Як організувати систему зберігання документів: 5 кроків

Існує кілька способів створення картотеки. Вибір залежить від ваших потреб і віддається перевага методу пошуку.

кроки

1. Розгляньте переваги алфавітній системи зберігання. Алфавітна система відмінно працює, якщо ви сортуєте імена людей, авторів, назви фільмів і книг і т.д. Якщо ви використовуєте прості для пошуку імена документів, алфавітна система буде для вас, мабуть, найбільш зручною і простий у використанні.

Зображення з назвою Arrange a Paper Filing System Step 2

2. Використовуйте поділ за темами. Якщо ви вчитеся або працюєте з певним набором предметів, поділ за темами може бути вельми зручно для пошуку інформації. Наприклад, якщо ви вивчаєте право, ваші документи можуть бути розділені за назвами предметів: конституційної право, адміністративне право, міжнародне право і т.д.

Зображення з назвою Arrange a Paper Filing System Step 3

3. Розділіть предмети по частоті використання. Це добре працює з паперами, які ви використовуєте постійно. Ця система добре працює в поєднанні з іншого, наприклад, алфавітній. Розміщуйте найбільш часто використовувану інформацію компактно в тому місці, звідки її буде просто і швидко дістати, наприклад, в передній частині ящика для паперів.

Зображення з назвою Arrange a Paper Filing System Step 4

4. Спробуйте числову систему. Така система добре підходить для роботи з числами або датами. Наприклад, якщо ви працюєте з рахунками, чеками, подіями, числова система допоможе отримувати інформацію дуже швидко. В рамках неї можна робити окреме поділ по місяцях і роках. Для людей, що використовують числа в якості способу ідентифікації документа, наприклад, працюють з медичними паперами, правовими документами, судовими протоколами і т.д. числова система буде дуже практичним методом пошуку інформації в картотеці.

Зображення з назвою Arrange a Paper Filing System Step 5

5. використовуйте кольори. Такий креативний підхід буде корисний людям з хорошою візуальної пам`яттю. Використання колірного коду може допомогти при створенні перехресних посилань на різні проекти.

Поради

Дані принципи корисні в тому числі і для комп`ютерних систем зберігання даних.
Використовуйте покажчики для даних, розташованих не за алфавітом. Покажчики повинні бути організовані в алфавітному порядку, щоб дані можна було швидко знайти. Покажчик варто поміщати в передній частині сховища документів.
Почніть з перебирання і сортування ваших паперів, в процесі чого слід відзначати паперу для подальшої категоризації.
Також слід мати окреме місце для документів, які не входять ні в одну з наявних категорій.

Що вам знадобиться

картотечні таблиці
Папки для документів
Ящики для зберігання папок