням всередині. Наприклад, "приймати замовлення клієнтів."

5. Зобразіть стрілку до наступної задачі або питання. Ця стрілка вказує на наступну рамку з другим завданням. Якщо перед виконанням другого завдання потрібно прийняти рішення або відповісти на питання, напишіть це питання всередині ромба.

Якщо це можливо, використовуйте для ромба інший колір, ніж для рамок.

6. Ідіть від ромбів з рішеннями до завдань, які залежать від відповідей. Наприклад, скажімо, рамка з завданням "Прийміть замовлення клієнта" веде до ромбу з питанням "замовили воду?"Від ромба накресліть дві стрілки. На одній напишіть "так" і з`єднайте з рамкою, позначеної: "дати клієнту воду". На іншій стрілкою напишіть "ні" і ведіть її до рамки, позначеної "передати замовлення кухареві".

Метод 3 з 4:

Складання складної структурної схеми

1. Використовуйте їх для складних процесів, які задіють кілька людей або відділів. Якщо ви документіруете комплексний процес, в якому бере участь кілька людей, команд або відділів, які працюють окремо, розгляньте варіант складання складної структурної схеми. Описаний тут тип структурної схеми називається "схема плавальних доріжок" або "схема Раммлера-Браша". За схемою чітко видно, хто відповідає за кожну задачу, і легше визначити ділянки, де можна поліпшити процес.

Структурна схема повинна описувати, як процес відбувається зараз, а не як він повинен відбуватися.

2. Подумайте над використанням програмного забезпечення. В результаті схема, швидше за все, буде виглядати охайніше і читабельнее, якщо для створення діаграм використано програмне забезпечення. Наявність електронного файлу також спрощує внесення змін, якщо вони знадобляться. Пошукайте в Інтернеті "ПО для картування процесу", але переконайтеся, що ви завантажуєте або купуєте таке, за допомогою якого можна створювати схеми Раммлера-Браша.

3. Акуратно напишіть в стовпчик зліва на сторінці список всіх учасників процесу. Кожен рядок можна позначити відділом, командою або назвою посади індивідуума. Кожен учасник буде відповідати за завдання, розташовані в горизонтальній рядку, яка тягнеться вздовж сторінки. Іноді це називається "плавальної доріжкою" учасника.

Доріжки можуть бути марковані кольором чи ні. Їх завжди потрібно розділяти товстими чорними лініями, щоб схеми було легко читати також і людям, що страждають колірною сліпотою.

Постарайтеся розташувати взаємодіючі групи по сусідству. Тим не менш, це не обов`язково.

4. Почніть з першого завдання. Почніть процес з розміщення першого завдання в рамці в лівій частині сторінки, трохи вправо від учасника, який відповідає за виконання цього завдання. Наприклад, еслінаучно-дослідний відділ починає процес зі створення ідеї продукту, покажіть рамку праворуч від слова "Дослідження" і позначте її Створити ідею продукту.

5. Продовжуйте так, як і зі звичайною структурною схемою, але розміщуйте завдання у напрямку вправо і ставте їх в потрібний рядок. Наприклад, якщо дослідний відділ потім відправляє ідею продукту в відділ по маркетингу для фокус-тестування, накресліть стрілку від Створити ідею продукту до рамки в рядку відділу з маркетингу, вправо від попередньої рамки. Позначте цю рамку Фокус-тестування.

Іноді завдання може повторюватися, наприклад, продукт можуть пізніше повернути для додаткового фокус-тестування. Якщо процес власне повертається до того ж раннього етапу, накресліть стрілку назад до первісної рамці, позначеної Фокус-тестування. Якщо процес все ж відрізняється від початкового (наприклад, це вдосконалений раунд фокус-тестування, який веде до інших місій), створіть нову рамку з іншою назвою, як Вдосконалене фокус-тестування.

6. Навчитеся використовувати ромби і гуртки. У більшості структурних змін використовуються рамки, ромби і гуртки, а ще стрілки між ними. Ви вже стикалися з рамкою, яка позначена назвою завдання. Коли є кілька можливих результатів, використовуйте ромб. Якщо кінцевий результат був досягнутий, використовуйте гуртки. Продовжуючи попередній приклад, намалюйте стрілку від Фокус-тестування до ромба, позначеного продукт схвалений? Накресліть стрілку від ромба, позначаючи її немає, і з`єднайте її з гуртком, позначених завершення процесу. Друга стрілка, позначена да може вести до наступної задачі процесу.

Помістіть ромб в рядку або "плавальної доріжці" учасника, який відповідає за це рішення.

Гурток, позначений завершення процесу повинен бути в своєму рядку, без учасника, який з ним пов`язаний.

У структурній схемі існує ще багато інших спеціальних символів, але вони рідко використовуються і не обов`язково знадобляться вам. Якщо ви думаєте, що ваш документ виграє від трохи більшої різноманітності, без коливань досліджуйте їх самостійно.

7. Будьте послідовні. Використовуйте рамки приблизно однакового розміру і не більше двох-трьох легко помітних кольорів, щоб схему було якомога легше читати. Наприклад, у всіх рамок (завдань) може бути блакитний фон, а все ромби (питання) можуть бути жовтого кольору.

Якщо можливо, зробіть так, щоб лінія відповіді "так" завжди починалася з одного боку рамки (наприклад, справа), а відповіді "ні" - завжди з іншого (наприклад, знизу). Це не завжди легко або можливо досягти, тому не витрачайте на це занадто багато часу.

8. Якщо потрібно, перейдіть на іншу сторінку. Краще використовувати кілька сторінок, ніж робити схему надто нерозбірливою для читання. Використовуйте чітко позначені переходи або стрілки, щоб було зрозуміло, як триває схема. Наприклад, накресліть стрілку, позначену A, провідну за праву сторону сторінки. На наступній сторінці намалюйте стрілку, що виходить з лівої частини сторінки і теж позначену як A.

9. Відредагуйте структурну схему. Пройдіть кожним можливим "шляхом" на схемі і перевірте, щоб ніде не загубився сенс. В ідеалі попросіть когось іншого, знайомого з процесом, переглянути схему, щоб усунути помилки і визначити пропущені кроки. Після того, як ви хоча б раз переглянули документ і виправили помилки, можна відправляти або презентувати його іншим задіяним людям. Проте, редагуйте схему, якщо процес трохи видозмінюється пізніше, відправляючи оновлену версію тим, хто користується документом.

Метод 4 з 4:

Аналіз документа для поліпшення процесу

1. Визначте ділянки, де корисно було б провести контроль якості. Кожен раз, коли процес переходить від однієї людини або команди до іншого, подумайте, може, варто перевірити роботу в ході виконання і визначити, чи можна продовжувати. Чи часто якість виявляється нижче норми після певного кроку, особливо того кроку, який виконує недосвідчений член команди? Який процес виробляє найбільший вплив на якість і може вимагати додаткової уваги?

Якщо ви дійсно вирішите рекомендувати крок перевірки якості в цьому процесі, розробіть чіткі критерії "переходу" до наступного кроку. Не залишайте людей губитися в здогадах з приводу того, які стандарти якості застосовуються.

2. Пошукайте дублюються завдання. Якщо у вашій діаграмі або документі дві ідентичні завдання, подумайте про те, чи доцільно це. Іноді непогано повторити завдання для поліпшення контролю якості (наприклад, два відділи перевіряють продує на різних етапах). Проте, прості завдання, на кшталт вичитки, не повинні зустрічатися більше одного разу за процес. Запропонуйте, щоб один з дубльованих кроків прибрали з процедури процесу.

3. Пошукайте непотрібні руху між відділами. Ваш документ може показати, що особа А і особа В передають відповідальність за процес туди-сюди кілька разів. Чи можливо скоротити кількість непотрібних переходів? Якщо ви можете перебудувати процес, то особа А може виконати кілька завдань за раз, а потім передати роботу особі B.

Поради

Щоб задокументувати процес побільше, складіть кілька структурних схем або діаграм. Спочатку розробіть графічне представлення загальної картини або процесу. Включіть в цю картину менші процеси. Потім створіть інше візуальне уявлення, яке зосереджується на менших процесах. Покажіть завдання, які складають ці менші процеси.