Як підготуватися до наради: 10 кроків

Для того, щоб нарада пройшла успішно, дуже важливо ретельно до нього підготуватися. Наради грають велику роль в більшості професійних галузей. Дотримуйтесь цих кроків, щоб наступне нарада пройшла з успіхом.

кроки

Метод 1 з 1:

Підготовка до наради

1. Знання того, як підготуватися до наради дуже важливо для всіх працівників і особливо для будь-якого менеджера або керуючого. Не менш важливо і знання того, коли проводити нараду not to have a meeting.

2. Визначте, який вид наради ви будете проводити:

інформаційний Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 2Bullet1

творчий

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 2Bullet2

Для прийняття рішення Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 2Bullet3

мотиваційний Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 2Bullet4

3. Розподіліть ролі і призначте учасників. Ролі можуть бути наступними:

керував

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 3Bullet1

Помічник / організатор Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 3Bullet2

Секретар (ведення записів) Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 3Bullet3

Хронометражист (стежить за часом) Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 3Bullet4

Учасники

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 3Bullet5

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 4

4. Підготуйте повідомлення, в яких міститься дата, час, порядок денний і місце проведення наради. Надішліть повідомлення заздалегідь всім учасникам.

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 5

5. Виділіть трохи часу на обговорення попередньої зустрічі (якщо така була). Так, учасники можуть уточнити незрозумілі моменти або висловити незгоду.

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 6

6. Розкладіть на місцях необхідні речі. Заздалегідь розставте столи і стільці. Забезпечте кожної людини ручкою і листком. Поставте графин з водою в центрі слова і розставте келихи.

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 7

7. Покличте всіх до порядку. Це момент, коли голова закликає всіх припинити розмови і оголошує початок наради. Визначте цілі. Порядок денний - це перелік тем, які стосуються предмета і час, який відведений на кожну з них. наприклад: "1. Оцінити виконання попередніх цілей (15 хвилин), 2. Обговорення подальших цілей по порядку (20 хвилин), 3. Вибір 5 основних цілей (10 хвилин).

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 8

8. Перед початком зустрічі передайте по колу спеціальну книгу обліку або просто листок паперу, щоб присутні вписали свої імена. Ці імена будуть розписані по хвилинах.

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 9

я. Попросіть секретаря записати основні моменти наради, щоб пізніше їх висвітлити.

Зображення з назвою Prepare for a Meeting Step 10

10. Наприкінці наради запитаєте, якщо у когось є питання по іншим темам. Призначте дату наступної наради і оголосіть закінчення.

Поради

Голови часто призначають на Щорічному Загальних Зборах. Голова керує нарадою, стежить за порядком і за тим, щоб всі дотримувалися порядку денному.
Якщо голови не вибирали, знайдіть охочого виконати цю роль.
Навіть якщо нараду неформальне, все ж слід заздалегідь розіслати людям повідомлення про дату і час проведення. Наприклад, можна всім відіслати електронні повідомлення.
Те ж саме стосується секретаря, який веде записи.
Ці інструкції стосуються і офіційних нарад.