Як працювати швидше

У нашому зайнятому світі на рахунку варто щогодини в добі. Щоб максимізувати час, дуже важливо працювати швидше і ефективніше, при цьому зберігаючи високу якість. Не важливо, чи стосується це роботи в офісі, навчання або домашніх обов`язків, поради в даній статті навчать вас справлятися швидше і виконувати більше пунктів зі списку справ.

кроки

Метод 1 з 3:

установка плану

1. Складіть щоденний план. Найважливіший крок на шляху до збільшення робочого темпу і підвищення ефективності - установка плану перед початком дня.

Плануйте день напередодні і заздалегідь підготуйте робоче місце, розклавши всі навчальні матеріали, або складіть список справ, які потрібно виконати. Таким чином, на ранок ви відразу зможете приступити до реалізації наміченого.
Запишіть план на день в блокнот, планшет або календар. Якщо список справ буде записаний, а не просто складений в розумі, вам буде простіше запам`ятати і, дійсно, виконати.
Запис списку справ також допоможе вам уникнути надмірного навантаження, давши вам більше уявлення про те, що ви можете встигнути за дані тимчасові рамки. Амбіційність - це добре, однак також важливо мати реалістичний і здійсненний план.

2. Присвячуйте кожен день певній тематиці. Якщо ви помітили, що вам потрібно зробити багато різних справ, причому щось одночасно, подумайте, чи не зможете ви присвятити день чогось одного.

Якщо ви студент, ви можете спробувати виділити певні дні під певні предмети. Наприклад, понеділок - для завдань із природничих наук на весь тиждень, а неділя - на математику.

Якщо ви працюєте в офісі, ви можете виконувати адміністративні обов`язки по понеділках, а вівторок виділити на завдання з проектами.

3. Делите день по годинах. Щоб залишатися організованим, розділіть робочий день на певні години, плануючи виконати якесь завдання за конкретний часовий відрізок.

Наприклад, в першу годину ви можете відповідати на електронні повідомлення і телефонні дзвінки.

Встановіть кілька будильників, які будуть сповіщати вас про те, що прийшов час починати нове завдання. Так ви будете дотримуватися плану протягом дня.

Обідній час також можна перетворити в робоче, особливо якщо ви їсте за столом або берете з собою ноутбук під час обіду. Це може бути відмінним часом, щоб відповідати на електронні листи і споживати їжу. Мультизадачність в кращому вигляді!

4. Навчіться багатозадачності прямо зараз. Це може виявитися палицею з двома кінцями: з одного боку, ця стратегія корисна, коли потрібно зробити багато речей за короткий час, а з іншого боку, вона може розтягнути час і знизити рівень вашої уваги, що призведе до низької якості роботи. Щоб скористатися всіма перевагами мультизадачности, дотримуйтесь наступних порад:

Зосереджуйте на схожих завданнях в один і той же час. Скоротіть кількість ментальної енергії, яку витрачаєте, перемикаючись з одного завдання на інше. Замість цього, зв`яжіть разом свої справи. Наприклад, відповідайте відразу і на електронну, і на голосову, і на звичайну пошту.

Запишіть схему робочого процесу. Записавши всі, що ви хочете встигнути, ви не будете відволікатися або робити зайве при виконанні декількох справ одночасно.

Залишайте трохи часу на завершення кожного завдання окремо. Звузивши фокус, ви зможете помітити будь-які помилки і переконатися, що виконали завдання повністю, працюючи з декількома справами одночасно.

Метод 2 з 3:

установка цілей

1. Встановлюйте невеликі цілі. Установка маленьких цілей допоможе вам дотримуватися завдання, працювати ефективніше і набирати енергію протягом робочого дня.

Впоравшись з незначними справами, такими як похід в магазин або виконання дрібниць, ви зможете сконцентруватися на чомусь більш масштабному, що потрібно закінчити до кінця цього дня.
Якщо ви працюєте над чимось довгостроковим або над великим проектом, розділіть завдання на дрібні цілі, щоб здійснювати прогрес і справлятися з серією невеликих кроків або етапів. Це допоможе вам відчути, що частина роботи завершена, і дасть стимул до продовження.

2. встановіть пріоритети. Пріоритетні завдання - це не просто список справ. Швидше це категоризація списку на дрібні і незначні завдання і на завдання, які більш важливі і скрутні.

Складіть хронологічний список, коли і які справи потрібно зробити. Почніть з тих, що на вершині списку і тих, які потрібно виконати якомога швидше.

Як тільки ви від них позбудетеся, ви зможете зробити перерву і сконцентруватися на тих завданнях, які можна виконати пізніше.

3. плануйте заздалегідь. Як тільки ви в майстерності опануєте веденням щоденного короткочасного плану, можна почати планувати довгострокові проекти, щоб організувати майбутню роботу і завдання.

Якщо ви будете заздалегідь знати, що потрібно зробити (будь то курсова до кінця семестру або поїздка на міжнародну конференцію), ви завжди будете на крок попереду.

Зробіть щомісячний календар для себе або напишіть календар на весь навчальний семестр.

Позначте всі великі дедлайни або важливі дати, зазначивши дату приблизно за тиждень до реального терміну. Це допоможе вам працювати ефективніше і завершити великі завдання поступово.

Подібне планування заздалегідь також допоможе вам планувати відпочинок, перерви і канікули / відпустку. Коли ви знаєте, що вам належить зробити, вам буде простіше спланувати щось навколо цих завдань і переконатися, що у вас не тільки достатньо часу на їх виконання, а й на відпочинок.

4. Припиніть відкладати на потім. Багато з нас відкладають речі на потім (особливо ті, що нам не подобаються), що негативно впливає на нашу продуктивність, так само як і на загальну якість роботи.

Не піддавайтеся помилкової концепції, що "люди працюють краще, перебуваючи під тиском". Психологічні дослідження показали, що в більшій мірі це не так!Люди, які тягнуть до останньої хвилини, часто роблять менше і роблять більше помилок в роботі.

Позбавтеся від прокрастинації, позбувшись від того, що вас відволікає. Вимкніть інтернет під час роботи, щоб не було спокуси посидіти в мережі, перевірити соціальні мережі і провалитися в чорну діру кіберпростору.

Давайте собі пряник після батога. Заплануйте святкування або побалуйте себе, якщо закінчили завдання вчасно або навіть раніше терміну. Якщо попереду вас чекатиме щось веселе, у вас буде більше мотивації закінчити роботу.

Метод 3 з 3:

Керування робочим і неробочим часом

1. Використовуйте хронометр під час роботи. В іноземній бізнес-середовищі це називається "Закон Паркінсона", що означає "робота розтягується на той термін, який для неї виділено". Іншими словами, якщо ви не поставите тимчасові рамки для виконання завдання, швидше за все, на його завершення у вас піде більше часу, ніж якби у вас був чіткий ліміт.

Використовуйте хронометр або інший вид таймера, щоб відстежити час, витрачений на кожне завдання.
Встановіть для себе цілі і перетворите це в гру. Ви будете працювати набагато швидше, якщо спробуєте виконувати справи за встановлений проміжок часу (а краще ще швидше).
Намагайтеся виконувати незначні завдання протягом 10 хвилин. Таким чином, часто ви зможете заощадити до 90 хвилин в день. Ви здивуєтеся тому, скільки часу йде даремно на виконання таких дрібних справ, як, наприклад, написання електронного листа!
Робота подібним чином допоможе вам отримати ділової "прилив" - почуття виконання, продуктивності і щастя.

2. Відведіть ранок і вихідні на час "для себе". Це може звучати парадоксально, проте ви зможете по-справжньому збільшити продуктивність і здатність до роботи, роблячи невеликі перерви протягом дня і тижня.

Проведіть перші пару годин з ранку, займаючись тим, що вам подобається: пограйте з дітьми, сходіть на прогулянку з собакою, займіться йогою і так далі. Це допоможе вам очистити розум і зарядитися гарним настроєм на день, що в свою чергу дасть вам можливість не втрачати концентрацію і працювати швидше.

Дослідження показують, що наш мозок досягає активності через 2-4 години після пробудження, тому присвятіть ранні години чогось не пов`язаного з роботою, щоб не крутитися як білка в колесі, при цьому працюючи неефективно.

3. Робіть домашні завдання. Школа і офіс не завжди є ідеальним місцем для завершення роботи, тому що там може бути шумно і повно відволікаючих чинників. Щоб боротися з цим, спробуйте працювати вдома, завершуючи завдання в тиші і комфорті.

4. Відключіться під час перерви. Іноді наш мозок може бути на роботі навіть без нашого фізичної присутності там. Це призводить до того, що людина згорає на роботі, а його загальна продуктивність знижується, так само як і якість роботи.

Заведіть роздільні акаунти з особистої і робочої поштою і лімітуйте кількість переглядів робочої пошти під час вихідних.

Візьміть за звичку відключати телефон або комп`ютер, коли ви відпочиваєте вдома або дивитеся телевізор, щоб у вас не виникало бажання перевірити робочу пошту.

Намагайтеся бути розсудливим і часом, дійсно, відключатися від роботи, особливо по вихідним. Таким чином, в понеділок ви приступите до обов`язків зі свіжими силами і будете працювати швидше і ефективніше.