Як правильно складати розкладу (з ілюстраціями)

Якщо ви перевантажені повсякденними завданнями, розклад допоможе підвищити продуктивність, ефективність і організованість ваших дій. Спробуйте використовувати блокнот, звичайний або електронний щоденник, щоб структурувати свій час і вибрати оптимальний спосіб, який підходить вам краще за інших. Ставте перед собою здійсненні мети, дотримуйтесь баланс між роботою і відпочинком. Перетворіть складання розкладу в звичку і викреслюйте всі виконані завдання зі списку, щоб все встигати.

кроки

Частина 1 з 3:

Як скласти розклад

1. Визначте, скільки часу займають ваші звичайні обов`язки. Записуйте, стільки вам потрібно часу, щоб зібратися вранці, поснідати, випрати речі, сходити за продуктами в магазин, відповісти на електронні листи, виконати домашню роботу і інші повсякденні завдання. Відстежуйте час протягом тижня в блокноті, таблиці або спеціальному електронному додатку.

Тижневі спостереження за звичними справами допоможуть вам точно оцінити час, витрачений на виконання конкретних завдань.
Також можна знайти способи підвищити свою продуктивність. Може виявитися, що ви витратили 10 годині на відеоігри, а вам потрібно більше займатися навчанням.

2. Спробуйте використовувати блокнот, щоденник і електронний додаток. Експериментуйте з різними рукописними і цифровими варіантами, коли будете складати перший розклад. Для роботи з чистого аркуша використовуйте блокнот або додаток для нотаток. Якщо вам потрібна готова таблиця з датами і тимчасовими вікнами, використовуйте щоденник або електронний календар для ПК і смартфонів.

Виберіть метод, який відповідає вашим особистим уподобанням. Якщо вам не подобається працювати з папером, то скористайтеся програмою. Якщо ж записи від руки допомагають вам слідувати наміченим шляхом, то озбройтеся ручкою і папером.

В процесі роботи ви зрозумієте, які аспекти вам подобаються, а які викликають незручності. Вам слід дотримуватися обраного методу. Всі завдання слід зберігати в організованому вигляді в одному місці, будь то блокнот, щоденник або додаток.

3. Вкажіть дати і дні тижня. Якщо вони не вказані автоматично, внесіть таку інформацію на сторінки розкладу у верхній частині листа. Виділяйте кожному дню цілу сторінку, щоб мати можливість зосередитися на поточних завданнях і робити додаткові замітки в міру необхідності.

Назви днів тижня допоможуть вам вести облік завдань, які випадають на конкретні дні (це можуть бути уроки музики по понеділках та середах).

У блокноті з чистими сторінками зліва можна вказувати завдання в хронологічному порядку, а праворуч записувати щоденні пріоритети і інші примітки.

4. Заповніть постійні тимчасові вікна. Уроки, регулярні зустрічі та інші постійні завдання стануть основою вашого розкладу. Почніть з постійних тимчасових вікон на кшталт «8:30 - заняття по психології» або «16:00 - тренування».

При використанні блокнота з чистими сторінками або таблиці рекомендується вказувати вікна часу з півгодинним інтервалом в лівій частині сторінки. Залишайте по 2 або 3 рядки між кожним півгодинним інтервалом, щоб пізніше створити маркований список під завданням.

У щоденнику або електронному додатку вже є такі тимчасові інтервали.

Частина 2 з 3:

Як структурувати час

1. Складіть список завдань на окремому аркуші паперу. Вказати постійні завдання просто, проте структурувати час, що залишився трохи складніше. Для початку запишіть всі майбутні вам завдання на окремому аркуші або в новому електронному документі. Привласнюйте кожного завдання цифру або букву, щоб визначити пріоритети.

Наприклад, вкажіть 1 (або А) навпроти найважливіших завдань. Їх слід внести до розкладу в першу чергу. Далі вкажіть 2 (або Б) навпаки завдань середнього рівня важливості і 3 (або В) навпроти завдань з низьким пріоритетом.
При записи завдань в розкладі можна вказувати рівень пріоритетності поруч з пунктом або просто ставити зірочку або знак оклику для найважливіших справ.
При складанні розкладу на тиждень напишіть список своїх щотижневих завдань. Такий же список щоденних справ потрібно в тому випадку, якщо ви складаєте розклад на один день.

2. Плануйте найважливіші завдання на такі моменти дня, коли ви найбільш бадьорі і продуктивні. Почніть з найважливіших завдань. Оцініть, скільки часу буде потрібно на кожну справу, а потім призначте для головних справ такі тимчасові проміжки, коли ви найбільш продуктивні, а кількість відволікаючих чинників - мінімально. Додайте зірочки, підкреслення або виділення, щоб привернути додаткову увагу до завдань.

Наприклад, якщо ви найбільш продуктивні вранці, то плануйте виконати важливі проекти до обіду. Розкладати документи і видаляти листи можна вже в другій половині дня.

Ставте перед собою здійсненні мети. Не намагайтеся вмістити домашнє завдання або зустріч з клієнтом в 30 хвилин, якщо ви знаєте, що справа займе близько години.

Після найважливіших пунктів внесіть в розклад менш пріоритетні завдання на зразок прання і покупок.

3. Вказуйте подробиці, щоб точно пригадати, що потрібно зробити. Коли вносите в розклад завдання, вказуйте конкретні відомості, щоб чітко розуміти суть записи. З коротких записів не завжди ясно, що значить «Зустріч» або «Перевірка».

Якщо вам має бути зустріч, вкажіть час, місце і присутніх. Також можна записати у вигляді маркованого списку теми, які необхідно обговорити.

Не потрібно перетворювати кожну задачу в твір. Вкажіть лише найнеобхідніші відомості, на підставі яких ви зможете відновити інформацію.

4. Вказуйте час початку і завершення кожного завдання. Коли ви вносите завдання в електронне або паперове розклад, час початку і завершення допоможуть вам краще структурувати свій день. Ви зможете чітко розуміти, як будуть розвиватися події і де ви будете перебувати в конкретні моменти часу.

Наприклад, вам потрібно скласти план з 9:30 до 10:30, відвідати заняття з 11:00 до 12:15, пообідати о 12:30 і провести нараду з 13:00 до 13:45.

Пам`ятайте, що цілі повинні бути здійсненні. Звіряйтеся зі своїми спостереженнями за витратами часу, щоб точно оцінювати час виконання кожного завдання.

5. Знаходьте час для відпочинку, сім`ї та розваг. Неможливо цілодобово зберігати 100% продуктивність, тому знаходите час для близьких людей, відпочинку та розваг. Якщо ви з тих, хто забуває про відпочинок, то вам вкрай важливо включати подібні пункти в свій розклад, щоб не тільки працювати.

Наприклад, запишіть «П`ятниця, 18:30 - вечеря з Юрою і Андрієм (закінчити роботу до 17:45!) »Або« Суббота, 12:00 - сходити в парк з Мариною ».

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Kathi Burns, CPO®

Сертифікований професійний організаторКеті Бернс - сертифікований професійний організатор (CPO) і засновниця консультаційної фірми Organized and Energized!, мета якої - допомогти людям облаштувати середовище і сформувати персональний імідж шляхом контролю, змін і організації свого життя. Має більше 17 років досвіду в сфері організації, про її роботі говорилося в Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America і Entrepreneur. Отримала диплом бакалавра комунікації в Університеті Огайо.

Kathi Burns, CPO®
Сертифікований професійний організатор

Частою помилкою при складанні розкладу стає перевантаженість дня справами. Дозвольте собі говорити немає. Якщо вас просять приготувати печиво для ярмарки, то подякуйте людини за пропозицію і скажіть, що вам потрібно подумати. Якщо не погоджуватися відразу, у вас буде час вирішити, чи можете ви знайти вільний час або це просто можливість зробити людині приємне.

6. Залишайте приблизно 25% вільного часу. Якщо скласти занадто щільний розклад, то у вас не залишиться простору для маневру. Залишайте час, щоб перешкоди або затримки не вибивали з колії. Передбачте 15 вільних хвилин між завданнями, щоб внести в план гнучкість.

Якщо вам потрібно кудись їхати, завжди додавайте 10-15 хвилин на випадок пробок.

Навіть якщо ви приїдете вчасно або не будете відволікатися, то в час, що залишився можна буде перепочити, зробити зарядку або почати іншу задачу.

Частина 3 з 3:

Як дотримуватися розкладу

1. Складайте розклад в один і той же час кожен день. Така сталість дозволить зробити планування частиною вашого заведеного порядку. Перетворіть роботу над розписом в ритуал, який можна поєднувати з чашкою ранкової кави або виконувати ввечері.

Деяким зручно планувати справи на тиждень увечері неділі, а потім вносити різні зміни і формувати списки щоденних завдань вранці або ввечері.

2. Зберігайте розклад в доступному місці. Блокнот, щоденник або додаток завжди повинні бути під рукою. Якщо вони будуть покриватися пилом, то вам буде складніше втілювати в життя цілі зі свого розкладу.

У випадку з додатком встановіть його і синхронізуйте на всіх електронних пристроях. Використовуйте віджети для ПК і мобільних пристроїв, щоб виводити завдання на головний екран.

Також корисно розмістити в робочому кабінеті лекційну дошку або календар з наочною інформацією на кшталт ключових дат і щотижневих цілей.

3. Викреслюйте виконані завдання, щоб зберігати мотивацію. Звучить дуже просто, але подібна дія приносить неймовірне задоволення. Викреслюйте всі виконані завдання, щоб бачити свої успіхи і обов`язки в перспективі.

Не треба панікувати, якщо ви не змогли виконати всі завдання. Решта справи необхідно перенести на наступний день і присвоїти їм високий рівень важливості.

4. Заохочуйте себе за виконані завдання. Справитися з справами простіше, якщо в кінці вас чекатиме нагорода, особливо коли завдання нудна і виснажлива. Наприклад, якщо весь день вас чекають презентації, зустрічі та завершення проектів, тоді винагородите себе перервами, морозивом або іншим пригощанням.

Крім невеликих нагород за виконання окремих завдань, заохочуйте себе за продуктивні дні. Прийміть розслабляючий душ, грайте в відеоігри, подивіться фільм або займіться чимось іншим, що приносить вам радість.

5. Використовуйте додатки для продуктивності, щоб не відволікатися. Якщо ви схильні відкривати сторонні сторінки або соціальні мережі під час роботи, тоді завантажте програми на кшталт StayFocused або Focusbar. Вони блокують відволікаючі сайти в зазначені періоди часу і не дозволяють вам зволікати.

Також корисно прибирати телефон зі столу в кишеню або в сумку. У разі необхідності він завжди поруч, але відсутність пристрою в поле зору дозволить вам рідше відволікатися.

6. Плануйте регулярний відпочинок, щоб уникнути вигоряння. Напружений графік без перерв може бентежити і стати причиною зволікань. Також робота на знос сильно знижує продуктивність. Знаходьте час для відпочинку, щоб краще справлятися з робочим навантаженням і не допускати розумового і фізичного перевтоми.

Наприклад, у вихідний день можна займатися справами по дому. При цьому зробіть неділю вдень відпочинку, якщо в суботу ви працюєте на грядках, перете, прибираєте і готуєте.

Щовечора намагайтеся знаходити хоча б 1-2 години часу перед сном, щоб розвіятися. В такий час можна почитати книгу, прийняти душ або послухати спокійну музику.

Поради

Складіть одне розклад з усіма справами в блокноті, щоденнику або додатку. Якщо записувати завдання в різних місцях, можна заплутатися.
Проявляйте гнучкість, пишіть олівцем і переглядайте свій графік. Не панікуйте, якщо не все йде за планом.
Використовуйте невеликі тимчасові проміжки. Замість перегляду соціальних мереж за 15 хвилин до зустрічі спробуйте зайнятися будь щоденної завданням. Також можна перекусити, зробити зарядку або прогулятися.
Враховуйте відволікаючі фактори, але намагайтеся ефективно боротися з ними. Якщо вам дзвонять або в офіс прийшов гість, скажіть: «У мене лише кілька вільних хвилин», - або: «Я з радістю вислухаю твоє запитання, але дам відповідь трохи пізніше».
Не зволікайте. Завдання швидко накопичуються, якщо відкладати справи, а ваше розклад стане перевантаженим.
Якщо не вдається слідувати розкладом, не втрачайте впевненість і вносите невеликі зміни, які допоможуть вам справитися.