Як написати відгук

Відгук як форма зворотного зв`язку необхідний для того, що допомогти працівникам або учням підвищити результативність. Зворотній зв`язок не тільки важлива сам по собі, але також є вимогою в багатьох компаніях і навчальних закладах. Це особливо актуально, якщо у вас є підлеглі або якщо ви відповідаєте за навчання інших людей. У зв`язку з тим, що все більше людей працює з дому або віддалено, відгуки в форматі електронних листів набули особливого значення. Якщо ви займаєтеся інших працівників, ви можете залишити відгук з оцінкою їх продуктивності. Якщо ви вчитель, вам часто потрібно буде забезпечувати зворотний зв`язок своїм учням.

кроки

Метод 1 з 3:

Напишіть відгук працівникові по електронній пошті

1. Позначте причину свого електронного листа. Її можна вказати в рядку теми або в тексті. Як правильно, краще повідомляти людини в рядку теми, щоб він знав, що очікувати від електронного листа.

Наприклад, вкажіть тему: «Відповідь на пропозицію по проекту - відмінний початок!»

2. Почніть з доброзичливою репліки. Так ви покажете людині, що даєте відгук в доброзичливому, а не в критичному тоні. Це підвищить ймовірність того, що одержувач вважатиме ваші слова конструктивними.

Напишіть що-небудь на зразок: «Сподіваюся, тиждень проходить добре!»

3. Віддайте належне виконану роботу. Швидше за все, одержувач відкликання вже вклав багато сил у проект, який ви оцінюєте. Згадайте про це заздалегідь, щоб він знав, що ви віддаєте належне його зусиллям.

Можна написати щось на зразок: «Спасибі за зусилля, які ви вклали в цю пропозицію. Ви виконали велику роботу ».

4. Для початку залиште позитивний відгук. Якщо в першу чергу ви скажете людині про те, що він робить правильно, це пом`якшить майбутню критику. Будьте чесні, але постарайтеся знайти що-небудь позитивне. Можна зосередитися або на поточному завданні, або на минулих робочих заслуги.

Скажіть: «Це ще одне сильне пропозицію. Ви зібрали приголомшливий набір цілей, і я бачу значний прогрес у вашому поході до роботи ».

5. Сформулюйте негативний відгук у вигляді ради. Навіть якщо ефективніше буде просто скласти список необхідних змін, одержувачу, можливо, буде важче читати його, і він може почати турбуватися. Краще уявіть все в формі змін, які внесли б ви самі.

Можна написати: «Я б поміняв місцями перший і другий розділ, а потім розширив розділ 3, включивши в нього бюджет», - або: «Я б скоротив другий параграф, а потім додав би огляд поточних проектів в кінець розділу».

6. Поясніть свій негативний відгук. Вкажіть людині на спірні місця, при необхідності пояснивши, чому це є проблемою. Якщо критика викликана зміною в очікуваннях або напрямку, повідомте про це, пояснивши, чому відбулася зміна.

Скажіть щось на кшталт: «Ми переходимо до більш докладним пропозицій на рівні всієї компанії, тому кілька розділів необхідно деталізувати. Я позначив, де нам потрібно більше інформації ».

Якщо ваш відгук стосується дій людини, завжди приводите приклади того, що ви маєте на увазі.Наприклад, якщо ви розбираєтеся з непрофесійним зовнішнім виглядом на зустрічах з клієнтами, наведіть приклади того, що було неправильно. Можна сказати: «Минулого разу, коли ми зустрічалися з клієнтом, ви наділи шльопанці, а до цього - футболку. Ця неформальна одяг не відповідає професійному образу нашої компанії ».

7. Уточніть, як саме можна вирішити проблеми. Навряд чи ваш відгук буде корисний, якщо в ньому не будуть вказані варіанти вирішення проблем. Це може бути що завгодно (в залежності від теми): від списку виправлень до загального переліку того, на що слід націлюватися.

Можна навести приклади того, як розібратися з проблемами. Це відмінний варіант, якщо у вас в голові є конкретне рішення. Можна сказати: «Коли будете готувати наступну презентацію, будь ласка, дотримуйтеся нейтральних кольорів і уникайте ефектів переходу. Так як ці збори відвідують клієнти, вам також слід уникати корпоративної лексики ».

В якості альтернативи можна задати питання, які допоможуть людині придумати, як все виправити. Це відмінно підходить для проблем, у яких є кілька прийнятних варіантів вирішення. Наприклад: «Як можна поліпшити роботу з документацією в майбутньому?», - або:« Які зміни ви плануєте внести в наступну презентацію?»

8. Нагадайте людині про будь-яких можливих наслідках. Деякі робочі питання можуть завдати шкоди організації, і співробітникові слід повідомити про це. У більшості випадків наслідки незначні, але іноді через несумлінність співробітника можна втратити клієнтів або надати менш ефективне обслуговування. Залежно від ситуації для працівника теж можуть настати наслідки, якщо він не зміниться. Ласка, повідомте про підлеглого в разі виникнення проблем.

Наприклад, скажіть йому про побоювання, що бізнес може втратити клієнтів через помилки в оформленні документів.

Або повідомте, що його можуть виключити з нового проекту, якщо він не буде прикладати більше зусиль для оформлення документації.

9. Завершіть пропозицією уточнити і пояснити свій відгук. Це спосіб закінчити електронного листа на дружній ноті і дати людині зрозуміти, що ви перебуваєте на його стороні. Крім того, так йому буде комфортніше просити роз`яснення, якщо щось з ваших слів було йому незрозуміло.

Напишіть щось на кшталт: «Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас є які-небудь додаткові питання або вам необхідні уточнення».

Метод 2 з 3:

Напишіть відгук з оцінкою продуктивності

1. Встановіть мета для оцінки продуктивності. Навіщо ви її робите? Знання мети допоможе вам краще сформулювати відгук, а співробітник зрозуміє, що очікувати.

Ви націлені на підвищення результативності співробітника? Ви проводите оцінку у всій компанії, щоб визначити, який вид професійного розвитку принесе більше користі? Ви проводите щоквартальний огляд?
Повідомте співробітнику мета, коли будете надавати йому відгук. Можна сказати: «Компанія планує пропонувати заняття з професійного розвитку на основі потреб співробітників, тому я проводжу оцінку продуктивності кожного працівника».

2. Перегляньте раніше отримана репутація співробітника. Це може бути зворотній зв`язок з минулої перевірки, а також неофіційні відгуки, отримані в період оцінки. Крім того, зверніть увагу, як людина відреагував на минулий відгук. Він використовував його, щоб підвищити свою результативність? Він проігнорував його?

Якщо він відреагував на минулі відгуки, це можна відзначити як плюса в новій оцінці.

Якщо працівник не розібрався з минулим відкликанням, можна обговорити як вихідну проблему, так і брак ініціативи у вирішенні питань зворотного зв`язку.

3. Поясніть позитивні відгуки, привівши конкретні приклади. Завжди краще починати з хороших коментарів. Скажіть співробітнику, що він робив правильно, конкретизувавши всі свої досягнення. Будь чесні, але постарайтеся, щоб позитивних речей було стільки ж, скільки негативних.

Наприклад: «Ви проявили ініціативу, коли зголосилися взяти на себе керівництво проектом, і продемонстрували відмінні лідерські якості, координуючи свою команду, впроваджуючи пропозиції інших людей і делегуючи робочі завдання».

Хваліть поведінку, яке бажаєте побачити і в майбутньому.

4. Надайте конструктивну критику, привівши конкретні приклади. Зосередьте критику на те, що може принести найбільшу користь вашої організації або робочим цілям співробітника. Повідомте, що помітили, що він зазнає труднощів, і поясніть, і чому це є проблемою.

Наведіть конкретні приклади: «У минулих трьох презентаціях ви не враховували бюджетні прогнози, які гальмують проект», - або: «Середня кількість рахунків, отриманих в минулому кварталі, склало шість, але ви забезпечили тільки два. Це вважається низьким рівнем продуктивності ».

5. Встановіть цілі продуктивності на наступний період оцінки. Це допоможе працівникові зрозуміти, на що йому слід орієнтуватися в подальшому, а організація отримає від нього те, що їй потрібно. Це також зробить відгук корисніше, тому що людина буде знати, що йому слід винести з оцінки.

Цілі повинні бути короткими і конкретними. Наприклад: «Від співробітника потрібно в середньому чотири продажу в день», «Співробітник повинен збільшити спілкування з клієнтами» або «Співробітник повинен пройти навчання на тренінгу з лідерства».

Простежте, щоб наступна оцінка працівника була зосереджена на даних цілях продуктивності, так як саме цього він чекає.

6. Запропонуйте можливості професійного розвитку. Засновуйте свої рекомендації на конструктивній критиці, яку ви надали. Залежно від ваших ресурсів це можуть бути семінари, тренінги, навчання на дому або наставництво. Або можна навіть пошукати безкоштовні курси в інтернеті, якщо ресурси обмежені.

Будьте готові змінити ці рекомендації після обговорення відкликання з працівником. Наприклад, він може запросити підвищення кваліфікації, яке ви не розглядали.

Крім того, варто взяти до уваги робочі цілі співробітника. Наприклад, якщо він хоче перейти на керівну посаду, можна вибрати тренінг з лідерства в якості варіанту професійного розвитку. Або, якщо йому цікавий графічний дизайн, можна дозволити йому відвідувати навчальні курси, щоб він міг використовувати ці навички для вашої організації.

7. Завершіть ноткою підбадьорення. Яким би яскравим ні відгук про продуктивність, ніхто не любить, коли йому вказують на недоліки або говорять, що необхідно поліпшити. Підбадьорити співробітника в кінці відкликання, ви залишите його в піднесеному настрої, а не засмученим або знесиленим.

Скажіть що-небудь на зразок: «У минулому кварталі відбулися деякі несподівані труднощі, але ви відмінно впоралися зі своєю роботою. Нам сподобалося те, що ми спостерігали, і ми сподіваємося побачити більше хороших результатів у цьому кварталі ».

8. Заохочуйте відповідь від отримувача. Це може бути усна відповідь після обговорення з ним відкликання або форма зворотного зв`язку для заповнення. Ви отримаєте кращу реакцію, якщо дозволите співробітнику подумати про оцінку продуктивності і скласти зворотний зв`язок без вашої присутності.

Попросіть людини залишити відгук про надану вами оцінці. Наприклад: «Якби ви могли поліпшити одну річ в моїй оцінці, що б це було?», - або:« Чи був відгук ясним і корисним?»

Метод 3 з 3:

Надайте відгук учневі

1. Зберігайте акцент на успішності учня. Мета відкликання - допомогти підопічним в навчанні, тому не корите їх за помилки, а залиште корисні коментарі, які направлять їх до підвищення результативності. Вважайте це інструкцією, а не просто критикою.

Можна давати письмовий відгук на різні навчальні завдання, включаючи письмові роботи, презентації та проекти.

2. Станьте і змісті, і про виконання. Обидва ці елементи важливі, і студенти повинні знати, як поліпшити свої навички в обох областях. Це особливо важливо, якщо учень сильніше в одній області, ніж в інший. Наприклад, у студента можуть бути чудові ідеї і вміння добре їх розвивати, але при цьому погана орфографія, неправильна пунктуація, зайві уривки і неузгоджені пропозиції.

Якщо ви надаєте відгук про усної презентації або проект, обов`язково приділіть увагу кожної частини завдання.

Наприклад, в разі усної презентації слід дати відгук як про її зміст, так і про навички публічних виступів, в той час як у проекті можна оцінити зміст, креативність і виконання.

3. Будьте конкретні як у позитивних, так і в негативних відгуках. Коментарі в стилі «хороша робота», «дуже добре» або «вимагає доопрацювання» не говорять учневі, що йому потрібно виправити або що він робить правильно. Для того, щоб зворотний зв`язок була ефективною, учень повинен знати, що було зроблено як треба, а що ні.

Напишіть що-небудь на зразок: «Теза ясний і добре прописаний, а також відповідає формату, який ми вивчали. З іншого боку, тематичні пропозиції можна було б доопрацювати, тому що вони не пов`язані з тезою ».

Запропонуйте: «Ваші ідеї добре розроблені, але я б порекомендував вам ходити на додаткові заняття, щоб ми могли попрацювати з запитом і складносурядні пропозиціями».

Додайте суміш позитивних коментарів і конструктивної критики.

4. Запропонуйте способи підвищити результативність, замість того щоб виправляти помилки. Можна відзначити деякі помилки, але не потрібно повністю редагувати роботу. Вкажіть проблему, яку ви побачили в завданні (наприклад, використання зайвих ком), а потім порадьте, який навик необхідно поліпшити.

Наприклад: «Ви використовували занадто багато ком в творі. Я пропоную вам перечитати правила постановки ком. Якщо ви прийдете на додаткові заняття, ми зможемо разом розібрати їх на прикладах з вашої роботи ».

5. Встановіть пріоритети для наступного проекту або завдання. Це дасть учневі можливість зосередитися на просуванні вперед. Можна заснувати пріоритети на навчальних цілях або потребах учня (в залежності від його роботи).

Напишіть: «Зараз я хочу, щоб ви зосередилися на використанні активного застави і уникали занадто коротких пропозицій».

6. Обмежте відгук одним розділом або навичкою, якщо у вас є проблема в часі. Зосередьте увагу на поточних завданнях навчання або потребах учня, якого ви оцінюєте. Переконайтеся, що учні знають, що ви оцінюєте тільки окремі частини їх листи, щоб вони не думали, що інші розділи ідеальні.

Можна виділити або відзначити розділ, про який ви надаєте відгук.

Перш ніж повертати учням завдання, повідомте, що ви надали відгук тільки по певній частині.

Можна також дозволити учням вибрати, для якого навику або розділу вони хочуть отримати відгук.

7. Чи не придушуйте учня. Якщо у нього багато помилок, не намагайтеся виправити їх все в одному відкликання, інакше учень може почати турбуватися. Краще почніть з основних виправлень або найпростіших змін.

Наприклад, для початку можна порадити уникати уривчастих пропозицій і шукати в словнику слова, в написанні яких учень не впевнений.

Або можна зосередитися тільки на цілі навчання, до якої відноситься завдання.

8. Мотивуйте учня продовжувати працювати. Закінчите на позитивній ноті, заохочуючи його не здаватися. Можна послатися на інші поліпшення, які ви побачили в його завданні, викликавши у нього бажання прагнути вище.

Напишіть що-небудь на зразок: «У цьому році я помітив значні поліпшення в стилі вашого листа, і я впевнений, що ви отримаєте максимум користі їх моїх пропозицій. З нетерпінням чекаю вашого наступного твори!»