Як відокремити імена і прізвища в окремі поля в списку microsoft excel

Якщо ви працюєте з електронними таблицями і отримуєте таблицю, в якій ім`я та прізвище знаходяться в одній комірці, ви не зможете впорядкувати за прізвища.А сортування по імені і прізвища одночасно непрінесет ніякої користі.В цьому випадку, вам треба відокремити ім`я від прізвища до сортування.

кроки

1. У вас є електронна таблиця з ім`ям і прізвищем в одній комірці, як показано на малюнку.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 2

2. У цьому прикладі наведіть курсор над колонкою "B" до появи стрілки вниз, потім, щоб виділити всю колонку, натисніть ліву кнопку миші.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 3

3. Далі виберіть вкладку "Дані" та натисніть на кнопку "Текст за стовпцями".Візьміть до уваги, що у вас повинно бути кілька вільних колонок після колонки, яку ви конвертуєте.Якщо треба, виділіть колонку і додайте 2-3 нових.В іншому випадку, після конвертації дані в сусідніх колонках будуть замінені.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 4

4. У першому вікні "майстра текстів (розбір)", виберіть "з роздільниками".

Виберіть "фіксована ширина", якщо сегменти, які ви хочете розділити, однакової ширини (наприклад, розділяючи телефонні коди і номери).

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 5

5. У другому вікні "майстра текстів (розбір)" виберіть символ-роздільник або те, що розділяє слова, які ви хочете помістити в різні колонки.У нашому випадку, це пробіл, тому вибираємо пробіл.Також ви можете вибрати "Вважати послідовні роздільники одним".

Якщо у вас слова розділені комами (наприклад, Brown, James), виберіть кому як символ-роздільник, і т.д.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 6

6. У третьому вікні "майстра текстів (розбір)" виберіть "загальне" форматування, все інше залиште як і раніше.Для продовження натисніть кнопку "Готово".

Цей параметр змінюється тільки тоді, коли ви маєте справу з числами або датами.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 7

7. Подивіться на результат. Тепер таблиця повинна виглядати приблизно так.

Separate First Names and Last Names Into Separate Fields in a Microsoft Excel List Step 8

8. Тепер ви можете поміняти заголовки на "Ім`я" і "Прізвище", і якщо потрібно, впорядкувати за прізвища.Так виглядає відсортована по прізвища електронна таблиця з оновленими заголовками.

Поради

Для цього вам не потрібна найновіша версія, буде досить Excel 2003.

попередження

Перш ніж ви будете пробувати це на практиці, ЗАВЖДИ робіть копію електронної таблиці, і працюйте з нею, а не з оригіналом.
ПЕРЕКОНАЙТЕСЯ, що ви вставили дві колонки праворуч колонки, яку ви редагуєте, інакше весь текст колонок справа буде замінений.