Як правильно розподілити свій час

Тайм-менеджмент - важливий навик, який потрібно розвивати. Це допоможе вам по максимуму використовувати кожен день і принесе успіх у роботі та навчанні. Щоб управляти своїм часом, використовуйте його продуктивно, працюючи у відповідній обстановці і правильно розставляючи пріоритети. Зведіть до мінімуму всі відволікаючі фактори, при необхідності відключаючи телефон і соціальні мережі. Непохитно дотримуйтесь розпорядку дня, щоб по максимуму використовувати кожен день.

кроки

Метод 1 з 3:

Використовуйте час продуктивно

1. Створіть підходящу для роботи обстановку. Атмосфера, в якій ви працюєте, може в цілому підвищити вашу продуктивність. Немає чітких вимог до робочій обстановці, тому вибирайте те, що вам підходить. Оточіть себе надихаючими аксесуарами, які наповнюють вас ентузіазмом і пристрастю до роботи. Ці почуття допоможуть вам фокусуватися на завданні і зберігати продуктивність.

Наприклад, можливо, вас надихає якийсь художник. Купіть кілька реплік його робіт і повісьте їх на стінах.
Якщо у вас є можливість вибрати робоче місце - вибирайте те, де вас менше буде щось відволікати. Працювати перед телевізором - погана ідея, але можна поставити робочий стіл в кутку спальні і займатися справами там.

Make Time Pass Quickly when Looking Forward to Something Step 7

2. Запишіть всі завдання по мірі їх важливості. Перед тим як приступити до роботи, розставте пріоритети. Списки справ - відмінний інструмент, але краще структурувати їх, а не просто записувати все, що потрібно зробити за день. Згрупуйте всі справи за важливістю.

Перед тим як складати список, запишіть категорії важливості. Наприклад, завдання з позначкою "терміново" потрібно завершити сьогодні. Справи, зазначені як "важливі, але не термінові", необхідно закінчити, але вони можуть почекати. Завдання, які потрапляють під категорію "з низьким пріоритетом", можна відкласти, якщо це необхідно.

Розділіть всі справи на категорії. Наприклад, якщо вам потрібно закінчити звіт по роботі, - це термінове завдання. Якщо вам потрібно приступати до нового проекту, крайній термін якого тільки через два тижні, то це "важлива, але не термінове" справа. Якщо вам хотілося б зробити пробіжку після роботи, але це не життєво важливо, то це "фонової" завдання.

3. Спочатку займіться важливими завданнями. Насамперед вранці вирішите дійсно важливі справи, що подарує вам відчуття виконаного обов`язку. День розпочнеться успішно, і велика частина стресу просто випарується. Починайте кожен новий день з розбору найважливіших завдань в списку.

Наприклад, якщо у вас п`ять електронних листів, які очікують на вашу відповідь, і звіт, який потрібно відредагувати, займіться саме цим, як тільки переступите поріг офісу.

Make Time Pass Quickly when Looking Forward to Something Step 11

4. Якась частина роботи завжди повинна бути під рукою. Якщо поруч з вами завжди буде частина справ, то навіть вимушений простій стане перевагою. Якщо в автобусі є парочка вільних хвилин, скористайтеся цим, щоб почитати щось пов`язане з роботою чи навчанням. Чекаючи своєї черги в овочевому магазині, дайте відповідь на кілька робочих електронних листів з телефону. Якщо робота завжди під рукою, то ви зможете використовувати свій час найпродуктивнішим чином.

Якщо ви студент, задумайтеся про покупку аудіокниг або записи лекцій. Стоячи в черзі або по дорозі на заняття, ви зможете слухати матеріали курсів.

5. Не робіть кілька справ одночасно. Багато хто вважає багатозадачність хорошим способом встигнути більше за день і з розумом розпоряджатися своїм часом. Незважаючи на це, зосередження уваги на кількох завданнях одночасно насправді робить вас менш продуктивним. Все займає більше часу, оскільки ви нічому не приділяєте достатньо уваги. Натомість зосередьтеся на одному завданні за раз. Таким чином ви зробите всю роботу швидше, що дозволить більш ефективно використовувати ваш час.

Наприклад, дайте відповідь на всі електронні листи. Потім вийдіть зі свого електронного ящика і приступайте до наступного завдання. Не турбуйтеся про пошту в даний момент. Якщо пізніше протягом дня вам ще потрібно буде відповісти на парочку листів, ви зможете зайнятися цим, покінчивши з тим завданням, якою займаєтеся зараз.

Метод 2 з 3:

Зведіть до мінімуму відволікаючі чинники

1. вимкніть телефон. Якщо обставини дозволяють, вимикайте мобільний. Телефони відбирають купу часу протягом дня, яке можна використовувати більш продуктивно. Коли в будь-який момент можна зайти на Facebook або переглядати електронну пошту, швидше за все, так ви і зробите. Зробіть собі послугу і вимкніть телефон, поки займаєтеся іншими справами. Якщо вас долає прокрастинація і ви кожен раз імпульсивно тягнетеся до телефону, ви побачите лише порожній згаслий екран.

Якщо необхідно, щоб ваш телефон був включений для роботи, залиште його в іншому кінці кімнати. Ви не будете постійно до нього тягнутися, якщо це буде не так вже й просто зробити. Також можна вимкнути всі повідомлення, які не важливі для роботи.

2. Закрийте всі непотрібні браузери. У наш час багато людей покладаються на комп`ютери або інтернет, щоб зробити роботу. Facebook, Twitter або інші відволікаючі сайти в якості робочого фону несприятливо позначаться на ваших навичках тайм-менеджменту. Також вас можуть відволікати вкладки, що стосуються старих проектів або історій пошуку, які не відносяться до поточної роботи. Візьміть за звичку закривати вкладку, як тільки закінчуєте роботу з сайтом. Зосередьте всю увагу тільки на сайтах, необхідних для роботи.

Привчіть себе тримати відкритими тільки одну-дві вкладки за раз.

3. Заблокуйте соціальні мережі. Іноді важко уникнути спокуси зайти на Facebook або Twitter. Якщо у вас проблеми з соціальними мережами, є безліч програм і веб-сайтів, які дозволяють тимчасово заблокувати відволікаючі сайти.

SelfControl - це додаток для користувачів Mac, що блокує доступ до обраних сайтах на заданий період часу. Його можна завантажити безкоштовно.

Якщо вам потрібно бути зовсім оффлайн, додаток Freedom дозволяє заблокувати доступ до інтернету до восьми годин поспіль.

Вбудований додаток Firefox Leechblock дозволяє лімітувати використання деяких сайтів на певний час протягом дня.

4. Максимально уникайте перерв в роботі. Це уповільнюють ваш робочий процес. Якщо під час роботи ви відволікаєтеся на щось ще, повернутися в робочий режим може бути досить складно. Працюючи над якоюсь задачею, намагайтеся закінчити її до того, як приступите до інших завдань. Все інше може почекати, поки ви посилено працюєте над завершенням якогось справи.

Наприклад, якщо ви раптом усвідомили, що потрібно відповісти на електронний лист, поки ви виконуєте якусь роботу, не переривається, щоб написати відповідь. Зробіть десь позначку, що вам потрібно відправити лист і поверніться до цього, після того як закінчите поточне завдання.

Пам`ятайте, іноді затримок не уникнути. Якщо, наприклад, під час роботи вам раптом подзвонили у терміновій справі, природно, вам варто відповісти на дзвінок. Намагайтеся уникати перебоїв в роботі, але не карайте себе за періодичні відволікання від справ.

Метод 3 з 3:

Дотримуйтеся щоденного графіка

1. Використовуйте цифровий календар. Технології - чудовий спосіб керувати часом, стежити за термінами і діловими зустрічами, і багатьом іншим. Скористайтеся календаря між телефоном та на комп`ютері. Запишіть завдання на день, такі як зустрічі та робочий або навчальний графік. поставте нагадування. Наприклад, встановіть нагадування в телефоні за тиждень до терміну подачі роботи. Виділіть у своєму розкладі час для навчання або роботи над проектом.

На додаток до цифрового календарем, звичайний календар теж може прийти на допомогу. Можете поставити його на робочий стіл або носити з собою в щоденнику. Іноді процес запису інформації на папері допомагає краще її запам`ятати.

2. Визначте, в який час ви найбільш продуктивні. Люди відчувають прилив сил в різний час протягом дня. Коли ви знаєте, в який проміжок ви використовуєте свій час найбільш ефективно, ви можете спланувати роботу саме в ці години. Наприклад, якщо ви найбільш енергійні вранці, спробуйте зробити більшу частину роботи в цей час. Тоді ввечері ви зможете розслабитися і зайнятися тим, що вам подобається.

Потрібен час, щоб визначити свої енергетичні піки. Спробуйте протягом тижня записувати свій рівень енергії і концентрації в цілому протягом дня. Це допоможе зрозуміти, коли ви найбільш продуктивні.

3. Плануйте свій день в перші 30 хвилин після пробудження. Дуже корисно складати план на день вранці. Як тільки ви прокинулися, обміркуйте перелік того, що вам потрібно зробити, і визначте приблизні часові рамки для кожного завдання. Постійно тримайте в умі і робочі, і громадські обов`язки і доручення.

Припустимо, ви працюєте з восьми до чотирьох, і вам потрібно зателефонувати бабусі і привітати її з днем народження, а після роботи ще зайти забрати речі з хімчистки. Вранці вирішите, в якій послідовності вам варто виконати ці завдання.

Якщо бабуся живе в іншому часовому поясі, зателефонуйте після роботи, щоб для неї не було занадто пізно. Потім заберіть речі з хімчистки.

Deal with Depression in a Relationship Step 11

4. Внесіть до розкладу перерви і короткі перепочинку. Ніхто не може працювати безперервно без передиху і зупинок. Непогано іноді спеціально влаштовувати собі маленькі перерви протягом дня. Так перерви не будуть повністю займати ваш день і пускати все плани під укіс.

Заплануйте протягом дня великі перерви на додаток до невеликий перепочинок від роботи.

Наприклад, заплануйте кожен день виділяти годину на обід і півгодини на перегляд телевізора, щоб розслабитися і "переключитися" після роботи.

Можна також запланувати невеликий відпочинок безпосередньо під час роботи. Наприклад, ви пишете якийсь звіт. Виділіть собі 5 хвилин на перевірку соціальних мереж за кожні 500 написаних слів.

5. Робіть частина роботи на вихідних. Вихідні призначені для розслаблення і відпочинку, тому не перестарайтеся. Однак виконання маленької частини роботи на вихідних може принести значну користь. Подумайте, скільки маленьких справ накопичується за вихідні, роблячи понеділки ще важчими. Наприклад, ви могли б відправити кілька електронних листів вранці в суботу, і тоді до понеділка збереться менше листів.

Пам`ятайте, що відпочинок дуже важливий. Ви можете трохи попрацювати на вихідних, але дайте собі можливість розслабитися і радіти життю.

6. Дотримуйтеся режиму сну. Якщо ви хочете керувати своїм часом, чіткий режим сну просто необхідний. Продуманий режим сну дозволить вам рано прокидатися і з готовністю починати новий день. Щоб дотримуватися графіка, лягайте спати і прокидайтеся приблизно в один і той же час кожен день, навіть у вихідні. Організм звикне до такого циклу сну / неспання, і ви будете відчувати втому, коли потрібно відходити до сну, і прилив енергії вранці.

Поради

Будьте гнучким і розслабтеся. Допускайте несподіванки в своєму житті. Деякі речі можуть мати пріоритет над жорсткою і методичної рутиною. Навіть при самих незвичайних обставинах вам знадобиться не більше години або декількох днів для того, щоб повернутися до звичного графіку.