Як створити офісну систему обліку і зберігання документів

Для правильної організації роботи в офісі дуже важливо мати ефективну систему обліку і зберігання документів. Незалежно від кількості людей, що мають доступ до документів, система повинна бути організована таким чином, щоб кожен міг знайти необхідний документ. Якщо система обліку і зберігання документів буде складною у використанні, то ви почнете залишати всі документи під рукою в страху втратити їх в картотеці, в результаті чого ваш стіл буде завалений стосами паперів.

кроки

1. Виберіть систему зберігання документів. Який би вона не була, перш за все, вона повинна бути логічною, щоб ви знали точне місцезнаходження кожного документа. Можливі варіанти вирішення:

алфавітна. Така система підійде найкраще, якщо більша частина ваших документів містить імена клієнтів, пацієнтів або замовників.
Тематика або категорії: Більшість систем організовані по жанрам чи категоріям, вони відмінно працюють при правильній організації, але сильно збивають з пантелику при неправильній.
Номерна / хронологічна. Така система найкраще підходить для пронумерованих або датованих документів на кшталт замовлень на покупку або рецептів.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 2

2. Використовуйте в картотечних ящиках підвісні папки. Підвісні папки є незнімними, вони виступають в ролі власників для конвертів, які ви будете діставати з ящиків.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 3

3. Розсортуйте документи в стопки за категоріями. Якщо висота стопки перевищує 5 см, розділіть її на підкатегорії. Якщо стопка занадто низька, об`єднайте її з іншого стопкою і перейменуйте. Назви стопок повинні дозволяти з легкістю визначати, в яку з них треба відправити конкретний документ.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 4

4. Укладайте кожну стопку в паперовий конверт і давайте чітке позначення. Найкраще використовувати папки з вкладками по центру, а не в шаховому порядку, щоб ваші документи мали більш охайний вигляд.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 5

5. Складайте конверти в підвісні папки. Для більшості документів підійдуть звичайні підвісні папки, але для товстих або розділених на підкатегорії документів використовуйте папки з плоским дном. Ви можете розташовувати папки в будь-якому порядку, але зазвичай для цього використовують алфавітну систему.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 6

6. Позначте підвісні папки тими ж іменами, що і конверти. Розмістіть всі пластикові вкладки в лівій частині папки, якщо ви не використовуєте вертикальну картотеку. В останньому випадку, коли папки розташовані зліва направо в відкритому ящику, а не від лицьової сторони до задньої стінки, розміщуйте вкладки праворуч.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 7

7. Запасні папки і конверти слід скласти біля картотеки, щоб ви завжди могли швидко додати папку, коли у вас в руках опиниться документ, який не належить до вже існуючих папок. Не використовуйте занадто товсті або тонкі папки. При перегрупування документів не забувайте змінити назви папок.

Зображення з назвою Establish an Office Filing System Step 8

8. В кінці року витягніть все папки, позначте нові паперові папки тими ж назвами категорій і помістіть їх в шафи. Пройдіться по старим папок, щоб перенести частину потрібних документів в поточних місцях збереження, а решта відправте в архів.

Поради

Ви можете захотіти позначити папки колірним кодуванням, надрукувавши на комп`ютері кольорові бирки, щоб картотека виглядала більш ефектно. Але коли вам потрібно буде внести зміни, наприклад, додати одну папку, ви можете почати турбуватися, коли виявите, що у вас закінчилися папки відповідного кольору і доведеться підписати папку вручну. Простота найнадійніше.

попередження

Ніколи не створюйте стопку під назвою «Різне», інакше ви так ніколи і не розподіліть ці документи за категоріями.
Організувавши систему зберігання документів, стежте за порядком в картотеці. Кожен день викроюйте час на те, щоб розсортувати і прибрати документи з вашого столу. Не піддавайтеся спокусі поставити зверху картотеки глибоку кошик для документів, інакше ви наповніть її і у вас вийде склад невпорядкованих документів.