Як сортувати документи в алфавітному порядку

Навести порядок в роздрукованих документах - як по роботі, так і особистих цілях - можна без особливих клопотів, якщо впорядкувати їх за алфавітом. Така організація документів дозволить і вам, і будь-якій людині швидко знайти потрібні відомості, а також забезпечить захист документів. Втім, не все так просто, і в справі сортування документів за алфавітом є кілька тонкощів, про які ми вам зараз і розповімо.

кроки

Метод 1 з 2:

Сортування за алфавітом

1. Розкладіть документи за алфавітом, виходячи з їх назви. Використовуйте для цього так званий алфавітний покажчик.

2. Покладіть документи в ту чи іншу буквенную папку, виходячи з того, з якої літери вони починаються. Впорядковувати документи, які починаються з однієї і тієї ж букви, треба по другій букві назви. Якщо ж і друга буква збігається - то по третій. Або по четвертій. Або по п`ятій. Відхилень від цього алгоритму тут немає і бути не може, але це воздасться вам сторицею - ця сортування зітре все білі плями в документації.

3. Опишіть, яким чином ви сортували документи. Вам потрібно, щоб кожен, хто має доступ до впорядкованим вами документів, знав, за яким принципом вони розкладені.

4. Покладіть документи в ящик або туди, де вони повинні зберігатися, не порушуючи порядку. Додаючи до документів щось нове, не забувайте про алфавіт!

Метод 2 з 2:

Індексація документів

1. Скористайтеся ярликами з буквами алфавіту. Індексація (простіше кажучи - підписування) документів є основою основ в справі упорядкування документів. Саме на цьому етапі документи будуть переноситися в відповідні розділи та секції вашого каталогу. Власне, назви розділів служать для опису їх вмісту, і тоді назва розділу стає і назвою документа. Упорядкуйте розділи за алфавітом, скориставшись наведеними нижче порадами.

2. Власні імена можна проіндексувати в наступному порядку: прізвище, потім ім`я, потім по батькові або друге ім`я. Пунктуацію можна ігнорувати.

Якщо використовуються префікси, то з`єднайте префікс з тією частиною імені, яку він випереджає, і поставте її на перше місце. Знаки пунктуації не потрібні.

Дефіси можна ігнорувати, а частини імені до і після дефіса ставте на перше місце.

Абревіатури і однобуквені слова індексуються як є. Ініціали дробляться на окремі частини.

Посади і іменні суфікси вказуються в останню чергу, при цьому спершу вказується посада, потім суфікс.

3. Документи, які стосуються організаціям, можна впорядкувати за назвою оних підприємств. В даному випадку кожне слово назви організації вважається окремим елементом. Облік йде в тому ж порядку, в якому представлені в назві слова.

Абревіатури і однобуквені слова індексуються як є. Букви при цьому слід розділяти пробілами і вважати окремими один від одного елементами.

Знаки пунктуації в даному трапляється опускаються, слова до і після пунктуаційних знаків вказуються в першому елементі.

Цифри і номера записуються в буквеному форматі і індексуються так, як індексувалися б, якби вони були спочатку словами. Знаки пунктуації знову ж опускаються. Документи, назва яких починається з римських цифр, розташовуються раніше аналогічних, чия назва починається з арабських цифр, при цьому цифри вказуються від меншої до більшої. Тільки після цього можна розташовувати документи, що починаються зі слів.

Всі символи записуються словами, всі цифри, безпосередньо пов`язані з символом, слід вказувати в першому елементі.

4. Назви урядових організацій індексуються з зазначенням на першому місці країни і регіону юрисдикції тієї чи іншої організації. Назва організації вказуються в наступному елементі, а слова "управління", "бюро", "представницький" і аналогічні вказуються в самому кінці.

5. У тому випадку, якщо імена однакові, скористайтесь адресою каталогізації документів. Використовуйте наступний порядок: назва> регіон> місто> назва вулиці> номер будинку.

Поради

Завжди кладіть документи назад туди ж, звідки ви їх брали.
При індексації важливо в першу чергу слідувати стандартним правилам, тільки потім - корпоративним.
Розробіть систему для вказівки, коли і ким був отриманий документ.

попередження

Чим більше людей має доступ до каталогу документів, тим більше там буде безладу.