Як відсортувати список в microsoft excel: 15 кроків

Excel є редактором таблиць, але як ви можете управляти та організовувати дані відповідно до ваших потреб? Інструмент «Сортування» дозволяє швидко сортувати дані (в шпальтах) різних форматів. Використовуйте цей інструмент для організації даних і спрощення їх розуміння і використання.

кроки

Частина 1 з 3:

Сортування в алфавітному порядку чи зростанням / спаданням

1. виділіть дані. Або виділіть дані в стовпці, або клацніть по одній клітинці в стовпці, щоб Excel автоматично вибрав дані.

Всі вибрані дані в колонці повинні бути одного формату (тільки текст, або тільки числа, або тільки дати і так далі).

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 2

2. На вкладці «Дані» в групі «Сортування і фільтр» натисніть на кнопку «Я ↓ А» або «А ↓ Я».

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 3

3. Відсортуйте виділені дані, натиснувши на відповідну кнопку. Для сортування даних по зростанню (чи алфавітному порядку, починаючи з букви А), натисніть «А ↓ Я» - для сортування даних по спадаючій (чи алфавітному порядку, починаючи з букви Я), натисніть «Я ↓ А».

Якщо поруч з виділеним стовпцем є ще один стовпець з даними, вам буде запропоновано включити ці дані в сортування.

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 4

4. Якщо при спробі впорядкувати дані ви отримали повідомлення про помилку, то це, швидше за все, пов`язано з форматом даних.

Якщо ви сортуєте числа, переконайтеся, що дані у всіх осередках мають числовий формат. Іноді числа імпортуються як текст (з деяких програм бухгалтерського обліку).

Якщо ви сортуєте текстові дані, помилки можуть виникати через прогалини або поганого форматування.

Якщо ви сортуєте дати або час, проблеми, як правило, виникають через форматування ваших даних. Для того щоб Excel успішно сортував дати, переконайтеся, що всі дані представлені в форматі дати.

Частина 2 з 3:

Сортування з безліччю критеріїв

1. виділіть дані. Наприклад, у вас є таблиця зі списком імен клієнтів, а також міст, в яких вони знаходяться. Ви хочете спочатку впорядкувати міста за алфавітом, а потім відсортувати за алфавітом клієнтів в кожному місті.

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 6

2. На вкладці «Дані» в групі «Сортування і фільтр» натисніть «Сортування». Відкриється вікно, в якому ви можете задати параметри сортування.

Якщо ваші стовпці мають заголовки, наприклад, «Місто» і «Ім`я», поставте прапорець у опції «Мої дані містять заголовки».

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 7

3. Створіть перше правило. Натисніть «Сортувати по», щоб вибрати стовпець з даними. У нашому прикладі виберіть стовпець з назвами міст.

В меню «Сортування» виберіть «Значення».

В меню «Порядок» виберіть або «від А до Я», або «від Я до А» (в залежності від того, як ви хочете відсортувати дані).

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 8

4. Створіть друге правило. Для цього натисніть «Додати рівень». Виберіть другий стовпець з даними (в нашому прикладі стовпець з іменами клієнтів), а потім виберіть порядок сортування (для зручності виберіть той же порядок, що і для першого правила).

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 9

5. натисніть OK. Ваші дані будуть відсортовані відповідно до ваших правилами. Міста і імена клієнтів в кожному місті відсортують в алфавітному порядку.

Цей приклад розглядав дані в двох стовпчиках. Але ви можете працювати з безліччю стовпців.

Частина 3 з 3:

Сортування за кольором клітинки або шрифту

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 11

2. На вкладці «Дані» в групі «Сортування і фільтр» натисніть «Сортування». Відкриється вікно, в якому ви можете задати параметри сортування. Якщо поруч з виділеним стовпцем є ще один стовпець з даними, вам буде запропоновано включити ці дані в сортування.

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 12

3. В меню «Сортування» виберіть «Колір осередки» або «Колір шрифту».

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 13

4. В меню «Порядок» виберіть колір і його положення («Зверху» або «Знизу»). Ви можете вибрати тільки ті кольори, які присутні в стовпці.

При сортуванні за кольором немає порядку сортування за замовчуванням. Вам потрібно буде визначити порядок самостійно.

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 14

5. Сортування по іншому кольору. Для цього вам потрібно буде додати нове правило для кожного кольору в стовпці. Натисніть кнопку «Додати рівень», щоб додати ще одне правило для сортування, а потім виберіть потрібний колір і порядок сортування.

Переконайтеся, що порядок сортування в різних правилах однаковий. Наприклад, якщо ви сортуєте дані зверху вниз, переконайтеся, що в кожному правилі в меню «Порядок» обрана опція «Зверху».

Зображення з назвою Sort a List in Microsoft Excel Step 15

6. натисніть OK. Дані в стовпці будуть відсортовані за кольором так, як ви задали.

Поради

Спробуйте різні варіанти сортіровкі- завдяки цьому можна підкреслити різні аспекти інформації.
Якщо у вашій таблиці є підсумкові значення, середні значення та інші аналогічні значення, будьте обережні, щоб вони не потрапили в сортовані дані.

попередження

Будьте вкрай уважні, щоб вибрати всі стовпці, які потребують сортування.