Як добре організувати час

Всі ми чули скарги, що в добі не вистачає годин, щоб закінчити всі справи. Кілька основних організаційних навичок і навичок тайм-менеджменту допоможуть вам максимально корисно розпоряджатися наявним у вас часом. Дізнайтеся, як з розумом розпланувати свій день, щоб виконати більше справ за той час, що у вас є.

кроки

Метод 1 з 3:

Визначте, як ви витрачаєте свій час

1. Поспостерігайте за своєю повсякденною діяльністю. Відстежуйте те, що ви робите на регулярній основі, і відзначайте, скільки часу ви на це витрачаєте. Можливо, ви здивуєтеся від того, скільки часу ви насправді витрачаєте даремно протягом дня в порівнянні з фактичним обсягом роботи, яку ви виконуєте.

Приймайте до уваги і повсякденні завдання, такі як приготування сніданку, наведення порядку в будинку, похід в душ та інше.

2. Запишіть всі свої дії в зошит. Після того як ви з`ясуєте, що ви робите кожен день і скільки часу ви витрачаєте на це, запишіть дані в зошит. Інформація, розміщена в одному місці і на одній сторінці, дозволить вам ідентифікувати патерни (закономірності) поведінки, а також області, де ви витрачаєте час даремно.

Зробіть записи чіткими і вичерпними. Чи не об`єднуйте окремі події в одну запис, не випускайте з уваги другорядні завдання і не забудьте вказати точні відрізки часу, на які розбивається ваш день.

Може бути корисно розділити певні види діяльності на категорії. Наприклад, запишіть справи по дому синім кольором, роботу - червоним, а дозвілля - чорним. Це допоможе вам візуалізувати, як витрачаєте свій час.

Insert a Tampon for the First Time Step 14

3. Оцініть, як ви витрачаєте свій час. Час в день витрачений на неробство? Два на те, щоб вирішити, де поїсти? Вісім годин на серфінг в інтернеті? Пошукайте закономірності в своєму времяпрепровождении і визначте, які заняття дійсно необхідні, а які - ні.

Ви витрачаєте час даремно, тому що вам не вистачає самодисципліни? Ви занадто часто відкладаєте справи на потім? Ви берете на себе занадто багато відповідальності? Задайте собі всі ці питання, коли будете оцінювати, як ви проводите свій час.

Можливо, ви виявите, що відволікаєтеся протягом дня на безглузді речі. Наприклад, явно нерозумно працювати півгодини, потім 10 хвилин вирішувати всякі дрібниці, просто щоб потім повернутися до роботи ще на півгодини. Ви будете більш зосереджені і продуктивні, якщо попрацюєте протягом години і розберетеся з дрібницями пізніше.

Найкраще ділити завдання на відрізки. Відповідно до цього методу, важливо присвячувати певну кількість часу одному завданню і не відволікатися.

4. Внесіть коригування. Тепер, коли ви точно знаєте, куди і на що витрачається ваш час, почніть активно вносити правки в свій розклад. Обов`язково виділіть області, які не можуть або не повинні бути урізані просто через проблеми з часом. Одне те, що завдання забирає багато часу, не означає, що цей час витрачається даремно.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Alyssa Chang

Особистісний тренерАлісса Чан - коуч по харчуванню і тренер з області затоки Сан-Франциско. Використовує свої великі пізнання в нейрології, щоб допомогти клієнтам поліпшити зв`язки між мозком і тілом для зцілення, досягнення цілей і безболісного руху. Отримала ступінь бакалавра по кінезіології і з фізичної культури, харчування та здоров`ю в Університеті штату Каліфорнія в Іст-Бей. Має сертифікацію Precision Nutrition, Z-health Performance, а також сертифікована Національною радою з силових тренувань і фітнесу.

Alyssa Chang
особистісний тренер

Пам`ятайте, що цілком нормально виділяти в розкладі час на відпочинок. Іноді ми задаємо собі дійсно високу планку, тому в періоди відпочинку може виникати відчуття непродуктивності або думки про те, що варто було б виконати більше справ. Подумайте, що для вас значить ефективність, щоб не прагнути до продуктивності 24/7.

5. Якщо ви дві години на день розсилаєте робочі електронні листи, то навряд чи вам вдасться скоротити кількість часу, що витрачається на цю діяльність. Проте, якщо між справою ви відправляєте чотири або п`ять особистих листів, то ви напевне можете скоротити кількість часу, який присвячуєте електронній пошті.

6. Змініть свої звички і підвалини. Якою б не була ваша проблема з керуванням часом, завжди є рішення. Після того як ви визначите, на що ви витрачаєте час даремно або як ви повинні витрачати його з розумом, вам потрібно буде докласти чітко скоординовані зусилля, щоб змінити свої звички управління часом.

Якщо ви витрачаєте занадто багато часу на прибирання в будинку або на приготування їжі, подумайте про те, щоб найняти прибиральницю або кухаря. Для деяких людей час цінніше, ніж гроші.

Можливо, ви витрачаєте пристойний відрізок дня, безцільно гортаючи сторінки в інтернеті. Можна обмежити себе доступ до певних інтернет-сайтів або облікових записів соціальних мереж, коли ви повинні працювати над чимось іншим.

Метод 2 з 3:

Уникайте відволікаючих чинників

1. Визначте відволікаючі фактори. Постійно відволікатися - це найбільша загроза при спробі з розумом витрачати час. Вам потрібно з`ясувати, які види діяльності або які люди, як правило, «з`їдають» ваш час даремно. Будь то один, який просто не замовкає або хибне задоволення, яке відволікає вас від роботи, можна знайти способи уникнути цих втрат часу.

Якщо ви витрачаєте більшу частину часу на те, що не приносить вам бажаних результатів, швидше за все, це просто відволікаючий фактор, якого слід уникати.
Якщо ви працюєте в офісі, швидше за все, ви помітите, що багато хто з ваших колег відволікають вас. Уникайте світських бесід або марною балаканини, коли перебуваєте на роботі. Однак майте на увазі, що ваша поведінка в офісі так само важливо для вашого кар`єрного росту, як і навички тайм-менеджменту, тому не ведіть себе грубо.

2. Уникайте довгих телефонних розмов. Якщо ви виявите, що витрачаєте багато часу на довгі телефонні розмови, вам потрібно змінити свої звички. Найчастіше при особистих зустрічах можна домогтися більшого, ніж при телефонній розмові, тому перестаньте займати лінію.

Багато телефонні обговорення, особливо на початку або в кінці розмови, включають в себе зайві і непотрібні розмови. Майте на увазі, що під час розмови по телефону люди, як правило, втрачають концентрацію і їх розум починає блукати. Особисті зустрічі більше зобов`язують займатися виключно робочими питаннями. Це відбувається тому, що при особистій зустрічі жодна зі сторін не оточена відволікаючими факторами.

3. Не проводьте в інтернеті дуже багато часу. Багато людей використовують інтернет як важливий інструмент для виконання завдань, які їм необхідно зробити. Однак точно так же багато людей закінчують тим, що переходять до читання непотрібних новинних статей і спортивних результатів або проглядання фотографій знаменитостей, кошенят або цуценят. Не втрачайте концентрацію, проводячи час в інтернеті. Є програми, які можуть блокувати певні програми, веб-сайти і домени, щоб скоротити кількість відволікаючих чинників, пов`язаних з інтернетом.

Не заходьте в VK, Twitter та інші соціальні мережі, коли вам потрібно зосередитися на чомусь іншому.

Пошук інформації по різним темам теж є небезпечним марнотратством часу. Навіть якщо ви подумаєте, що просто збираєтеся швидко подивитися одну річ, не встигнете й оком моргнути, як уже пролетить три години.

4. Використовуйте табличку «Не турбувати». Швидше за все, вам знайома табличка, яку вішають на двері готельного номера. Вона може бути однаково ефективна і в офісі, і на робочому місці. Щоб обзавестися такою табличкою, візьміть її в готелі, де зупинитеся в наступний раз, або роздрукуйте власний варіант і при необхідності кріпите його до дверей свого робочого місця. Це захистить вас від світських бесід, які відволікають від роботи.

Якщо ви працюєте з дому, дуже важливо мати власний робочий простір. Не користуйтеся в місцях загального користування, так як телевізор, телефон або видеоприставки можуть легко відволікати від роботи.

Be a Successful Freelance Writer When You Have Children Step 13

5. Виділіть час для періодів, коли ви будете неминуче відволікатися. Часом їх просто неможливо уникнути. Можливо, ваш начальник - любитель поговорити про те про се, або у вас є літній член сім`ї, який постійно потребує допомоги з простими завданнями. Якими б не були неминучі відволікаючі фактори, якщо ви передбачте їх заздалегідь, вони не заберуть важливий час у інших проектів і занять, які необхідно виконати.

Метод 3 з 3:

Ефективно використовуйте свій час

1. все записуйте. Не покладайтеся на свою пам`ять, щоб впоратися з необхідними завданнями. Запишіть все, що вам потрібно зробити, в одному місці і приготуйтеся часто посилатися на цей список, щоб досягти всіх своїх цілей.

Навіть якщо завдання здається незначною або побутової, запишіть її. Ваш щоденник повинен бути заповнений короткими нотатками, такими як: «подзвонити Сергію», «подивитися показники рентабельності» або «відправити електронний лист начальнику».
Обов`язково завжди носите з собою блокнот і записуєте завдання по мірі їх виникнення. Навіть якщо ви подумаєте, що запишете їх пізніше, можливо, ви забудете зробити це.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Alyssa Chang

Alyssa Chang
особистісний тренер

Наш фахівець згоден: «Найчастіше фіксування завдання в планувальнику допомагає підвищити ефективність праці. Може бути дуже корисно «дістати» справи з голови і подивитися на них на аркуші паперу, щоб розробити стратегію дня. Крім того, викреслюйте зі списку виконані пункти, щоб відстежувати обсяг виконаної роботи ».

Create a Weight Loss Plan That Works for You Step 5

2. використовуйте календар. Щоб ефективно організувати час, досить просто додати календар на кожен день або планувальник до свого набору організаційних інструментів. Записуйте кожен новий дедлайн (крайній термін), завдання або зустріч, які будуть додаватися у ваш розклад. Виділяйте час щоранку, щоб переглядати календар на день і знати, що вас чекає.

3. Не робіть подвійних обіцянок. При організації свого розкладу не надто завантажуйте себе і не розриватися між великою кількістю проектів або подій одночасно. Перевірте свій календар, перш ніж погоджуватися на що-небудь, щоб переконатися, що необхідний час вільно. Так у вас все буде розкладено по поличках, і ви не будете відставати від регулярного графіка.

Fall Asleep when You Have Things on Your Mind Step 13

4. Позбавтеся від відволікаючих чинників. Організовуйте свій час продуктивно, видаляючи елементи, які можуть відволікати вас або змушувати збиватися з дороги і відставати від графіка. Не навчайтесь і не звіряйте рахунки в приміщенні з телевізором або відеоприставку, щоб зосередитися на завданнях, які потрібно зробити в першу чергу, і прибережіть забави на потім.

Host a Sleepover when You Know That You Wet the Bed Step 2

5. Розставте пріоритети в своїх завданнях. Керуйте своїм часом з розумом, плануючи спочатку виконати найважливіші або термінові завдання. Виділіть їх в розкладі особливим кольоровим маркером або невеликий наклейкою. Спочатку сплануйте ці першочергові завдання, щоб дати собі досить часу для їх виконання, а потім розподіліть навколо них менш термінові завдання.

Будьте готові час від часу міняти свої пріоритети. Іноді справи спливають в останню хвилину і вимагають негайної уваги. Вам доведеться переривати свої заняття і періодично переключати енергію і час на такі термінові завдання. Головне переконайтеся, щоб це не відбувалося занадто часто.

Якщо ви помітите, що постійно міняєте пріоритети протягом дня, значить, щось йде не так. Звичайно, можна очікувати незначних коректувань в розкладі, однак необхідність постійно перебудовуватися, ймовірно, означає, що ви неправильно розставили пріоритети в першу чергу.

6. Будьте реалістом. Виділяйте собі реалістичне кількість часу для виконання кожного завдання. Якщо ви вважаєте, що на виконання завдання піде півгодини-годину, дайте собі повну годину. Реальний погляд на те, скільки часу займе що-небудь, вбереже вас від перевтоми або відставання від графіка.

Завжди краще перестрахуватися і дати собі більше часу, ніж потрібно. Якщо ви закінчите завдання раніше, ви зможете перейти до наступної, що в результаті ніяк не позначиться на вашій продуктивності.

7. Заплануйте базові завдання. Не забудьте включити в розклад час для повсякденних справ, таких як харчування і похід в душ. Це може здатися чимось само собою зрозумілим, однак важливо включити ці справи до свого плану поряд з іншими пунктами, щоб не упустити їх і щоб через них не відстати від графіка.

8. Використовуйте систему нагадувань. Використовуйте звичайні нагадування на додаток до щоденника, щоб не забувати про важливі завдання або терміни. Розклеювати стікери або встановіть голосові або текстові оповіщення на мобільному телефоні на певний час, щоб нагадувати собі про завдання або зустрічі. Така система дублювання допоможе вам не забувати про справи.

Не покладайтеся на інших людей, просячи, щоб вони нагадували вам про завдання. Вони з такою ж вірогідністю забудуть про це, як і ви.

Якщо завдання вкрай важлива, встановіть кілька нагадувань. Один стікер або одне сповіщення на телефоні можна і не помітити.

9. Зверніться по допомогу. Попросіть сторонню особу про допомогу і при необхідності делегуйте дрібні завдання. Якщо ви наступите на горло своєї гордості і попросіть кого-небудь допомогти вам з парою невеликих справ по дому або приготувати вечерю в напружений будній вечір, це принесе користь вашому розкладом в цілому.

Обов`язково делегуйте обов`язки кваліфікованим людям. Недостатньо мати людину, яка виконає роботу. Важливо, щоб він зробив це добре.

Не заводьте звичку звалювати роботу на інших. Це не показник хороших навичок управління часом. Так ви лише будете здаватися ледачим і невмотивованим.

10. Оцінюйте свою продуктивність. Час від часу необхідно робити крок назад і аналізувати, що ви зробили, як добре ви це зробили і скільки часу це зайняло. Аналіз цих аспектів роботи і життя допоможе вам внести зміни в свій розклад і щоденний алгоритм дій, що призведе до дивно ефективних результатів.

11. нагороджуйте себе. Занадто старанна або часта робота може привести до вигорання, через якого важко зосередитися навіть на найпростіших завданнях. Тому періодично виділяйте час, щоб відсвяткувати виконані завдання і винагородити себе чимось, що дійсно приносить вам задоволення.

Обов`язково присвячуйте вільні хвилинки того, щоб повеселитися. Вимкніть робочий телефон і не відповідайте на електронні листи. Якщо ви будете змішувати роботу з дозвіллям, ви не зможете воістину винагородити себе або уникнути вигоряння.

Якщо ви працюєте з понеділка по п`ятницю, розслабляйтеся в вихідні. Якщо ви працювали протягом трьох місяців поспіль над одним проектом, візьміть коротку відпустку, коли завершите його.

попередження

Не дозволяйте своєму розуму блукати або мріяти, саботуючи ваші повсякденні завдання.