Як поводитися під час телефонної співбесіди

Сьогодні досить поширеною є практика співбесіди по телефону. Причини використання такого методу можуть бути різні. Наприклад, компанія, в яку ви подали заяву про прийом на роботу, знаходиться в іншому місті. А, може бути, роботодавець не встигає прийняти всіх кандидатів особисто через високий конкурс на вакансії. Якщо компанія призначила вам телефонна співбесіда, ваша мета - пройти його успішно і перейти до наступного етапу - до очного співбесіди. Щоб справити хороше враження, поставтеся до телефонного співбесіди настільки ж серйозно, як і до очного. Протягом розмови відповідайте на питання у ввічливій і професійній манері.

кроки

Метод 1 з 4:

початок розмови

1. Привітайте подзвонив вам людини в професійній манері. Можливо, найважливіша частина співбесіди - це перші слова, які ви скажете, відповідаючи на дзвінок. Покажіть, що ви чекали цього дзвінка. Навіть якщо вам телефонують на особистий номер, відповідайте на дзвінок, як ніби ви зараз перебуваєте в офісі.

Коли телефон задзвонить, підніміть трубку якомога швидше, не пізніше третього дзвінка. Привітайтеся і увійдіть в, чітко вимовивши своє ім`я. Наприклад: «Здрастуйте, це Анна Петрова».

2. Скажіть, що ви чекали цього дзвінка. Ваш співрозмовник привітає вас у відповідь і теж представиться. Запишіть його ім`я і назву компанії, щоб не забути, і скажіть, що ви чекали цього дзвінка.

Наприклад: «Здрастуйте, Марія! Спасибі, що знайшли час для розмови. Рада обговорити можливість роботи у вашій компанії ».

3. Розмовляйте з співрозмовником у ввічливій манері. Одягніться так, як ви одягнулися б на роботу в офісі. Сядьте за робочий стіл, випряміть спину. Це допоможе підтримувати бесіду в професійному ключі. Слідкуйте за тим, щоб не перейти на побутовому стиль спілкування.

Звертайтеся до співрозмовника по імені, яким він представився на початку розмови.

Якщо співрозмовник висловлює похвалу або робить позитивні коментарі на вашу адресу, не забудьте сказати «спасибі» в відповідь.

Метод 2 з 4:

Основна частина співбесіди

1. Робіть позначки, щоб нічого не упустити. Одна з переваг телефонної співбесіди - можливість робити позначки в ході розмови. Це допомагає продумувати висловлювання і давати вичерпні відповіді на питання.

Якщо представник компанії задає питання, що включають в себе кілька дрібніших питань, позначте всі підпункти в блокноті одним-двома словами, щоб нічого не забути. Ваш співрозмовник буде вражений тим, як ви послідовно торкаєтеся кожного аспекту заданого питання.

2. Слухайте уважно і робіть паузи перед відповіддю. Важко зосередитися, коли перед очима немає другого учасника розмови. Тому сконцентруйтеся на його словах, намагайтеся не втрачати нитку розмови і думайте про те, як будете відповідати.

Дайте собі кілька секунд перед тим, як почати говорити. По-перше, ви переконаєтеся, що людина закінчила фразу. По-друге, у вас буде час зібратися з думками перед відповіддю.

Якщо ви все-таки пропустили частину питання або не зрозуміли, що співрозмовник мав на увазі, уточніть, а потім починайте відповідати.

3. Викладайте думка чітко. Іноді навіть при хорошій мобільного зв`язку зрозуміти мовця по телефону людини важко. Щоб ясно донести думку, темп мови повинен бути нешвидким і розміреним.

Якщо у вас проблеми з дикцією або погано поставлена мова, намагайтеся вдосконалювати розмовні навички, проходячи співбесіду за співбесідою.

Під час розмови через телефон не сутультесь і не розвалюється в кріслі. Намагайтеся не торкатися особи руками. Можна використовувати навушники з мікрофоном або говорити по гучному зв`язку, щоб не підносити трубку до вуха.

4. Попутно задавайте питання, щоб продемонструвати інтерес. Найкраще, щоб співбесіду проходило в форматі «питання-відповідь». Звичайно, співрозмовник запитає в кінці, чи є у вас які-небудь питання, але все-таки треба і зі свого боку проявляти ініціативу і задавати питання на протяг всього інтерв`ю, коли трапляється нагода.

Наприклад, відповідаючи на одне із запитань, ви згадали, що читали статтю про новий продукт компанії. Закінчивши відповідати, можете запитати: «Я згадала, що читала статтю про ваш віджет на сайті Tech Daily! Розкажіть, як цей віджет вплине на повсякденне спілкування користувачів ».

5. Після закінчення співбесіди відправте роботодавцю лист з подякою за розмову. Напишіть від руки, що ви дуже вдячні, і відправте фахівця, який проводив з вами співбесіду. Лист повинен бути не довше двох-трьох пропозицій. Подякуйте людини за приділену вам час і за надану можливість. Також згадайте, що з нетерпінням чекаєте відповіді.

По можливості конкретизуйте повідомлення. Якщо в ході інтерв`ю щось здалося вам особливо важливим, можливо, варто сказати пару слів про це.

Якщо вам назвали конкретний термін, протягом якого вам дадуть відповідь, згадайте про це.

Метод 3 з 4:

Професійний підхід до співбесіди

1. Чи не сутультесь, сидячи за столом. Не варто вести розмову по телефону, розвалившись в ліжку або на дивані. Положення тіла впливає на те, як звучить голос. Співрозмовник, швидше за все, зрозуміє, що ви сидите, відкинувшись назад. Для нього це сигнал, що ви несерйозно ставитеся до телефонного інтерв`ю.

Якщо ви будете говорити по телефону в положенні лежачи, це ускладнить комунікацію. Також зміна положення може викликати зайвий фоновий шум.
У положенні сидячи голос буде звучати переконливо і впевнено. Співрозмовник буде відмінно чути вас.

2. Поставтеся до телефонного співбесіди не менш серйозний, чемобичному. Звичайно, людина «на тому кінці дроту» не побачить вас. Однак стиль одягу і манера поведінки вплинуть на ваш загальний настрій. Ваш співрозмовник це помітить.

Не обов`язково одягатися в точності, як для очного співбесіди. Головне -виглядеть охайно та професійно.

Готуйтеся до співбесіди так само відповідально, як якщо б вас вже найняли, і вам потрібно було б підготуватися до робочого дня.

3. Не їжте і не пийте під час інтерв`ю. Працівник компанії почує, що ви щось жуєте, незалежно від того, чи говорите ви по гучному зв`язку чи ні. Якщо ви коли-небудь говорили по телефону з людиною, який одночасно з цим їсть або п`є, ви знаєте, як це відволікає.

Пам`ятаючи про те, що співбесіда по телефону не менш важливо, ніж особиста зустріч з роботодавцем, не дозволяйте собі того, що ніколи не стали б робити, прийшовши в офіс компанії: їсти, пити або жувати гумку.

Тримайте під рукою стакан води на випадок, якщо пересохне в горлі. Пийте воду, відвернувшись від телефону. Чи не кладіть в стакан кубики льоду, щоб вони не створювали шум під час бесіди.

4. Розмовляйте з посмішкою. Коли людина посміхається, особа розслабляється, а значить і тон стає більш дружелюбним. Співрозмовник не побачить вас, але відчує ваш позитивний настрій і ентузіазм.

Метод 4 з 4:

Підготовка до телефонної розмови

1. Зберіть інформацію про компанію перед співбесідою. Можливо, ви вже дізналися щось про роботодавця перед подачею заяви. Проте, після того, як ви домовилися про співбесіду по телефону, варто копнути глибше. Вивчіть як саму компанію, так і сферу її діяльності, і дізнайтеся останні новини.

Почитайте новини про компанію. Потім відвідайте їх сайт і почитайте прес-релізи. Зачерпніть з них відомості про нові продукти та послуги. Зробіть позначки про найцікавіше для вас, щоб потім запитати про це на інтерв`ю.
Також варто дізнатися про діяльність головних конкурентів компанії. Почитайте про індустрію в цілому, щоб отримати уявлення про ситуацію на ринку.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Lucy Yeh

Кар`єрне і особове тренерЛюсі Йе - директор з управління персоналом, рекрутер і сертифікований особистісний тренер (CLC) з більш ніж 20 роками досвіду. Пройшла навчання особистісному коучингу і зниження стресу за допомогою усвідомленості (MBSR) в InsightLA. Працює з професіоналами всіх рівнів, допомагаючи їм покращити якість кар`єри, особисті / професійні відносини, самомаркетінг і збалансованість життя.

Lucy Yeh
Кар`єрне і особове тренер

З цим згоден наш експерт: Перечитайте список посадових обов`язків і дізнайтеся більше про посади, на яку ви претендуєте. Також вивчіть конкурентів компанії, сферу її діяльності, сторінки в соціальних мережах, прес-релізи та іншу інформацію перед тим, як проходити співбесіду по телефону.

2. Накидайте на листочку відповіді на типові питання. Скористайтеся тим, що співрозмовник не бачитиме вас. Якщо вам зададуть складне питання, ви зможете звертатися до позначок.

Припустимо, вас запитають про ваші сильні та слабкі сторони. Відповіді на подібні питання повинні бути структурованими і лаконічними. Майте на увазі, що у відповіді потрібно розповідати про нема про особисті якості, а про професійні.

3. Потренуйтеся говорити по телефону. Телефонне інтерв`ю і спілкування з друзями або близькими по телефону - це різні речі. За кілька днів до інтерв`ю намагайтеся відповідати на дзвінки як можна частіше, особливо якщо у вас мало досвіду професійного спілкування по телефону.

Розмовляючи з людиною по телефону, ми не можемо його побачити. Іноді важко зрозуміти, чи закінчив співрозмовник думку, чи можна почати відповідати. Постійна практика телефонної розмови допоможе відчувати себе впевненіше під час телефонної співбесіди.

Якщо вам рідко доводиться користуватися телефоном, попросіть друга або родича допомогти вам попрактикуватися. Домовтеся з ним про дзвінок в призначений час. Поставтеся до дзвінка як до справжнього співбесіди.

4. Виберіть тихе місце для розмови по телефону. Відчуйте їх будинку або в будь-якому іншому місці, де точно не буде фонового шуму або сторонніх людей. Якщо ви будете говорити по мобільному телефону, перевірте, чи гарна зв`язок в даному місці.

Якщо у вас вдома шумно, наприклад, грають діти або сусіди постійно ходять з кімнати в кімнату, знайдіть інше місце, де відносно спокійно. У багатьох бібліотеках є конференц-зали та кабінети. Головне заздалегідь зарезервувати приміщення.

5. Вимкніть повідомлення на електронних пристроях. Якщо співрозмовник почує сигнали або вібрація телефону, він подумає, що під час розмови ви паралельно займаєтеся чимось ще. Покажіть, що ви уважно слухаєте співрозмовника, як під час звичайного інтерв`ю.

Інші пристрої можуть створювати перешкоди в мобільній мережі, що може перешкодити нормальному розмови. Вимкніть Wi-Fi-пристрої поблизу або перенесіть їх в іншу кімнату на час дзвінка.

6. Зберіть документи. Покладіть перед собою позначки з інформацією про компанії, копії резюме та інші матеріали, щоб в будь-який момент скористатися ними.

Розкладіть матеріали на столі, щоб швидко знайти потрібний запис без необхідності перебирати папірці в пошуках того чи іншого документа. Спеціаліст, який проводить телефонну співбесіду, буде чути вас. Неорганізованностьпомешает справити приємне враження на роботодавця.

7. Спробуйте зробити дихальні вправи за кілька хвилин до очікуваного дзвінка. Ви, ймовірно, будете нервувати в очікуванні дзвінка. Глибоке дихання допоможе заспокоїти голос, розслабитися і зосередитися.

Крім того, можете спробувати зробити кілька вокальних вправ, якими користуються багато співаків і акторів перед виходом на сцену. У вас перестане тремтіти голос, ви будете краще його контролювати.