Як скласти план по управлінню змінами: 15 кроків

Існує два типи планів з управління змінами. Один з них враховує вплив змін на організацію і спрямований на підтримку перехідного періоду. Інший тип плану дозволяє відстежувати хід одиничного проекту, фіксувати відхилення або зміни в ході і масштабі проекту. Мета і того, і іншого плану - чітко і ясно сформулювати, що саме необхідно зробити.

кроки

Метод 1 з 2:

Як написати план з управління організаційними змінами

1. Вкажіть причини для змін. Перерахуйте ті чинники, які вплинули на рішення впровадити зміни, наприклад, низький рівень продуктивності праці, нова технологія або зміна місії організації.

Один з підходів - описати поточну ситуацію в організації і те, до якого стану в майбутньому її призведе намічений план.

2. Вкажіть тип і масштаб змін. Коротко опишіть природу очікуваних змін в рамках проекту. Сформулюйте, що саме торкнуться зміни: посадові обов`язки, процеси, політику і / або організаційну структуру. Перерахуйте підрозділи, робочі групи, системи та інші компоненти організації, на які вплинуть прийдешні зміни.

3. Вкажіть, хто із зацікавлених осіб підтримує даний проект. Перерахуйте всіх зацікавлених осіб, на яких вплине реалізація даного плану, наприклад, вище керівництво, менеджер проекту, спонсор проекту, кінцеві користувачі і / або співробітники компанії. Вкажіть для кожної категорії, чи підтримують дані зацікавлені особи проект щодо змін.

Спробуйте для більшої ясності і наочності відобразити цю інформацію в таблиці. Наприклад, в якості зручного шаблону можна взяти такі параметри, як обізнаність, рівень підтримки і вплив, і оцінити кожну групу зацікавлених осіб за рівнями високий / середній / низький.

Якщо є можливість, проведіть особисті бесіди, щоб заручитися підтримкою зацікавлених осіб.

4. Створіть команду з управління змінами. Ця команда несе відповідальність за те, щоб доносити інформацію до всіх зацікавлених осіб, вислуховувати їхні побоювання і забезпечувати максимально безболісне впровадження змін. Виберіть людей, які користуються довірою і авторитетом в організації, а також хорошими комунікативними навичками.

Це також відноситься до рівня вищого керівництва. Акцентуйте увагу керівників на те, що від них буде потрібно не тільки узгодити план, а й активно просувати зміни.

5. Розробіть концептуальний підхід до управління організацією. Вирішальне значення для успішного впровадження змін грає повна підтримка з боку авторитетних людей в організації. Дозвольте кожному керівнику висловити свою думку щодо змін і спонукаєте кожного відігравати активну роль у проведенні успішних змін.

6. Складіть план для кожної групи зацікавлених осіб. Оцініть ризики і побоювання кожної групи зацікавлених осіб, в тому числі тих, хто підтримує зміни. Розділіть між учасниками команди з управління змінами завдання з опрацювання цих питань.

7. Складіть план комунікацій. Комунікації - це найважливіший компонент управління змінами. Як можна частіше спілкуйтеся з усіма залученими в процес змін людьми. Невпинно підкреслюйте причини для проведення змін і користь, яку вони принесуть.

Зацікавлені особи повинні мати можливість спілкуватися особисто, що забезпечує двосторонній зв`язок. Особисті зустрічі мають найважливіше значення.

Як джерело інформації повинні виступати спонсор з вищого керівництва, безпосередній керівник кожного співробітника і будь-який додатковий представник команії, який користується довірою зацікавлених осіб. Все інформування має проводитися в єдиному ключі.

8. відстежуйте опір. Зміни завжди сприймаються в багнети. Це відбувається на індивідуальному рівні, тому спілкуйтеся з зацікавленими особами особисто, щоб виявити причину опору. Відстежуйте невдоволення і скарги, щоб команда з управління змінами могла своєчасно вирішувати виниклі проблеми. Найбільш поширені проблеми такого характеру включають в себе:

Відсутність мотивації до змін або відсутність відчуття того, що заходи є невідкладними.

Відсутність розуміння загальної картини або причин, за якими необхідні зміни.

Недолік вступних даних для процесу.

Невпевненість у завтрашньому дні, майбутніх обов`язків цивільного характеру або вимогах до майбутніх обов`язків.

Нездатність керівництва відповідати очікуванням щодо впровадження змін або інформування.

9. усувайте перешкоди. Реакцією на більшість невдоволень має бути додаткове інформування або зміни в комунікаційної стратегії щодо конкретних питань. В інших випадках можуть знадобитися додаткові заходи, які мають бути включені в свій план або залишити команді з управління змінами для впровадження в разі потреби. Розгляньте, що з переліченого нижче може бути актуально для вашої організації:

У разі змін в посадових обов`язків цивільного характеру або робочих процесах необхідно зробити основний акцент на навчанні персоналу.

Якщо ви очікуєте зниження морального духу в колективі або занадто стресового переходу до нових умов, розрядите обстановку корпоративним заходом або винагородою для співробітників.

Якщо зацікавлені особи не мотивовані на зміни, розробіть систему стимуляції.

Якщо зацікавлені особи вважають, що залишилися за бортом, проведіть збори, щоб отримати від них зауваження і скорегувати свій план відповідно.

Метод 2 з 2:

Як відстежувати зміни в будь-якому проекті

1. Визначте ролі в управлінні змінами. Перерахуйте всі ролі, які необхідні в рамках даного проекту. Опишіть обов`язки і необхідні навички для кожної з ролей. Як мінімум, включите менеджера проекту, який повинен впроваджувати зміни на щоденній основі, і спонсора проекту, який повинен відстежувати загальний прогрес і приймати рішення щодо управління змінами на керівному рівні.

Для більших проектів у великій організації вам потрібно розділити роль управління проектом між декількома людьми, що мають різну спеціалізацію.

2. Використовуйте панель контролю за змінами. Проекти в програмному забезпеченні, як правило, оснащені панеллю контролю за змінами, доступ до якої є у представників кожної з груп зацікавлених осіб. Подібне програмне забезпечення дозволяє автоматично погоджувати запити на зміни, позбавляючи від цього обов`язку менеджера проекту, а також інформувати про рішення зацікавлених осіб. Такий підхід добре працює в проектах з великою кількістю зацікавлених осіб, а також в тих проектах, які вимагають регулярного перегляду масштабу і цілей проекту.

3. Розробіть процес впровадження запитів на зміни. Необхідно продумати, яким чином ідея втілюється в реальність, коли хтось із учасників команди виявляє необхідний наступний крок. Опишіть цей процес і узгодьте використання цього пароля попередньо з усією командою. Тут наводиться приклад:

Учасник команди заповнює форму запиту на зміни і спрямовує цей запит менеджеру проекту.

Менеджер проекту реєструє даний запит в загальному списку запитів і зазначає статус запиту, коли приймається рішення впровадити ідею або відмовитися від неї.

Менеджер видає завдання учасника команди на складання більш конкретного плану з урахуванням необхідних ресурсів.

Менеджер проекту направляє план на узгодження спонсору проекту.

зміна впроваджується. Зацікавлені особи регулярно отримують інформацію про поточну ситуацію.

4. Створіть форму запиту на зміну. Кожен запит на зміну повинен бути зареєстрований в загальному списку запитів і включати в себе наступні:

дата запиту на зміну;

номер запиту на зміну, який присвоюється менеджером проекту;

найменування та опис;

ім`я автора запиту, адреса електронної пошти та номер телефону;

пріоритет (високий, середній, низький). Термінові плани з управління змінами вимагають визначення чітких термінів;

номер продукту і версії (для проектів з розробки ПЗ).

5. Внесіть додаткову інформацію в журнал реєстрації запитів. Журнал реєстрації запитів повинен також відображати актуальні рішення і заходи по впровадженню. Крім інформації, зазначеної у формі запиту, тут повинні також міститися такі дані:

відмітка про результати узгодження (затверджено або скасовано);

підпис людини, який погодив даний запит;

термін впровадження зміни;

дата завершення проекту зі зміни.

6. Відстежуйте основні зміни. На додаток до щоденного відстеження статусу проекту, буде корисно фіксувати всі основні рішення по даному проекту. Подібні записи полегшують завдання відстеження довгострокових проектів або проектів, в процесі яких відбуваються зміни в складі керівництва. Дана інформація також використовується в інформуванні клієнтів і вищого керівництва. При будь-яких змінах в термінах, масштабах або вимогах проекту, пріоритети або стратегії, відзначайте наступну інформацію:

Хто прийняв рішення.

Коли рішення було прийнято.

Короткий опис причин, за якими було прийнято дане рішення, і процесу його впровадження. Прикладайте всі документи, що мають відношення до даного процесу.

кроки

рекомендації