Як навести порядок в шафі для зберігання документів (картотеку)

Дотримуючись кілька простих правил, ви можете створити і впорядкувати цілу шафу для зберігання документів або ціле приміщення таких шаф.

кроки

1. підготуєте документи. Переконайтеся, що всі вони промарковані по однаковій формі, наприклад, на підставі назв компаній або на підставі ПІБ людей.

Зображення з назвою Organize a Filing Cabinet Step 2

2. Упорядкуйте свої документи (папки з документами) в алфавітному порядку, починаючи з ближніх і закінчуючи далекими документами в ящику, починаючи зверху і рухаючись до низу шафи, а також зліва направо в системі зберігання документів в цілому (якщо вона складається з декількох шаф).

Зображення з назвою Organize a Filing Cabinet Step 3

3. Залишайте місце для майбутніх документів (або папок з документами). Якщо у вас є достатня кількість документів для того, щоб заповнити 50% шафи, який складається з 4-х висувних ящиків, то контейнер не заповнюється повністю перші 2 ящіка- краще заповніть всі 4 ящики наполовину. Нові документи або папки не обов`язково завжди будуть додаватися в кінець, вони будуть додаватися в алфавітному порядку.

Зображення з назвою Organize a Filing Cabinet Step 4

4. Своєчасно повертайте документи на місце. Час від часу вам доведеться діставати документи, але стежте за тим, що, коли ви закінчите роботу з ними, то повернете їх на місце в короткий термін. Якщо ви допустите їх накопичення поза впорядкованої системи, то пізніше ви не зможете швидко їх знайти.

Поради

При маркуванні документів або папок з документами, розміщуйте ярлики або мітки в різних частинах різних документів, так що б вони не перекривалися і не закривали один одного.
Також корисно зберігати впорядкованість всередині будь-якої конкретної папки з документами (для цього традиційно використовується хронологічний порядок), таким чином, коли ви знайдете папку, то зможете також швидко знайти щось і в ній.
Для підтримання належного порядку в картотеці, розміщуйте назви, що складаються із заголовних букв перед назвами, які складаються з цілих слів, таким чином, щоб "АЦЦ Інк." передувала "Абагава До."
Коли ви заводите для людини індивідуальну папку, то дотримуйтесь наступної форми "спочатку Прізвище, потім Ім`я" для того, щоб забезпечити належний алфавітний порядок.

попередження

Відкривайте одночасно тільки один ящик шафи для того, щоб він залишався в стійкому положенні. Відкриваючи більше одного ящика за раз, ви можете нахилити шафа (і перевернути його на себе).
Так як в шафах повно паперу (яка легко запалюється), то ви можете задуматися над необхідністю установки неподалік засобів пожежної безпеки.
Постарайтеся не порізатися папером.