Як зробити злиття листів

Злиття листів - поширена функція офісного програмного забезпечення, яка дозволяє вам адаптувати один документ до багатьох одержувачів. Ви можете налаштувати і виконати злиття документів будь-якого типу: конверти, наклейки, бланки, електронні листи, факси та ін. Прочитайте статтю, щоб дізнатися, як робити злиття на вашому комп`ютері.

кроки

Метод 1 з 3:

підготовка

1. Створіть файл з даними. Це може бути електронна таблиця, файл бази даних або текстовий документ з відповідним форматуванням. Найчастіше для цих цілей використовують електронну табліцу- це керівництво має на увазі, що ви використовуєте саме електронну таблицю.

Ваш файл даних повинен містити всю інформацію, яка буде змінюватися від копії до копії. Наприклад, якщо ви створюєте бланк, ваш файл даних повинен містити імена та адреси всіх можливих одержувачів.

Введіть інформацію про одержувача в кожну клітинку в межах одного рядка так, щоб кожен тип інформації (ім`я, прізвище, стать і т.п.) Перебували в призначеної для цього типу колонці.

Задайте ім`я кожному стовпчику. Злиття зчитує дані з колонок. Це означає, що перша колонка повинна містити основне ім`я для цього типу інформації. Використовуйте імена, які мають для вас значення.

Наприклад, назвіть колонку, що містить імена, «ІМ`Я» і помістіть все імена під назвою. Коли у вас попросять вибрати, яке поле помістити в лист, ви побачите поле «ІМ`Я» в якості варіанту і згадайте, яка інформація міститься в даній колонці.

Користувачі Microsoft Office, які також використовують Outlook в якості клієнта електронної пошти, можуть використовувати адресну книгу Outlook в якості файлу з даними.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 2

2. Збережіть файл даних. Збережіть його там, де ви його з легкістю знайдете, і задайте ім`я, яке запам`ятайте.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 3

3. Напишіть первинний документ. Це документ, в який ви будете вставляти інформацію. Наприклад, якщо ви пишете лист, то первинним документом буде лист. Будь-який елемент, який злиття повинно заповнити автоматично (наприклад, імена одержувачів), залиште незаповненим.

Метод 2 з 3:

Злиття в MS Office

1. Відкрийте панель інструментів злиття. Якщо ви її не бачите, то відкрийте меню панелей інструментів і виберіть Злиття зі списку.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 5

2. Дайте відповідь на питання MS Office. Інструмент злиття в Office запропонувати пройти кілька кроків, щоб навчити вас, як використовувати інструмент правильно і з розумом.

Почніть з того, що виберіть, який документ ви створюєте. Виберіть кращий вигляд і натисніть Далі.

Виберіть, який початковий документ ви використовуєте. Якщо ви керувалися цими порадами, то у вас з`явиться варіант «Використовувати поточний документ». натисніть Далі.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 6

3. Виберіть файл для злиття. Це файл даних, який ви створили. Виберіть відповідний перемикач і натисніть Далі для пошуку файлу та його підключення до початкового документу.

Якщо ви віддаєте перевагу використовувати адресну книгу Outlook, виберіть цей варіант.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 7

4. Виберіть які дані використати. Office дозволяє вам вибрати рядки інформації за вашим бажанням. Ця функція дозволить вам вибрати, які елементи інформації ви будете використовувати в первинному документі, таким чином, допомагаючи вам зробити ваш файл даних більш корисним і зручним згодом в залежності від цілей його використання. Якщо ви задоволені результатом, натисніть Далі.

Дані можна впорядкувати, натиснувши на заголовок кожної колонки. Ця функція дуже корисна, якщо вам необхідно швидко провести пошук в величезному масиві інформації.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 8

5. Вставте поля з інформацією. На наступній сторінці панелі завдань вам запропонують створити документ, якщо ви не зробили цього заздалегідь, і кілька опцій по додаванню інформації про одержувачів в документ.

Додавання інформації здійснюється приміщенням курсору на місце, куди необхідно додати інформацію, і натисканням відповідної кнопки на панелі завдань.

Ви можете видалити повторювані поля даних, натиснувши на клавішу Delete, подібно до звичайних буквах або цифрах.

Набір параметрів трохи змінюється в залежності від того, який тип документа ви створюєте. Office надає всі можливі варіанти, щоб використовувати надану вами інформацію. Наприклад, якщо ви створюєте діловий лист, ви побачите опції додавання блоку адреси, що включає ім`я, прізвище одержувача та повну адресу, акуратно організований в кілька рядків.

Деякі опції нададуть вам додаткове вікно для введення відповідної інформації.

Якщо ви використовуєте параметр, який не може знайти відповідну інформацію, натисніть на кнопку «Відповідність полів», щоб надати інформацію про те, яке з ваших полів відповідає стандартному полю програми. Для прикладу, ви можете показати програму, що вона повинна використовувати категорію «Ім`я сім`ї» в вашому файлі даних для заповнення блоку «Прізвище» в адресному блоці.

Для використання власних полів, натисніть на кнопку «додаткові опції». Ви побачите ім`я кожної створеної вами колонки і можете використовувати його замість стандартного імені.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 9

6. Перевірте створене лист. Функція злиття не вказує інформацію в полях первинного документа до тих пір, поки ви не повинні надрукувати документ, але Office володіє функцію попереднього перегляду, яка дозволяє вам перевірити, чи вся інформація відображається правильно відповідно до розташування полів в документі. Користуйтеся цією функцією, поки не переконаєтеся, що все в порядку з документом.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 10

7. Завершіть злиття. Остання сторінка панелі завдань інформує вас, що всі блоки знаходяться на місці і програма готова до друку документа. У кожному окремому надрукованому документі буде міститися окремий набір інформації. Програма роздрукує стільки екземплярів документа, скільки наборів інформації ви їй надали.

Якщо ви хочете відредагувати окремі листи, ви можете зробити це, натиснувши на посилання «Змінити частини листів» на панелі завдань.

Метод 3 з 3:

Злиття в OpenOffice.org

1. Створіть базу даних. В OpenOffice.org завжди необхідна база даних для сліянія- однак, ви все одно можете створити базу даних у вигляді електронної таблиці.

Відкрийте меню Файл і виберіть опцію створення нового файлу бази даних.
У вікні, виберіть опцію «Підключення до існуючої бази даних». У спадному меню виберіть «Електронна таблиця» і натисніть Далі.
На наступному екрані, виберіть файл електронної таблиці, яку ви хочете використовувати. Ви можете вибрати опцію захисту бази даних паролем, зазначивши відповідну опцію. натисніть Далі.
На цьому екрані ви можете вибрати, чи бажаєте ви зареєструвати базу даних для легкого доступу до неї в подальшому або відкрити базу даних для редагування. (Можливо ви захочете редагувати щойно створену електронну таблицю). натисніть Готово.

Переконайтеся, що ви дали базі даних ім`я, яке ви легко запам`ятаєте.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 12

2. Додайте свої поля. Як тільки ви пов`язали інформацію з базою даних, зрозумілою для OpenOffice.org, подальше використання бази даних буде простим.

У меню Вставка, виберіть пункт Поля і потім Інші. Або натисніть control-F2.

У вікні перейдіть на вкладку «База даних».

Натисніть на кнопку «Огляд» і знайдіть створену вами базу даних.

Як тільки ви вибрали базу даних, вона з`явиться в списку з назвою «Вибір бази даних» у правій частині вікна.

Зі списку «Тип» в лівій частині вікна виберіть «Поля злиття».

Натисніть на значок + поруч з вашою базою даних, і з`явиться файл електронної таблиці. Натисніть на значок + поруч з нею, і ви побачите назву полів, які ви вибрали при створенні таблиці.

Виберіть поля, які ви хочете вставити і натисніть на кнопку Вставити, щоб розмістити поля в первинному документі.

Не забувайте розташувати курсор в тому місці, де ви хочете розташувати відповідне поле, перед натисканням на кнопку Вставити. В іншому випадку вам доведеться вирізати і вставити поле в потрібне місце.

Як і в Office, текстові поля подібні буквах і цифрам. Ви можете пересувати їх за допомогою пробілу і видаляти за допомогою клавіші Delete.

Зображення з назвою Do a Mail Merge Step 13

3. Завершіть злиття. Перевірте поля на правильність розташування. Як тільки все буде готово, роздрукуйте первинний документ. Функція злиття роздрукує один екземпляр документа для кожного набору даних з обраної вами бази даних.

Поради

Програми, створені на основі Word, часто володіють шаблонами для створення первинних документів.
Переконайтеся, що ви розділили поля на окремі терміни. Наприклад, для імені ви можете використовувати титул чемності (містер, місіс, пан, пані), ім`я та прізвище. Так як це три поля, використовуйте три різних колонки.