Як організувати продуктивний день (з ілюстраціями)

Якщо у вас дуже щільний графік, швидше за все, ви прагнете провести кожен день максимально продуктивно. Коли так багато потрібно зробити, голова може піти обертом. Щоб кожен прожитий день був продуктивним, вам необхідно розвинути в собі організаторські навички, а також навички тайм-менеджменту (ефективного управління часом). Наприклад, можна починати день зі здорового корисного сніданку, склянки чистої води і ранкової зарядки. Такий розпорядок забезпечить вас зарядом енергії і бадьорості перед походом в школу або на роботу. Розставте пріоритети в своїх справах і розподіліть їх за ступенем важливості. Щоб не втомитися і не «перегоріти» від роботи, важливо час від часу робити перерви. Будинки зосередьтеся на тому, щоб розставити всі думки по поличках і спланувати справи на наступний день. Обов`язково займайтеся чимось для душі, щоб розвіятися і відволіктися. Турбота про себе дуже важлива для підтримки високої продуктивності на роботі.

кроки

Частина 1 з 3:

Як почати день

1. Почніть підготовку напередодні ввечері. Якщо ви хочете провести день продуктивно, необхідно спланувати все заздалегідь. Перш ніж вирушити спати, складіть список справ на наступний день. Важливо скласти реалістичний список з цілком здійсненних важливих справ. Якщо в цьому списку буде занадто велика кількість завдань, ви швидше за піддастеся стресу, ніж проведете день продуктивно. Тому краще запланувати 3-5 важливих справ на день.

Якщо завдання дійсно глобальні і складні, можна скоротити кількість таких завдань. Наприклад, якщо вам потрібно закінчити звіт для роботи, швидше за все, вам знадобиться внести в список ще кілька дрібніших кроків. Можна сформулювати цю глобальну мету так: «Закінчити звіт до кінця дня», а потім трохи нижче перерахувати ті кроки, які вам буде потрібно зробити для досягнення цієї мети.
Якщо у вас поки не передбачається глобальних важливих справ, можна внести в список справ 4-5 невеликих завдань. Наприклад, можна написати так: «Відповісти на електронний лист Саші, переписати прес-реліз, перевірити статтю для сайту на помилки, передзвонити Колі».
Пам`ятайте, що ви можете зробити більше. Адже якщо ви старанно намагаєтеся і прагнете до продуктивності, цілком ймовірно, що вам вдасться виконати всі справи зі списку. При складанні цього списку основне завдання - виділити те, що обов`язково має бути зроблено до кінця дня незалежно від обставин. Запис цілей і завдань на день допомагає розставити пріоритети.

2. Випийте склянку води з лимоном. Лимонний сік з ранку заряджає енергією і бадьорістю, що може підвищити продуктивність протягом всього дня. З ранку, як тільки ви прокинетеся, випийте склянку води з вичавленим лимонним соком. Не варто пити концентрований лимонний сік, тому що він несприятливо впливає на зуби. Буде хорошою ідеєю ввечері перед сном поставити в холодильник склянку води з вичавленим в нього лимонним соком.

Для кращих результатів рекомендується пити воду з лимонним соком на порожній шлунок.

Після цього потрібно почекати хвилин 15-30 і тільки потім приступати до сніданку.

3. Не поспішайте перевіряти новини в соціальних мережах. «ВКонтакте», «Твіттер» та інші соціальні мережі лише знижують вашу концентрацію. Тому не рекомендується насамперед з ранку включати телефон і перевіряти соціальні мережі. Замість цього постарайтеся сконцентруватися і спрямувати енергію в потрібне русло.

Релаксуйте - починайте день з позитиву. Соціальні мережі часто викликають в нас бурю різних емоцій і переживань, через що ми часом з самого ранку стаємо дратівливими. Замість цього приділіть час розтяжці або медитації, поспостерігайте за птахами, послухайте улюблену пісню.

Виділіть конкретний час для відвідування соціальних мереж. Наприклад, можна пообіцяти собі не заходити в додаток «ВКонтакте», поки ви не поснідаєте.

Якщо це стало для вас серйозною проблемою, можна навіть заблокувати доступ до сторонніх сайтах і видалити на своєму смартфоні додатки, які вас відволікають.

4. поснідайте. Хороший щільний сніданок необхідний для успішного і продуктивного дня. Адже не без причини саме сніданок називають найважливішим прийомом їжі. Здоровий щільний сніданок покращує настрій, заряджає енергією і в цілому налаштовує на продуктивність.

Приготуйте собі нормальний ситний сніданок. Не варто перебиватися напівфабрикатами або швидкими солодкими перекушуваннями начебто пончиків.

Вівсянка, йогурт, фрукти і яйця - відмінний вибір для смачного і ситного сніданку.

Якщо ви сильно поспішаєте, можна захопити що-небудь перекусити по дорозі на роботу або навчання. Навіть простий банан, який можна з`їсти по дорозі, допомагає підвищити продуктивність.

5. Зробіть зарядку перед роботою. Фізичні вправи допомагають поліпшити настрій і знизити рівень стресу. Крім того, фізична активність заряджає і додає сили. Прокиньтеся вранці трохи раніше, щоб перед роботою чи навчанням у вас був час зробити легку зарядку.

Зовсім не обов`язково влаштовувати повноцінне тренування. Навіть легка розминка на 10 хвилин допоможе поліпшити загальне самопочуття.

Можна сходити на прогулянку на 10 хвилин, виконати кілька кардиоупражнений прямо у себе на кухні, а якщо ви любите йогу або пілатес, знайдіть комплекс базових вправ онлайн приблизно на 10 хвилин.

Частина 2 з 3:

Як бути продуктивним на роботі або на навчанні

1. Виключіть відволікаючі фактори. Дійсно продуктивний день починається з мінімальної кількості відволікаючих чинників. Вирушаючи на роботу або в школу, заздалегідь відключіть всі гаджети і приберіть всі предмети, які збивають вас з пантелику. Ви ж хочете сконцентруватися на своїй роботі, а не на інших дрібницях.

Якщо ви працюєте за комп`ютером, закрийте всі сторонні вкладки в браузері і будь-які додатки, які відволікають вашу увагу. Вийдіть з акаунтів соціальних мереж. Закрийте вкладки зі сторонніми веб-сайтами, коли вивчаєте нові статті. Якщо у фоновому режимі у вас працює якась не стосується справи програма - закрийте її.
Приберіть зі свого робочого столу все зайве, що може відвернути вашу увагу. Якщо на столі лежить цікава книга, яку ви купили собі почитати у вільний час - відкладіть її подалі. А також відкладіть в сторону всі гаджети: телефон і планшет, які крадуть у вас час і енергію.

Умійте сказати «ні» на прохання, виконання яких не вписується у ваші плани і не відповідає вашим пріоритетам. Немає нічого поганого у відмові, особливо якщо вам належить дійсно складний день, а люди просять вас зробити те, на що у вас не залишиться ні сил, ні часу. Якщо людина просить вас про послугу, яка ніяк не вписується в ваш розпорядок дня і в ваші пріоритети, просто скажіть, що не зможете йому допомогти.

Наприклад, можна сказати так: «У мене ніяк не вийде, сьогодні розпланована кожна хвилина, і у мене просто не буде часу на сторонні заняття», - або так: «Ні, вибач. Сьогодні я тобі допомогти не зможу ».

3. Організуйте своє робоче місце. Навряд чи комусь вдасться продуктивно працювати в безладної атмосфері. Перш ніж приступити до роботи, не пошкодуйте кількох хвилин на наведення порядку. Просто складіть або розподіліть по папках лежать на столі документи і папери, викиньте непотрібне. Якщо на столі пильно або брудно - швиденько протріть його. Якщо ви помітили в кабінеті якесь сміття на кшталт пляшки з-під газованої води або обгортки від цукерки - викиньте їх у відро для сміття. Чисте, охайне і акуратне робоче місце відіграє велику роль в підвищенні продуктивності.

Розсортуйте папери і документи. Наприклад, ті документи, які необхідно перевірити чи доробити, можна покласти в одну стопку, а ті, що не потребують доопрацювання - в іншу.

Наведіть порядок у канцелярському приладді. Складіть все основні приналежності, якими ви користуєтеся (степлер, ножиці, ручки), в ящик столу.

4. Намагайтеся концентруватися лише на чомусь одному. Поки ви працюєте над якоюсь задачею, постарайтеся сфокусувати всю свою увагу лише на ній. Працюючи, наприклад, над звітом, не варто думати про те, як ви будете добиратися додому. Поки ви не закінчили роботу над конкретним завданням, не варто міркувати про наступну. Зосередившись на одній-єдиній меті, ви зможете працювати більш продуктивно, оскільки вся ваша увага буде направлено на виконання конкретного завдання.

Багатозадачність зазвичай не кращим чином впливає на продуктивність. Ви витратите набагато більше часу, намагаючись якісно виконати три справи відразу, ніж якби ви робили кожне з цих справ по черзі.

Замість того, щоб перескакувати від однієї справи до іншого, виберіть якесь одне і закінчите його, а потім переходите до наступного. Поки ви працюєте над виконанням якогось завдання, не відволікайтеся на телефон і не перевіряйте електронну пошту.

5. Спочатку візьміться за найбільш важливу справу. Якщо складні і важливі справи не змушують на себе чекати - прийміть цей виклик і закінчите спочатку з ними. Таким чином, вам не доведеться відправляти дійсно важливі справи в довгий ящик і відкладати їх на завтра. Крім того, після виконання великого і важливого справи ви відчуєте себе більш розслабленим і задоволеним, адже залишок дня можна буде присвятити легшим завданням, які принесуть менше стресу. Саме такий підхід допоможе вам підвищити продуктивність.

Поверніться до списку справ, який ви склали напередодні ввечері. Які важливі справи (їх повинно бути від 3 до 5) вам обов`язково потрібно зробити до вечора? Приступите до одного з них.

Скажімо, ви дуже переживаєте з приводу відправлення електронного листа важливого клієнта. Замість того, щоб відкладати цю справу на останню хвилину і весь день турбуватися з цього приводу, просто покінчіть з цим завданням з самого ранку.

6. Протягом дня влаштовуйте собі перерви і винагороджуйте себе за успіхи. Важлива складова продуктивності - давати собі можливість розслаблятися час від часу. Якщо ви не будете робити перерви, ви дуже швидко втомитеся і «перегорить» ще до кінця робочого дня. Під час роботи слідкуйте за часом і радуйте себе маленькими перервами кожні 15-30 хвилин.

Можна тішити себе невеликими винагородами за старання. Швидше за все, ви будете працювати старанніше і продуктивно, якщо будете знати, що після виконання чергового завдання або чергової справи вас чекає приємне винагороду. Наприклад, можна порадувати себе маленьким шматочком який-небудь солодощі після того, як закінчите писати есе. А після того, як складете план презентації, можна зайти на 5 хвилин в соціальні мережі.

Частина 3 з 3:

Будьте продуктивні будинку

1. Проаналізуйте, як пройшов день. По приходу додому не пошкодуйте трохи часу, щоб просто поміркувати про минулий день. Не варто відразу ж приступати до виконання наступного завдання - такий підхід принесе лише стрес і незадоволення. Краще спокійно сядьте і проаналізуйте, як пройшов день.

Подумайте про всі справи, з якими вам вдалося розібратися. Дайте собі можливість відчути гордість за закінчені справи. Привітайте себе з успішним виконанням конкретних завдань. Наприклад, можна сказати собі: «Я дуже радий, що все ж виступив з промовою на сьогоднішній нараді».
А потім вибачте себе за все, що зробили сьогодні не так, як планувалося. Нагадайте собі, що кожному властиво помилятися, прийміть той факт, що ніхто з нас не ідеальний, що помилки і провини - природна частина нашого життя. Наприклад, скажіть собі: «Так, я знаю, що в тому листі була помилка, але в цьому немає нічого страшного - кожен з нас помиляється час від часу».

2. Підготуйте одяг на наступний день. Буде хорошою ідеєю заздалегідь зібратися і підготувати одяг на наступний ранок. Просто ввечері перед сном подумайте, що збираєтеся надіти на наступний день на роботу або на навчання. Підготуйте цей одяг і повісьте її поруч з ліжком. Таким чином, вам не доведеться з ранку витрачати час на вибір того, що надіти, і ви не виб`єтеся зі звичного ранкового розпорядку.

3. наведіть порядок. Невелика щоденне прибирання допомагає відчувати себе вдома більш комфортно і продуктивно. Крім того, акуратна і охайна обстановка допомагає зосередитися на справах, І, що важливо, регулярне прибирання дійсно допомагає економити час! Щодня приділяйте час наведення порядку, і вам не доведеться витрачати в вихідні по кілька годин на нудну генеральне прибирання.

Якщо є якась справа, до якого ніяк не доходять руки, - почніть з нього. Як тільки відчуєте, що головна перешкода усунуто, у вас з`явиться натхнення на інші домашні справи.

Можна розділити домашні обов`язки на кілька днів тижня. Наприклад, можна прати речі по понеділках, мити посуд по вівторках, оплачувати рахунки по середах і так далі.

4. Приділяйте час захопленням, які допомагають вам розслабитися. Неможливо постійно крутиться як білка в колесі. Важливо щовечора брати паузу, приділяти час собі і своїм інтересам. Перед сном займіться чимось, що допомагає вам розслабитися і прийти в себе. Можна почитати книгу, прийняти теплу ванну або просто подивитися кіно. Все це допомагає розслабитися і запобігає «перегорання», яке, безперечно, знижує продуктивність.

5. Перед сном складіть список справ на наступний день. Так, знову потрібно скласти список справ! Ви ж хочете зробити і наступний день максимально продуктивним? Не забудьте записати 3-5 важливих справ, які обов`язково потрібно виконати до завтрашнього вечора.

Поради

Виконуйте справи в порядку пріоритету, з тим щоб в першу чергу приділяти увагу найбільш важливим і невідкладним справам. Це дозволить вам вчасно впоратися з будь-якими надзвичайними питаннями, які можуть виникнути протягом дня, і не порушити при цьому запланований розпорядок дня.
Будьте готові підлаштуватися під обставини. Час від часу плани можуть змінюватися, і це абсолютно нормально.
Намагайтеся щоранку заправляти ліжко. Було доведено, що вдале завершення якоїсь невеликої завдання після пробудження стимулює мозок і дозволяє продуктивніше провести день.