Як вести протокол наради

Будучи корпоративним секретарем або секретарем правління, а може бути, власником малого бізнесу, не виключена ймовірність того, що ви зіткнетеся з необхідністю вести протоколи корпоративних зустрічей. Це завдання дуже важлива, адже це не тільки вимога законодавства, особливо для некомерційних організацій: ці протоколи - частина офіційних записів компанії, її історія. Протоколи можуть бути досить легко оформлені, якщо дотримуватися певних правил і формату.

кроки

Метод 1 з 3:

Підготовка до зустрічі

1. Завчасно (за кілька тижнів) відправте повідомлення про зустріч із зазначенням дати, часу, місця і її цілі всім, хто імовірно прийме в ній участь.

2. Для кожного члена правління приготуйте спеціальний пакет, який включає в себе: повідомлення про зустріч, протокол попереднього засідання, список як контактною інформацією, так і тієї, яка буде представлена на засіданні (наприклад, аналізи і бюджетні звіти). Якщо інформація є конфіденційною, то передайте її тільки в тому випадку, якщо про неї зайде розмова, після того як співробітники (в деяких випадках) і гості залишать приміщення.

3. Переконайтеся, що у вас під рукою є приналежності для запису матеріалу, з якими вам найбільш зручно працювати, як наприклад: блокнот, папка, ноутбук або диктофон.

4. У день зустрічі переконайтеся, що у всіх учасників є письмове приладдя, бейджи (при необхідності) і прохолодні напої.

Метод 2 з 3:

В ході зустрічі

1. Запишіть наступну інформацію:

Назва організації та тип засідання.
Чи було надіслано повідомлення про зустріч, і якщо це так, то коли саме.
Дата засідання та місце, де воно проходило.
Час, коли почалося засідання.

2. Запишіть причину проведення засідання, наприклад: щоквартальне засідання членів правління або щорічні вибори посадових осіб.

3. Повинні бути перераховані:

Присутні на засіданні члени правління, посадові особи і співробітники, а також їх обов`язки.

Ті, хто відсутній.

Присутні гості, ким вони були запрошені і причини, за якими вони відвідали даний захід.

Ім`я та посада голови зборів.

Особа, що веде протокол засідання.

4. Вкажіть число учасників, необхідне для кворуму, а також чи було це чіслодостігнуто.

5. Запишіть результати голосування про прийняття, перегляд або відмову від протоколу минулого засідання.

6. При необхідності внесіть зміни в попередні протоколи.

7. Озвучте актуальні питання з попереднього протоколу і зареєструйте хід їх обговорення, результати голосування або загальний результат.

8. Занесіть в протокол будь-які інші голосування, вибори посадових осіб наприклад, а також число голосів «за», «проти» або «утримався». За винятком тих, хто утримався, не обов`язково записувати імена людей і як вони проголосували. Вкажіть причину будь-якого відмови від участі в голосуванні, а також залишав хто-небудь зал під час цього голосування.

9. Складіть список з пунктів порядку денного і залиште між ними вільне місце для написання заміток.

10. Зробіть замітки про обговорення питань порядку денного, а також що і ким було сказано під час нього.

11. Перерахуйте всі актуальні питання, які обговорювалися під час засідання, а також людей, які повинні будуть виступити на наступній зустрічі.

12. Відзначте будь-які обговорення питань, які не стояли на порядку денному, і хто їх поставив, а також підсумки їх обговорення.

13. Вкажіть підсумки тих рішень, які були запропоновані до повторного розгляду, оновленню або голосуванню. Саме офіційне рішення буде представлено у вигляді окремого документа.

14. Вкажіть дату і час наступної зустрічі.

15. Відзначте, що засідання було оголошено закінченим за рішенням більшості або за одноголосним рішенням. Вкажіть час закінчення засідання.

Метод 3 з 3:

Після зустрічі

1. Заповніть протокол настільки повно, наскільки це можливо, і зробіть це якомога раніше.

2. Виділіть жирним шрифтом будь-які результати голосувань, пункти порядку денного і прийняті рішення.

3. Як можна раніше роздайте копії протоколу на розгляд всім учасникам засідання, щоб отримати від них відгуки про його зміст. Якщо не було запропоновано жодних змін, оформіть протокол офіційно, а потім помістіть його в спеціальну папку для корпоративних зустрічей.Роздайте копії фінальної версії протоколу всім учасникам засідання і тим, хто на ньому був відсутній.

Поради

Якщо вам щось незрозуміло, відразу ж задайте відповідні питання, щоб хід обговорення був записаний коректно. Для того, щоб попросити будь-яких роз`яснень, не потрібно чекати до тих пір, поки ви повністю накидати чернетку протоколу.
Прийняті рішення і результати голосувань повинні бути вказані в протоколі, проте їх копії також повинні зберігається в окремій папці в місці, захищеному від вогню води та інших факторів. Електронні копії теж повинні зберігається разом з цією папкою.
Не намагайтеся записувати кожне слово в ході засідання: напишіть в загальних рисах про те, що було сказано. Ви можете більш повно розкрити хід обговорення після того, як закінчите заповнювати протокол.
Правила вашої компанії можуть забороняти використання електронних засобів зв`язку. Зараз таке зустрічається досить рідко - все залежить від часу, коли були написані правила, і чи були вони переглянуті за минулі роки. Тому, перш ніж таким чином спілкуватися з учасниками засідання, переконайтеся, що ви нічого не порушуєте. Ви також можете запропонувати внести поправки в такого роду правила, якщо вони безнадійно застаріли.

попередження

Будьте обережні, коли надаєте чернетка протоколу учасникам зустрічі для його розгляду і перевірки, так як це дає їм можливість змінити все те, що вони сказали. Коли протокол повністю закінчений, переконайтеся, що кожному відомо про будь-якому внесеному в нього зміни: таки чином інформація буде витлумачена правильно, і ніхто не буде введений в оману.

Що вам знадобиться

папки
Приналежності для запису матеріалу (блокноти, олівець або ручка, ноутбук або диктофон)
Бейджи, якщо вони необхідні
Пакети, що містять всю необхідну для зустрічі інформацію
Блокноти і ручки / олівці для учасників засідання
Прохолодні напої