Як написати лист подяки клієнту: 13 кроків

Незалежно від того, яким бізнесом ви займаєтеся, дуже важливо розвивати міцні взаємини з клієнтом, щоб люди поверталися до вас знову і знову. Кожне лист подяки повинно бути індивідуальним, тому в цій статті ви не знайдете зразки з прикладами. Замість цього ви знайдете інструкцію, яку варто тримати в голові, щоб лист потрапив прямо в яблучко. Якщо ви хочете дізнатися, як написати лист подяки для вираження свого визнання клієнту, продовжуйте читати далі.

кроки

Частина 1 з 3:

складання листа

1. Правильно вкажіть ім`я клієнта в привітанні. Безліч досліджень ринку показують, що майже всі повідомлення, спрямовані на клієнта, абсолютно неефективні, якщо ім`я покупця вказано невірно або написано з помилками. Тому надзвичайно важливо кілька раз упевнитися в тому, що в імені клієнта не допущені помилки. Особливо, на початку листа. {Dear Ms. Cross,}

Write a Thank You Letter to a Customer Step 2

2. Вкажіть причину подячного листа. Зробіть її якомога більше індивідуальної. Звичайно, можна просто написати "спасибі за вашу покупку", проте краще, якщо ви вкажете, яку саме покупку зробив покупець і який вид доставки вибрав. Так клієнт буде більше орієнтований мати справу ваше з вашою компанією, так як йому буде приємний такий індивідуальний підхід.{#Txtscrl: Identify the reason for the thank-you note}

Ваша подяку повинна звучати максимально щиро. Ви можете додати короткі витяги з діалогу з клієнтом при покупці, щоб він бачив, що його пам`ятають.

Намагайтеся з усіх сил не звучати банально, щоб лист не було схоже на сотню інших вдячних повідомлень іншим клієнтам.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 3

3. Додайте кілька супутні питань з контролю виконання сервісу. У подячному листі доречно поставити кілька супутніх питань, щоб упевнитися, що всі потреби клієнта були задоволені, і що він залишився задоволений якістю обслуговування. Подібні уточнення підвищують шанси на те, що покупець до вас повернеться, а значить збільшитися і прибуток. Супровідні питання не обов`язково включати в лист подяки, проте з увагу ставитися до купівельним потребам - основна частина роботи в сфері обслуговування.{#Txtscrl: Do customer follow-up}

Висловіть надію, що покупець задоволений своєю покупкою, і додайте, що готові відповісти на всі питання, що цікавлять його питання і пропозиції.

Запитайте покупця, чи потрібно вам зробити щось ще, щоб підвищити його задоволеність від вашої роботи.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 4

4. Увімкніть назву своєї компанії. Один з найбільш корисні прийомів - вказати ім`я компанії, логотип та інші брендові покажчики на документі. Знову ж таки, це підвищує впізнаваність.{Dear Ms. Cross, Thank you so much for coming to the grand opening of the Whimsical Stationery Store`s Raleigh location on May 15, 2013. Because of you and all the other customers like you who share a passion for creative paper products, it was our largest grand opening in store history!}

Якщо ви пишете своє лист подяки на листівці, не забудьте вказати назву свого магазину.

Якщо ви пишете на фірмовому бланку, логотип вашої компанії буде видно, тому не потрібно його вказувати в листі.

Якщо ви відправляйте лист подяки по електронній пошті, ім`я та логотип компанії повинні перебувати під вашим підписом.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 5

5. Використовуйте правильне рішення. Воно повинно висловлювати надію на подальшу співпрацю з клієнтом і висловлювати вашу щиру зацікавленість в ньому. Наприклад, "щиро Ваш", найчастіше, звучить занадто офіційно, тому краще замінити на "бережіть себе" або подібне, більш неформальне завершення. Вивчіть популярні кінцівки ділових листів, доречні у вашій країні.{Dear Ms. Cross, Thank you so much for coming to the grand opening of the Whimsical Stationery Store`s Raleigh location on May 15, 2013. Because of you and all the other customers like you who share a passion for creative paper products, it was our largest grand opening in store history!Over a thousand of you stopped by to say hello and check out our new store, and we could not be happier to welcome you all to our newest location. Please come back again soon- we`d love to see you!}

Write a Thank You Letter to a Customer Step 6

6. Підписуйте лист від руки. Для кінцівки листи, обов`язково використовуйте ручну підпис. Великі корпорації часто приділяють величезну увагу тому, щоб лист звучало якомога більше індивідуально. Навіть виділена курсивом (або іншим шрифтом) підпис на комп`ютері створює ефект того, що лист відправлено особисто.{#Txtscrl: Sign the letter by hand}

Частина 2 з 3:

Вибір правильного тону

1. Боріться з бажання нав`язати нові послуги. Ви пишіть лист подяки за вчинений правочин, тому вам зовсім не обов`язково рекламувати себе. На даному етапі досить встановити хороший контакт. Дозвольте клієнту відчути себе залученим до справи.

Фрази в стилі "сподіваємося знову мати з вами справу" звучать як реклама або гасло, краще від них утриматися. Не кажіть нічого, що не сказали б знайомої людини.
Не вмикайте в лист опис продукції, згадка про майбутню розпродажу або будь-які інші фрази, які можуть бути розцінені, як реклама.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 8

2. Надсилайте лист до цієї поштовою маркою. Навіть якщо ви відправляйте гори листів, краще не користуватися поштовим верстатом. Так ви знеособлюється лист, роблячи його один з багатьох. А значить, клієнт буде почувати себе менш значущим. Більш того, швидше за все, ваш лист одразу виявиться в сміттєвому кошику.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 9

3. По можливості пишіть адресу від руки. Знову ж таки, чим більш індивідуальним ви робите лист, тим приємніше його буде отримати. Якщо у вас немає часу підписувати листи, доручити це комусь іншому. Навіть якщо ви не самі особисто писали адресу, клієнту буде приємно побачити запис від руки.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 10

4. Надайте контактну інформацію і будьте готові до спілкування. Переконайтеся, що ви вказали своєї номер телефону та адресу, а також тепло дали зрозуміти покупцеві, що готові вислухати його з будь-яких питань. Якщо клієнт з вами зв`язався, будьте готові зустрітися з ним і задовольнити його потреби.

Частина 3 з 3:

правильне оформлення

1. Пишіть лист від руки. Друкувати стандартну форму - все одно, що відправляти рекламний проспект. Замість цього, ви повинні змусити клієнта відчути себе значущим, зрозуміти, що його цінують. Це свого роду зворотний ефект щодо роздратування від реклами. Пишіть листи подяки від руки і самостійно.

Якщо вдячних листів занадто багато, попросіть співробітників допомогти вам. Витратити час на індивідуальний підхід варто того.
Якщо у вас немає можливості писати листи подяки від руки, вам необхідно знайти інший спосіб зробити їх індивідуальними. Як самий мінімум, в кожному листі повинно бути вказано ім`я клієнта і додана ваша справжня підпис.
У деяких випадках більш доречно писати електронні, а не ручні подячні листи. Наприклад, щоб встановити особисті взаємини з людиною. Найголовніше, щоб лист звучало індивідуально і щиро. Якщо ж існує ймовірність, що ваш лист сприймуть, як рекламу, пишіть його від руки.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 12

2. Використовуйте бланки для вдячних листів. Для ділового листа-подяки підійдуть, як листівки, так і фірмові бланки. Якщо ви хочете писати всього кілька рядків, виберіть елегантну подячну листівку, щоб покупець відчув свою значимість. Або ж ви можете використовувати фірмові бланки з твердої паперу.

Не використовуйте звичайний папір для принтера для подячного листа.

Вибирайте подячні листівки, доречні в діловому контексті. Якщо у вас яскравий і барвистий бізнес, використовуйте кольорові і забавні листівки, щоб піднести свою компанію в потрібному ключі. Намагайтеся уникати недоречних листівок або листівок з дуже особистими написами або картинками.

Write a Thank You Letter to a Customer Step 13

3. Ви також можете відправити подарунок. Якщо ви хочете піти далі і висловити своє визнання, відправте разом з листом невеликий подарунок. Це не обов`язково, проте для деяких клієнтів може бути дуже корисно. Подарунок повинен бути невеликим і корисним. Він повинен представляти вашу сферу обслуговування або ж просто бути професійним.

До невеликих подарунків відносяться закладки, магніти, солодощі, футболки або подарункові сертифікати.

Подарунок не повинен бути дорожче 600-1500 рублів. Корпоративна етика деяких компаній забороняє приймати дорогі подарунки.