Як розставити пріоритети: 15 кроків (з ілюстраціями)

Іноді починає здаватися, ніби весь світ валиться. Робота і шкільні завдання починають накопичуватися, домашні справи і обов`язки, зобов`язання перед друзями і сім`єю - часом в добі недостатньо годин. Навчившись ефективно розставляти пріоритети, ви станете більш продуктивним працівником, економлячи час, енергію і нерви. Навчіться організовувати свої завдання, розділяючи їх за категоріями і рівнями складності, і почніть практикувати професійний підхід до їх виконання. Переходьте до першої частини статті для отримання додаткової інформації.

кроки

Частина 1 з 3:

Складіть список справ

1. Визначте часові рамки для вашого списку. У вас наближається особливо напружений тиждень? Шалений день? Можливо, думка про те, що вам потрібно зробити до кінця року, зводить з розуму. Незалежно від характеру ваших зобов`язань, виберіть період для складання списку пріоритетів і почніть втілювати їх в конкретні дії задля уникнення стресу.

До короткостроковим цілям найчастіше ставляться пункти з різних категорій. Можливо, у вас є кілька справ, які необхідно закінчити на роботі до кінця дня, а також справи, за якими потрібно з`їздити, перш ніж відправитися додому, і багато всяких справ по дому, коли ви, нарешті, опинитеся там. Непогано буде скласти список винуватців стресу, всіх справ, які необхідно зробити в найближчі кілька годин.
довгострокові цілі можуть включати в себе більші цілі, які необхідно буде розбити на кілька кроків і на які теж потрібно розставити пріоритети. Наприклад, мета «вступити до коледжу» включає в себе різні дрібні справи. Цей простий крок розбивки дозволить спростити і прояснити процес.

2. Запишіть все, що вам необхідно зробити. Почніть розбивати список і записувати, що саме вам треба зробити в довільному порядку. У межах строків, які змушують вас нервувати, виберіть всі завдання - великі чи дрібні - які необхідно виконати, і перерахуйте їх. Перерахуйте проекти, які потрібно завершити, рішення, які повинні бути прийняті, і доручення, за якими потрібно з`їздити.

3. Классифицируйте все, що вам потрібно зробити. Можливо, буде корисно розбити всі на окремі категорії, тобто створити різні списки справ для різних областей життя. Домашні справи можуть належати до однієї категорії, а робочі проекти - до іншої. Якщо ви активно займаєтеся громадською діяльністю, то, можливо, багато чого відбувається в період вихідних, до чого ви теж повинні підготуватися і розставити пріоритети. Складіть окремий список для кожної категорії.

Як варіант, якщо буде корисним мати все в одному місці, ви можете розглянути складання загального списку справ і обов`язків, робочих зобов`язань і всього необхідного для суспільного життя. Якщо ви відчуваєте себе перевантаженим, то допоможе поєднання всіх справ, що дозволить побачити важливість кожної окремої задачі в порівнянні з іншими.

4. Наведіть список в порядок. Визначте в списку найбільш важливі чи термінові справи і перепишіть список, поставивши ці справи на чолі. Тут все залежить від вас і пунктів вашого списку - вам вирішувати, що важливіше: шкільні заходи або робочі проекти.

Крім того, якщо все однаково важливо і необхідно, залиште список неврегульованим і організуйте його за алфавітом або у випадковому порядку. У міру того, як ви активно ставите галочки в списку, все, що має значення - це те, що ви виконуєте пункти списку.

Коли у вас перед очима буде список з викресленими справами, виконувати інші буде куди простіше.

5. Зберігайте список на видному місці. Тримайте свій список десь на видному місці, особливо для довгострокових справ, де ви зможете застосовувати його як нагадування того, що необхідно закінчити, активно викреслюючи або відзначаючи пункти по мірі їх завершення.

Якщо ви склали варіант списку на папері, повісьте його на місце, куди ви часто дивіться, наприклад, на дверцята холодильника, дошку оголошень близько парадних дверей або на стіну кабінету.

Як варіант, ви можете тримати список відкритим на робочому столі, поки займаєтеся іншими справами, так що вони будуть свіжі в вашій пам`яті, і видаляти пункти, коли завершуєте справу.

Стікери для заміток відмінно підходять для розклеювання нагадувань по дому. Один такий стікер з нагадуванням попрацювати зі своїми документами на екрані телевізора дозволить не забути зробити важливу справу, замість того щоб витрачати час на менш продуктивні заняття.

Частина 2 з 3:

Упорядкуйте пункти списку

1. Розставте завдання за ступенем важливості. Що є найважливішою справою в вашому списку? Вирішіть, що важливіше - робочі / шкільні завдання або громадські та домашні справи (з урахуванням можливих відхилень). Наприклад, потрібно поїсти і прийняти душ, а ось прання може почекати ще один день, поки ви не закінчите важливий робочий проект.

Визначте три різних рівня, їх буде досить для класифікації різних завдань і критеріїв зі списку. Висока, середня і низька важливість завдань - найкращий і найпростіший спосіб для початку класифікації пунктів списку справ за ступенем важливості. Будьте при цьому розумні.
Для класифікації завдань також можна використовувати кольори. Наприклад, для важливих справ можна використовувати червоний, помаранчевий - для задач меншою важливості, а жовтий - для самих нетермінових.

2. Визначте терміновість кожного завдання. Візьміть до уваги майбутні крайні терміни і вашу здатність працювати в межах цих термінів. Що необхідно зробити найближчим часом? Що потрібно зробити до кінця дня? На чому б ви могли управляти виграти трохи більше часу?

Важливо розглянути період часу, який піде у вас на завершення кожного завдання, можливо, навіть призначити встановлений час деяких справ. Якщо ви вважаєте пріоритетним тренуватися щодня, але у вас накопичилося просто величезна кількість роботи, яку треба доробити, виділіть собі на це відрізок в межах 30 хвилин і намагайтеся якось укладатися в нього.

3. Классифицируйте кожну задачу за ступенем складності. Може бути важливо відвезти до кінця дня щось на пошту, але зробити це нескладно. Классифицируйте всі пункти зі свого списку за ступенем складності, з тим щоб знати, як розташувати їх по відношенню до інших місій.

Буде ефективним застосувати для класифікації рівні як, наприклад, складний, помірний і легкий, а не намагатися оцінити їх в порівнянні один з одним. Не турбуйтеся з приводу їх упорядкування, перед тим як привласнити ступінь складності кожного з пунктів, якщо це буде корисним.

4. Порівняйте всі завдання і Упорядкуйте список. В верх списку поставте найважливіші і термінові завдання, що вимагають мінімальних зусиль, з тією метою, щоб постаратися виконати максимальний обсяг роботи у відведений час.

Частина 3 з 3:

Приступайте до виконання пунктів списку

1. Виконуйте по одному пункту за раз і доводьте його до кінця. Складно просуватися за списком шляхом вибіркового підходу і робити все потроху. Через кілька годин ваш список буде виглядати точно так само, як він виглядає зараз: незавершеним. Замість того щоб виконувати потроху, робіть одну справу до кінця і потім, після короткої перерви, переходите до наступного зі списку. Не починайте працювати над чимось ще зі списку до тих пір, поки не закінчите з першими найважливішими справами.

Як варіант, ви можете подивитися пункти з декількох списків, які можна ефективно поєднати. Так, ідею переглядати свій конспект з математики і одночасно писати доповідь з історії навряд чи можна назвати вдалою, але за навчанням ви могли б сидіти в пральні та чекати, коли просушити ваше білизна, економлячи тим самим час і намагаючись завершити важливі справи.

2. Вирішіть, що доручити іншим і що піде своєю чергою. Припустимо, у вас вдома виникли проблеми з підключенням до інтернету. Вам так і хочеться знайти безкоштовну точку доступу Wi-Fi і знайти в мережі рішення проблеми, щоб виправити все самостійно. Але при цьому вам потрібно закінчити приготування вечері, до ранку перевірити двадцять письмових робіт і зробити ще п`ятдесят справ. Кращим варіантом в цьому випадку буде зв`язатися з компанією-провайдером.

Припустимо вирішити на користь чогось, що не стоїть часу, або коли делегування завдання по вартості переважує час, яке ви витратите на неї. Припустимо, якщо вибір стоїть між тим, щоб купити нове дороге дротове огородження або самостійно зібрати його з відходів, усередині прочісуючи звалища, ретельно перебираючи металобрухт кілька годин під пекучим сонцем, чи не краще буде купити нові дроти, коли все впирається лише в кілька сотень рублів економії?

3. Чергуйте різні завдання зі списку. Якщо розділяти типи виконуваної діяльності, це допоможе вам зберігати інтерес до справ і швидше просуватися по пунктам списку. Чергуйте список домашніх шкільних завдань зі списком домашніх справ по господарству, щоб працювати найбільш ефективно. Між ними робіть невеликі перерви і займайтеся різними справами. Так вам вдасться зберегти ентузіазм і підвищити продуктивність.

4. Почніть з менш привабливих або найбільш складних завдань. Залежно від вашого характеру, для вашого настрою може бути краще, якщо спочатку ви завершите справу, яке найменше бажаєте робити. Це необов`язково має бути найскладніша або найбільш важливе завдання, але часом ефективніше почати саме з неї, щоб залишити на потім менш неприємні заняття.

Твір з англійської може бути важливіше домашнього завдання з математики, але якщо ви дійсно ненавидите математику, спочатку виконайте завдання з цього предмету, щоб ви могли звільнити час і присвятити його виключно твору, приділяючи йому повне і необмежене увагу.

5. Пам`ятайте: терміново - не завжди означає важливо. Припустимо, ви опинилися в ситуації, коли у вас є тільки 10 хвилин, щоб проїхати через усе місто до магазину з метою забрати замовлений диск «Ігри престолів». На перший погляд здається, що важливіше в даний момент нічого немає. Але як щодо твори з англійської або іншого більш важливого завдання? Чи не краще буде дочекатися вільного дня, щоб забрати диск і насолодитися улюбленим серіалом?

6. У міру виконання завдань викреслюйте їх зі списку. Вітаємо! У міру просування по списку скористайтеся радісним моментом, щоб викреслити пункт, видаліть його з файлу або агресивно виріжте написане на папері іржавим складаним ножиком і урочисто спаліть шматочки в вогні. Приділяйте хвилину, щоб нагородити себе за кожне маленьке досягнення. Адже ви не бездействуете, а виконуєте справи крок за кроком!

Що вам знадобиться

олівець
папір
маркер

Поради

Розгляньте можливість розбити об`ємну задачу на кілька дрібніших. За дрібні справи не так страшно братися і завершувати їх простіше.
Давайте собі час на відпочинок, розслаблення і відновлення.
Будьте реалістичні щодо того, який обсяг ви можете виконати за певний період часу.
Попросіть про допомогу. По можливості доручіть виконати членам сім`ї або друзям частина справ з вашого списку.
У випадку зі шкільними завданнями у верхній частині списку повинні стояти ті, які принесуть вам більше балів і у яких скоро закінчується термін здачі.
Залишайте запас часу на випадок непередбачених обставин.
Якщо у двох завдань однаковий ступінь важливості або терміновості, розгляньте ту, на виконання якої потрібно менше зусиль.
Робіть перерви кожні півгодини-годину.
Складним завданням, на виконання яких піде більше часу і зусиль, приділяйте особливу увагу.
Використовуйте текстовий редактор або редактор таблиць на своєму комп`ютері. Тоді вам не доведеться заново копіювати список.
Допомагайте і вчіть цього інших. Якщо ви закінчили справи завчасно, запропонуйте допомогу своїм рідним і друзям і навчіть і їх розставляти пріоритети. Ваші батьки можуть заохотити вас додатковими грошима на кишенькові витрати.
Пропустіть або відкладіть справи, які не так важливі і вимагають багато часу і сил.
Підкоріть час, плануючи справи заздалегідь, зберігаючи позитивний настрій і не відкладаючи справи в довгий ящик.
Керуйте часом, завчасно плануйте і не зволікайте.
Запам`ятайте мантру: «Я можу, я повинен і я зроблю це!»- і не скаржтеся на завантаженість.
Терпіння і наполеглива праця, безумовно, будуть винагороджені.

попередження

Головним пріоритетом всіх завдань повинна бути ваша власна безпека і безпека оточуючих.
Ваше особисте життя, щастя і чесність повинні стояти на чолі списку пріоритетів.