Як написати інформаційний лист: 12 кроків

Інформаційний лист (або лист-подання) найбільш широко використовується в діловій комунікації і служить для встановлення зв`язку, запиту інформації або опису нового продукту або послуги. Як правило, інформаційні листи пишуть людям, з якими особисто не знайомі, тому так складно буває вгадати з тоном і стилем письма. Але ви можете навчитися деяким спрощеним ефективним методам, які допоможуть зробити ваш лист точним, читабельним і ефективним для виконання вашої мети.

кроки

Частина 1 з 3:

Пишемо вступну частину

1. Якщо це можливо, адресуйте свій лист конкретній людині. Інформаційні листи повинні по можливості адресуватися тій людині, яка буде їх читати. Якщо ви надсилаєте лист на загальну адресу або в компанію, куди хочете влаштуватися на роботу, і ви не впевнені, до кого воно потрапить, то прийнятно написати "Усім зацікавленим особам" або адресувати пісьмоспеціалісту по комплектації штату або іншій відповідальній за це співробітнику.

Почніть свій лист з вказівки своєї посади, вченого звання або ролі і пояснення причини, по якій ви пишете. Зазвичай в листі не вказують своє ім`я, так як воно буде позначено нижче, в якості підпису.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 2

2. Чітко вкажіть свою мету. Як можна раніше в листі-поданні слід висловити причину, по якій ви пишете. Чого ви хочете? Навіщо ви пишете? Якщо такі питання хоча б приходять в голову роботодавцю або компанії, зростає ймовірність, що ваш лист закінчить свій шлях в сміттєвому кошику, а не принесе вам очікуване співбесіду.

Переходьте до самої суті: "Сьогодні я пишу вам, щоб довідатися про вакансії фінансового контролера" або "Я пишу, щоб розкрити характеристики нового продукту, нещодавно презентованого нашою компанією" - ось ідеально ефективні приклади постановки питання, які слід використовувати в найперших пропозиціях листи.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 3

3. Встановіть відповідний тон і стиль для письма. При написанні інформаційного листа добре буде використовувати послідовний і компетентний стиль, який не надто відхиляється в сторону фамільярності і не зводиться до скутому або технічного звучанням. Тон інформаційного листа повинен бути професійним, але не занадто холодним або роботизованим. Важливо зберегти в листі елемент людського тепла, при цьому дотримуючись в іншому професійного змісту.

Одна з поширених помилок, яку здійснюють недосвідчені в цьому автори, - це будь-яку ціну уникати скорочень - до такої міри, що лист нагадує скоріше переклад, а не оригінальний лист. Використовуйте скорочення, щоб лист виглядало в формі бесіди, але професійної. Нехай ваш лист вас представляє.

Не намагайтеся продемонструвати свій розум, замінюючи звичайні слова книжковими і енциклопедичними. Це не магістерська робота, а інформаційний лист. Використовуйте доречні слова і чітко висловлюйте свою думку.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 4

4. Встановіть особистий зв`язок. Поясніть, як ви дізналися про цю вакансію, можливості або компанії, до якої ви пишете, і обрисуйте вашу з нею зв`язок. Після прочитання інформаційного листа у роботодавця або працівника відділу кадрів має з`явитися чітке відчуття того, хто ви, чому ви хочете цю роботу і добре ви підійдете на цю посаду. Якщо встановлена зв`язок досить сильна, вам запропонують піти на співбесіду і нададуть шанс отримати роботу.

Якщо у вас є будь-який зв`язок з будь-яким із співробітників цієї компанії або вам порекомендували подати заяву на роботу, або якщо ви знайомі з людиною, який раніше отримав грант від вашого установи за свою роботу, краще згадати про це на самому початку свого листа. Це може підстьобнути пам`ять вашого адресата ("О, ось про кого мені говорив Іван!"), Або стане шансом запам`ятатися, виділитися серед інших.

Частина 2 з 3:

Пишемо основну частину листа

1. Зв`яжіть свою кваліфікацію з обраної посадою. Якщо ви намагаєтеся прояснити свою кваліфікацію, компетентність і способностьсправляться з роботою або проектами, важливо чітко позначити цей зв`язок кількома реченнями і пояснити, яким чином ваш досвід у виконанні інших речей пов`язаний зі здатністю виконувати саме це - будь це нова посада, переклад по службі або зовсім нова для вас робота.

Обрисуйте певний досвід, який у вас був в сфері або галузі, куди ви намагаєтеся потрапити завдяки свого листа. Якщо ви запланували свій інформаційний лист як вищевказане, воно повинно зосереджуватися на певного роду професійній сфері або галузі. Корисно буде включити в перелік конкретні вміння і навички, щоб лист принесло результат.
Бажання отримати роботу - це не те ж саме, що володіння необхідними якостями для її виконання. Якщо у вступній частині ви підкреслите, що зацікавлені в співбесіді на дану посаду, тому що ви відмінно для неї підходите, вам не потрібно п`ятдесят разів повторювати одне і те ж. Слова, що ви "правда-правда потребуєте в цій роботі" не роблять з вас більш привабливого кандидата.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 6

2. Будьте якомога конкретніші. Встановіть час, коли ви можете зустрітися особисто, або поясніть, що саме, за вашим очікуванням, має відбутися в якості відповіді на ваш лист. Якщо ви хочете обговорити вашу кваліфікацію на співбесіді, то так і напишіть. Якщо ви хочете приступити до роботи прямо зараз, не соромтеся про це сказати. Дізнайтеся все, що можете, про процес прийому на роботу йди процесі подачі заяви, а потім запитайте про наступний крок в цьому процесі.

Зосередьте інформаційний лист на роботі конкретного рівня. Вам не обов`язково прямо згадувати тип завдання або посаду, але не забувайте, до якого результату ви прагнете, щоб лист відповідало меті.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 7

3. Не вмикайте в лист ту інформацію, яку ви вже вказали в своєму резюме. Перерахування своїх наукових ступенів, нагород і хвастощі зв`язками - не найкраща ідея для інформаційного листа. Повторення інформації, яку можна швидко переглянути в вашому резюме, - це зайва трата простору і букв. Ви не намагаєтеся написати про те, що можна дізнатися швидше і легше в іншому місці. Ви пишіть, щоб подорожче себе "продати" і зробити перший крок у розвитку ділових відносин.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 8

4. Напишіть, щоб вас запросили на співбесіду. Малоймовірно, що ви коли-небудь отримаєте роботу або нагороду, яку хочете, тільки завдяки силі листи. Написання листа допоможе вам зробити перший крок в ділових відносинах, дає шанс довести свою здатність бути тією людиною, яку шукає роботодавець або той, хто читає ваш лист. З цієї причини краще всього перейти до самої суті, підкреслити свою кваліфікацію і зв`язок з посадою і спробувати просунутися до наступної стадії процесу, будь це співбесіду або якийсь інший крок з прийому на роботу.

Ще раз повторіть найважливішу інформацію в ув`язненні. Прямо перед тим, як завершити лист доречним прощанням, непогана ідея - коротко повторити те, чого вам хочеться, прямим текстом.

Частина 3 з 3:

Перевірте і відшліфуйте лист

1. Перевірте і віднімайте свій лист. Після написання чернетки абсолютно необхідно ще раз пройтися по тексту листа і привести його в порядок на рівні пропозицій і крім них. Всі автори знають, що твір не вважається закінченим, поки воно не перевірено. Як тільки ви написали лист, найважча частина позаду, але вам все ще потрібно залишити достатньо часу на те, щоб привести його в порядок.

Перевірка - це більш ніж усунення помилок і помилок у правописі. Подивіться на свій лист свіжим поглядом і перевірте, щоб всі іменники і дієслова були узгоджені, щоб ви правильно донесли думку, і щоб ваш лист досяг тієї мети, яку ви собі поставили.
Як тільки ви задоволені якістю і успішністю свого листа, можете починати вичитку і пошук "запізнілих тривог" -річ, які ви могли зіпсувати в останню хвилину, серед яких виправлення помилок, помилок у правописі і форматування ваше листи.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 10

2. Нехай лист буде простим і стислим. Інформаційні листи, в загальному, не повинні бути довшими одного боку аркуша паперу, або перевищувати 300-400 слів. Незалежно від причин, ймовірно, що ви пишете того, кому доводиться працювати з горою паперів в цей день, і йому навряд чи захочеться ретельно перевіряти ваше особливо довге і підкреслено роздуте лист-подання. Прикро, якщо вся ваша важка робота виявиться в смітті, тому важливо не перевищувати обсяг. У своєму листі зосередьтеся тільки на найважливішій інформації.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 11

3. Надайте листа правильний формат. Листи необхідно правильно розміщувати на сторінці, щоб було видно окрему вступну частину, параграфи основної частини і лаконічне висновок. Якщо ваш лист буде виглядати як один нерівний параграф без контактної інформації та привітання, ви не отримаєте ні роботи, на запрошення на співбесіду.

Прикладіть резюме, якщо це доречно, слідом за інформаційним листом. Інформаційний лист має бути першим в любомкомплекте із заявою.

Включіть в нього актуальну контактну інформацію. Останній раз редагуючи лист, не забудьте вписати всю важливу контактну інформацію, зазвичай вона вказується у верхньому правому куті "шапки". Вкажіть адресу своєї електронної пошти, номер телефону та іншу основну контактну інформацію.

Зображення з назвою Write an Introductory Letter Step 12

4. Подумайте над тим, щоб додати постскриптум. Деякі викладачі та експерти з бізнес-коммунікаціірекомендуют додавати найважливішу і термінову інформацію в постскриптум (P.S.) До листа. Причиною того, що це часто спрацьовує, можна вважати той факт, що багато людей обробляють інформацію у формі листа. Чим поміщати важливі відомості в ув`язненні, постскриптум P.S. може бути більш ефективним. Хоча деяким він може здатися відступаючим від форми, але постскриптум зазвичай стає ефективним способом виділити важливу інформацію і зробити так, щоб ваш лист відрізнялося від інших.