Як навчати нових співробітників

Правильне навчання нових співробітників є важливим аспектом будь-якій галузі. Відсутність належної підготовки може призводити до невдоволення роботою, низької продуктивності та плинності кадрів. Всі нюанси підготовки від базового знайомства з офісом до докладних пояснень для навчальних посібників вимагають делікатного підходу і уваги до деталей. Перш за все необхідно надати добре організовану інформацію, вибрати відповідний людині темп, а також запастися терпінням, щоб ввести працівника в курс справи.

кроки

Метод 1 з 4:

Як допомогти співробітникові освоїтися на новому місці

1. Покажіть парковку. Легко втратити базові деталі на зразок парковки. Поясніть, де знаходиться парковка, які місця відносяться до вашої компанії, а також повідомте, якщо людині надається конкретне місце. При необхідності надайте паркувальні наклейки або інші пропуски на стоянку.

2. Покажіть робоче місце. До виходу співробітника на роботу потрібно підготувати стіл, телефон, комп`ютер, візитки та інші приналежності. Для робочих спеціальностей слід показати людині, де він буде виконувати свою роботу.

Для нового співробітника немає нічого гіршого ситуації, коли він намагається прийти завчасно в перший робочий день і справити хороше враження, але виявляється, що роботодавець ще не підготував робоче місце.

3. Влаштуйте екскурсію по офісу. Покажіть, де знаходяться вбиральні, склад, принтери і ксерокси, а також кафетерій. Не забудьте про кімнату відпочинку, чайник і мікрохвильову піч. Також іноді важливо повідомити, де можна знайти аптечку, вогнегасники та інші засоби захисту.

Розробіть в компанії карту основних місць і приміщень для ознайомчої екскурсії.

4. Переконайтеся, що працівник не обідає в самоті. Багато часто забувають про таку деталь, як обідню перерву. Перші дні пов`язані з труднощами і мало що зрівняється за рівнем впливу на самооцінку з обідом на самоті. Домовтеся з співробітниками, щоб новенький обідав в доброзичливій компанії.

5. Призначте кваліфікованого наставника. Обов`язки з підготовки нових співробітників зазвичай дістаються тим, хто має вільний час або чиє робоче місце знаходиться поруч зі столом новачка. В цілому взяти ситуацію під свій контроль повинен відповідальний за навчання. Рекомендується призначити наставником досвідченого співробітника з відмінними навичками спілкування і тактом для навчання новачка.

Така людина повинна виконувати роботу, аналогічну обов`язків нового співробітника. Також він може ділитися «неофіційними» порадами на кшталт оптимального способу спілкування з іншими менеджерами або особливостями корпоративних заходів.

Метод 2 з 4:

Як розробити навчальні матеріали

1. Підготуйте грамотне навчальний посібник. Грамотне і структуроване посібник починається з утримання. Далі слід розділити кожну тему на доступні підпункти з чіткою і логічною подачею матеріалу. Чітка структура передбачає знайомство з поняттям, потім наводиться більш детальна інформація в покроковому викладі, а в завершення слід короткий переказ основних пунктів.

Надайте навчальний посібник в друкованому вигляді, щоб учень міг робити нотатки в процесі. Також слід надіслати електронною поштою цифрову копію навчального посібника, довідник співробітника і інші матеріали. Так людина завжди зможе знайти лист, якщо у нього під рукою не виявиться паперової копії.

2. Прикладіть опис службових обов`язків і очікуваних результатів. Також навчальний посібник має включати вичерпний опис роботи з переліком службових обов`язків, навичок і показників ефективності. Людині корисно бачити систему оцінки ефективності роботи, щоб чітко розуміти очікування компанії.

3. Надайте інформацію про співробітників і контактні дані. Схема ієрархії в компанії дозволить новачкові дізнатися структуру відділів, імена начальників і порядок підпорядкування. Також корисно надати список співробітників його відділу.

Повідомте необхідні контактні дані всіх важливих осіб всередині і за межами компанії (на кшталт постачальників або клієнтів).

4. Прикладіть необхідну інформацію про норми безпеки. Залежно від вашої галузі важливо переконатися, що посібник включає порядок дій в нештатних ситуаціях, а також норми безпеки. При необхідності уточніть відомості у відповідному державному органі на кшталт Міністерства праці та соціального захисту.

5. Повідомте особливості корпоративної культури та цінності. Навчальний посібник має містити не тільки інформацію про повсякденні завдання, але також повідомляти історію, цінності, бачення і цілі компанії. Пам`ятайте, що вам необхідний не абстрактний співробітник за комп`ютером, а скоріше активний носій цінностей і учасник робочих процесів.

6. Складіть перелік ресурсів компанії. Додаткові ресурси залежать від галузі компанії і можуть включати щорічні звіти, рекламні матеріали і старі презентації. Ці напрацювання слід зберігати у внутрішній мережі компанії або в розділі сайту, захищеному паролем.

Повідомте, що такі корисні ресурси знаходяться в повному розпорядженні співробітника, однак не є обов`язковими для прочитання, щоб не приголомшити людини кількістю тексту.

Метод 3 з 4:

Як структурувати процес навчання

1. Дізнайтеся людини особисто. Знаходьте час для бесід з новим співробітником. Задавайте питання про сім`ю, хобі та інтереси, а також не забувайте розповідати про себе.

Спільна робота і спілкування допоможуть новачкові розслабитися і стати частиною колективу.

2. Прагніть до золотої середини між недостатньою і надмірною опікою. Починайте з загального погляду і поступово переходите до деталей робочих обов`язків. Вручити людині толстенное навчальний посібник і кинути на розтерзання вовкам - не найкраще рішення. Але також не потрібно йти за програмою зі швидкістю черепахи і слідувати кожному слову з посібника.

Робіть перерву тривалістю 5-10 хвилин між темами, щоб допомогти людині засвоїти інформацію без зайвого стресу.

3. Давайте некритичні завдання і приготуйтеся відповідати на питання. Перш за все необхідно повідомити співробітнику, що він може звертатися до вас (і іншим колегам з відділу) з питаннями. Потім почніть давати завдання на основі пройденого матеріалу. Поясніть, що людина може звернутися за допомогою в разі проблем.

Більшість людей краще вчиться на практиці, а не під час лекцій. Не потрібно давати людині проект, від якого залежить доля компанії, але не бійтеся давати йому прості завдання. Слід показати свою віру в здібності співробітника.

4. Задавайте темп з урахуванням здібностей учня. Не всі вчаться в однаковому темпі, тому не поспішайте починати нову тему, поки людина не засвоїв попередню. Після засвоєння матеріалу давайте йому завдання з досяжними цілями.

Періодично цікавтеся, наскільки людини влаштовує темп навчання. Він може мовчати про те, що не встигає, тому звертайте увагу на мову тіла.

У короткостроковій перспективі більш довгий час навчання може зажадати додаткових ресурсів, але ретельно підготовлений співробітник коштує тимчасового зниження продуктивності.

Метод 4 з 4:

Як забезпечити позитивний досвід при навчанні

1. Не скупіться на похвалу. Такий нюанс допоможе зміцнити впевненість нового співробітника в своїх силах. Замість порожніх компліментів слід хвалити конкретні дії і успіхи.

Наприклад, можна сказати: «Ви виконали завдання з випередженням графіка. Повинна визнати, що я очікувала побачити помилки в роботі, але ви відмінно впоралися. Чудова робота!»

2. Висловлюйте конструктивну критику. Ніколи не бійтеся вказати на помилку в роботі нового співробітника. В іншому випадку ви надасте йому ведмежу послугу і такі помилки увійдуть у людини в звичку.

Критику можна пом`якшити словами: «Вам буде простіше, якщо...», - або:« Не переживайте, адже багато припускаються подібної помилки ».

У більшості випадків нові співробітники вважають за краще отримувати конструктивну критику якомога раніше. Не допускайте ситуації, коли через місяці людина починає дивуватися, чому ви не вказали на помилку раніше.

3. Дайте людині час набрати обертів. Додавайте обов`язки поступово, не стискаючи палицю з критикою за помилки і продовжуйте навчання навіть після завершення офіційної програми та пробного періоду. Кожна посада і кожна людина унікальні, тому кожному потрібно різний час, щоб увійти в курс справ.

На те, щоб пристосуватися до нової роботи, може знадобитися до року - тут все залежить від людини і галузі.

4. Збирайте відгуки про процес навчання. Хороша програма підготовки постійно розвивається. Після завершення навчання поцікавтеся, які зміни в програмі людина побажав би запропонувати. Запитайте, чи зустрічалися йому нюанси, не розглянуті в програмі, наскільки його влаштовував темп навчання і що б він хотів змінити.