Як розпланувати день: 13 кроків (з ілюстраціями)

Складання розкладу справ на день допоможе більш ефективно розподілити свій час. До того ж, ви можете встигнути зробити більше справ і знизити ймовірність того, що випадково забудете про що-небудь важливе. Може здатися, що простіше виконувати завдання по мірі їх появи, але, насправді, так ви будете втомленим, перевантаженим і неорганізованим. Складання розкладу дня може стати вашою звичкою, і ви будете раді, що взялися за цю справу, тому що це допоможе зменшити стрес і краще контролювати своє життя. Планування дня дозволить відстежувати і контролювати свою поведінку з урахуванням того, які ще справи потрібно зробити.

кроки

Частина 1 з 2:

Складіть розклад

1. Купуйте календар або щоденник (планувальник завдань). Переконайтеся в тому, що в календарі є місце для запису справ і завдань. До деяких календарів додаються щоденні або щомісячні планувальники. До того ж, можна просто скористатися ноутбуком. Виберіть той варіант, який вам більше підходить. Що б ви не вибрали, цей варіант має бути вам перш за все зручний. Але не варто заводити щоденник для навчання, для роботи, для дозвілля і так далі - все повинно бути в одному місці.

До того ж, є безліч програм планувальників для ноутбука і телефону, які можна синхронізувати на всіх електронних пристроях, щоб у вас завжди був доступ до цього календаря, де б ви не знаходилися. Є додатки з нагадуваннями і таймерами, які допоможуть спланувати день.
Можливо, вам захочеться вибрати електронний або паперовий календар з додатковими сторінками, де можна додавати примітки до свого розкладу. Це допоможе відстежувати не тільки те, що ви зробили, але також і те, як ви це зробили (або як почувалися в цей час). Наприклад, можливо, нижче завдання «сходити в спортзал» вам захочеться не тільки поставити галочку, а й додати коментар: «Сьогодні пробіг ще один кілометр - відчуваю себе прекрасно!»Додавання коментарів і заміток допоможе відстежувати свій стан.
Якщо ви вирішили вибрати замість паперового календаря електронний, можливо, вам знадобиться пара днів, щоб звикнути до нової системи. Перші кілька днів краще носити з собою і паперовий, і електронний органайзер, щоб перевірити, чи нічого ви не забули, чи всі справи зроблені.

2. Сортуйте свої справи. В електронних планувальник є функція сортування різних завдань. Наприклад, справи, які пов`язані з роботою, можна позначати червоним кольором, пов`язані з навчанням - блакитним, різні справи по дому - зеленим, а рожевим - відпочинок і фізичні вправи.

Організація справ таким чином, а також колірна сортування допоможуть візуалізувати завдання і зрозуміти, скільки часу йде на кожну категорію справ. Наприклад, можна помітити, що в розкладі ціла купа «червоних» справ (тобто по роботі) і «зелених» справ (тобто по дому), але дуже мало «рожевих» (відпочинку і фізичних вправ). Якщо ви помітите, що на вправи у вас залишається мало часу, можливо, у вас буде стимул спробувати виділити на це більше часу в наступні дні.

3. Розставте завдання по пріоритету важливості. Спочатку потрібно зрозуміти, які завдання найважливіші, які з них потрібно виконати в першу чергу, а які можуть почекати. Щоб зрозуміти цей вид сортування, давайте розглянемо його на прикладі: припустимо, на цьому тижні вам потрібно зробити два тести, лабораторний звіт, есе та презентацію. хлоп!

Задайте собі кілька питань, щоб зрозуміти, які з цих справ слід зробити в першу чергу (і скільки часу на них виділити). Отже: Яке завдання потрібно зробити найпершим? На які завдання буде потрібно більше часу? Які завдання найбільш важливі для мене? Наприклад, що сильніше вплине на мою оцінку за чверть / триместр: тести, лабораторний звіт, есе або презентація? Яке з цих завдань найскладніше?

Зрештою, потрібно буде вирішити, який крайній термін виконання цих справ, скільки часу вони займуть, а також потрібно подумати над важливістю запланованих завдань (відповідно до пріоритетів). Тільки ви знаєте себе і свої потреби. Виберіть ту систему пріоритетів, яка вам більше підходить.

4. Виділіть найбільш пріоритетні завдання. Після того, як визначте, як розставити пріоритети в своїх справах, відзначте їх в своєму розкладі. Можна перегорнути розклад і написати букву «А» навпроти найважливіших справ, які варто зробити в першу чергу. Букву «Б» можна поставити поруч з тими завданнями, які можна зробити, наприклад, завтра. Букву «В» - навпаки завдань, які слід закінчити до п`ятниці.

5. Виділіть час для кожного завдання. Напишіть, скільки часу збираєтеся витратити на кожне завдання. Наприклад, в день у вас може піти 2 години навчання, 1 година на тренування, 30 хвилин на написання листів і повідомлень, 30 хвилин на прогулянку з собакою. Цей ключовий аспект допоможе з`ясувати, скільки часу вам буде потрібно на виконання кожного завдання. Але якщо ви заплануєте занадто багато і не будете об`єктивні у визначенні необхідного часу на ту чи іншу задачу, ви самі поставите себе в стресову ситуацію.

Не забудьте врахувати в розкладі час на дорогу. Наприклад, вам адже потрібно буде доїхати зі школи / інституту / бібліотеки в спортзал?

6. Додайте в розклад трохи часу «про запас». Більшість людей недооцінює час, який йде на виконання тих чи інших справ. Якщо в своєму розкладі ви організуєте всі свої справи з урахуванням запасного часу, ви зможете точніше спланувати свій день.

Розраховуючи час, яке слід відвести на виконання завдання, трохи переоціните його. До розрахованому часу додайте ще 25%. Наприклад, відведіть 5 хвилин на справу, яке зазвичай займає 4 хвилини. На завдання, які виконуються за 8 хвилин, виділіть 10 хвилин. Ці додаткові хвилини будуть вашим запасом, який допоможе уникнути запізнень і інших неприємних ситуацій.

Запитайте себе, чи потрібні вам додаткові невеликі завдання, які будуть підпунктами великих справ, які необхідно врахувати в своєму розкладі? Наприклад, зазвичай вам потрібно прийняти душ після тренування? Ви любите поговорити з одним зайві 15 хвилин, поки будете переодягатися? У більшості людей виходить так, що запланована годинне тренування займає близько двох годин.

7. Залиште вільний час в своєму розкладі. У нижній частині графіка обов`язково потрібно залишати час для завдань і справ середньої важливості, а також тих справ, які можуть раптово з`явитися протягом дня або тижня. Якщо у вас є вільний час сьогодні або в будь-який інший день тижня, ви можете почати роботу над іншими завданнями, щоб просунутися вперед. Ці додаткові завдання можуть бути наступними: прибирання в шафі, наведення порядку в документах. Це завдання вважаються фонової, але, врешті-решт, коли-небудь їх слід зробити. На щастя, ці завдання не прив`язані до певного терміну.

Частина 2 з 2:

Дотримуйтеся складеного розкладу

1. Загляньте в свій календар / планувальник. Візьміть в звичку щоранку і щовечора перевіряти список справ на день, щоб підготуватися заздалегідь. Кожен день потрібно виділяти кілька хвилин (наприклад, після ранкової кави або під час поїздки), щоб переглянути список справ і зрозуміти, що потрібно закінчити, додати нові справи і викреслити виконані завдання.

Ознайомлення з графіком справ на сьогодні і робота над цим графіком перед тим, як почати виконання завдань - відмінний спосіб почати свій день!
Поставте будильник на телефоні або комп`ютері, щоб нагадати собі про якісь завдання або зустрічах. Наприклад, швидше за все, візит до лікаря ви запланували заздалегідь, тому було б корисно встановити нагадування за день до призначення. Таким чином, вам буде легше орієнтуватися в своїх планах.

2. Намагайтеся виконувати завдання відповідно до пріоритетом. Ви вже розставили пріоритети в справах, тому тепер залишається тільки слідувати плану!

3. При необхідності внесіть поправки в свій розклад. Звичайно, потрібно намагатися дотримуватися запланованого графіка, але іноді відбуваються несподівані ситуації, і вам доводиться вносити поправки. В такому випадку, слід перенести справи середньої і низької важливості на інший день, якщо виникає якась надзвичайна ситуація, яка загрожує конфліктом або проблемою.

Але будьте обережні, щоб завдання не накопичувалися, намагайтеся не відкладати їх на наступний день. Якщо ви раптом помітите, що занадто часто доводиться переносити свої справи, просто почніть виділяти на виконання кожної справи трохи більше часу в призначений день, а не міняйте розклад усіх інших днів.

4. Викресліть всі виконані завдання. Це може бути корисним для багатьох людей! Не забудьте перенести на наступний день все недороблені завдання.

5. Придумайте собі нагороду! Дуже важливо зробити собі щось приємне, коли виконайте всі свої справи, дотримуючись розкладу. Після того, як закінчите свої справи за день, зробіть собі подаруночок: наберіть пінну ванну, включіть улюблену телешоу або купіть собі що-небудь смачне. Ви відчуєте особливе задоволення від цих приємних речей, коли будете знати, що заслужили це.

6. Оцініть свій розклад і внесіть необхідні зміни. Важливо періодично перевіряти, укладаєтеся ви в запланований час, допомагає чи розклад швидше справлятися із завданнями. Один із способів це зробити - регулярно перевіряти свій щоденник (органайзер), а також оцінювати свій стан. В кінці дня навпроти найважливіших справ стоять галочки, і ви відчуваєте себе добре і продуктивно? Якщо ваша відповідь - «так», ваш розклад відмінно працює!

Але якщо ви розумієте, що вам доводиться переносити день у день занадто багато справ, якщо в кінці дня ви відчуваєте себе виснаженим і нервовим, швидше за все, в розклад потрібно внести поправки.

Подивіться в свій органайзер і подумайте, де потрібно внести зміни. Можливо, вам потрібно буде переглянути пріоритети, якщо у вас постійно залишається справа, яке доводиться переносити (наприклад, вправи). До того ж, можливо, вам буде потрібно переглянути час, виділений на виконання завдання. Наприклад, замість того, щоб виділяти вранці 2 години підготовку і збори, спробуйте встигнути зібратися за 1 годину (хоча б 3 дні на тиждень), а час, що звільнився можна витратити на пробіжку.

Майте на увазі, що перерозподіл часу і поправки в розкладі - абсолютно нормально. Людям потрібен час, щоб зрозуміти, який розклад і який темп буде для них більш комфортним.

Поради

Ваш час дуже цінно. Створення відповідного розкладу допоможе організувати цей час максимально ефективно.
Дотримуючись розкладу, ви можете помітити якісь звички, які раніше залишалися поза увагою. Наприклад, можливо, ви продовжуєте прокидатися щочетверга трохи втомленим, тому що кожну середу після роботи ви ходите на «щасливий час» в барі. Таким чином, ви зможете внести зміни в своє життя, як тільки зрозумієте свої звички. Можливо, замість того, щоб кожного тижня виділяти час на «щасливий час», варто насолоджуватися цим тільки раз в два тижні. Таким чином, ви зможете розслабитися і відпочити з колегами, не втомлюючись при цьому щочетверга.
Складання розкладу та звичка дотримуватися його допоможе більш ефективно і продуктивно організувати свій час, тому що ви ставите собі завдання і виділяєте на них певний час. Це означає, що у вас більше не буде виправдання «не вистачило часу».
Постарайтеся зробити так, щоб справи були відносно невеликими, навіть якщо це підзадачі якийсь великий цілі. Так буде набагато легше зрозуміти, що і коли потрібно робити.