Як стежити за станом запасів підприємства: 6 кроків

Точність обліку запасів впливає на різні аспекти діяльності підприємства. Відділ закупівель покладається на дані по запасах для ініціювання чергових закупівель матеріалів. Виробничий і плановий відділи потребують точних даних по запасах для планування процесу виробництва. Неточні дані по запасах можуть привести до нестачі певних матеріалів, що позначиться на затримках термінів поставки продукції покупцям і потенційно може привести до краху бізнесу. Компанії можуть підвищити точність своїх баз даних по запасах за допомогою розробки особливих облікових процедур і спостереження за неухильне їх дотримання працівниками.

кроки

1. Розробіть процедури роботи з матеріалами в організації. Вони повинні включати в себе детальний опис кроків, які необхідно виконувати працівникам при надходженні матеріалів на підприємство та відпуску їх у виробництво.

Процедурами також повинні бути описані дії працівників у разі виявлення ними зіпсованих запасів, шлюбу, а також недостач.

2. Навчіть персонал працювати відповідно до процедур. Персонал підприємства повинен досконально знати всі процедури.

Кожен працівник повинен розуміти важливість точного обліку запасів і його вплив на компанію в цілому.

Для окремих груп персоналу можуть бути організовані окремі навчальні заняття, що концентруються саме на їх ділянці роботи. Наприклад, виробничий персонал буде мати свої процедури для роботи з матеріалами, які будуть відрізнятися від процедур, що виконуються працівниками відділу закупівель.

3. Слідкуйте за роботою персоналу і проводите аудит. Процедури роботи з запасами мають цінність тільки в разі їх дотримання працівниками. Слідкуйте за дотриманням працівниками встановлених процедур.

Аудит первинної документації та рахунків може перевірити дотримання працівниками процедур роботи з запасами.

4. Встановіть цикл проміжних інвентаризаційних перевірок. Їх частота буде залежати від інтенсивності обороту або цінності відповідних груп запасів.

Для вироблення графіка інвентаризацій запаси можна розбити на групи з різною частотою перерахунку. Наприклад, компанія може вирішити проводити інвентаризацію наявності запчастин з високою оборотністю щомісяця, а запаси з низькою оборотністю інвентаризувати два рази в рік.

Підприємство повинно привчити працівників вести безперервний облік запасів. В такому випадку бухгалтера з обліку запасів будуть добре знайомі зі списком запасів, виробленими з ними операціями та діями в разі недостач.

Безперервний облік запасів на увазі і виявлення причин недостач при їх виявленні. Це може пролити промінь світла на наявні проблеми в облікових процедурах по запасах.

5. Розробіть процедуру дій у разі виявлення недостач. У деяких організаціях факт списання нестач повинен завірятися керівництвом. У разі виявлення недостачі бухгалтер по запасах повинен привести облікові дані у відповідність з фактичною наявністю запасів.

6. Заплануйте проведення тотальних щорічних інвентаризацій. Щорічні інвентаризації можна проводити 1-2 рази на рік для перерахунку всіх запасів і приведення облікових даних у відповідність з фактичним станом справ.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною кількістю запасів і обліковими даними також дозволяють оцінити ефективність організації обліку запасів і самих облікових процедур.