Як працювати головою, а не руками

Іноді створюється враження, ніби ви працювали без відпочинку весь день, але ввечері виявляється, що зробити вдалося дуже мало. Використовуйте правильний підхід до роботи - вивчіть себе і свої звички і почніть застосовувати такі відомості на практиці. Для успішного виконання завдань важливо скласти список справ і графік виконання роботи, але також необхідно враховувати свої сильні сторони, періоди оптимальної ефективності та корисні для роботи інструменти. Мінімізуйте відволікаючі фактори і задайте комфортний темп. Нарешті, не забувайте дбати про себе - відпочивати, відновлювати сили і готуватися до нового робочого дня!

кроки

Метод 1 з 3:

Як розставляти пріоритети в роботі

1. Складіть реалістичний список справ, які потрібно виконати за день. Не поспішайте приступати до роботи стрімголов і подумайте, що потрібно і можна зробити в конкретний день. Тверезо оціните свої можливості. Легко втратити ентузіазм, якщо планувати занадто багато справ на один день і не встигати з усім впоратися. Перерахуйте всі необхідні завдання і виділіть приблизно три найголовніших справи.

Якщо певні завдання доводиться виконувати щодня або щотижня, то придумайте розпорядок, який допоможе вам максимально швидко розбиратися з такими обов`язками. Так, якщо ваш список справ щодня містить пункт «відповісти на листи», виберіть оптимальний час дня для ефективного вирішення такого завдання.

2. дотримуйтеся розкладу. Складіть і регулярно виконуйте уявний або письмовий графік справ. Чим важливіше завдання, тим раніше слід позначити термін її виконання. Наприклад, якщо вам необхідно вивчити питання для звіту, то приступайте до вивчення якомога швидше. Також більш ранній час слід вказувати для задач, які вимагають менше часу на виконання. Так, п`ятихвилинне справу слід виконати в першу чергу, щоб потім зосередитися на більш масштабних задачах.

Розклад дозволяє уникнути повторюваних дій, виконання вже виконаних завдань і забудькуватості.

3. Вчіться відмовляти. Іноді складно відмовитися від нового проекту або робочих обов`язків, але важливо знати межу своїх можливостей. Якщо ви вже перевантажені справами і поспішайте завершити проекти до настання крайніх термінів, то нерозумно звалювати на себе нові завдання.

Намагайтеся не перевантажувати свій розклад і тверезо оцінювати свої сили.

Залишайте роботу на роботі. Якщо брати роботу додому, то можна встигати більше, але так ви будете працювати на знос, не будете встигати відпочити і ризикуєте зіпсувати відносини в родині.

4. Виконуйте основний обсяг робіт в такий час дня, коли у вас найбільше сил. Якщо ви «жайворонок», намагайтеся виконувати самі невідкладні завдання до обіду. Якщо «жайворонком» ви назвали б себе в найостаннішу чергу, починайте день з таких завдань, які не вимагають значних розумових зусиль, поки не почнете приходити в себе.

Якщо деякі пункти розкладу знаходяться поза вашим контролем (постійні наради або уроки), плануйте інші завдання навколо таких справ. Наприклад, якщо урок випадає на перші години вашої продуктивності, починайте робочий день трохи раніше, щоб встигнути попрацювати до зниження ефективності.

5. Приділяйте кілька хвилин в кінці дня для підготовки до наступного дня. В останні 15 хвилин робочого дня перегляньте список справ на сьогодні і визначте, що ви вже встигли зробити. Потім визначте, які найважливіші справи потрібно зробити завтра.

Вранці знову погляньте на актуальний список справ і переглянете пункти. Так, іноді виникають більш термінові справи.

6. Звертайтеся по допомогу, якщо ви не справляєтеся. Навіть при самому грамотному підході іноді справ просто занадто багато. Зверніться по допомогу у невідкладних справах до свого перевіреного колезі. Завжди будьте готові надати відповідну люб`язність!

Учням не слід боятися просити продовжити термін виконання масштабного проекту, якщо ви не встигаєте, або звертатися до викладача з проханням пояснити незрозумілу тему.

Метод 2 з 3:

Як робити більше за менший час

1. Ведіть щоденник протягом тижня, щоб оцінити, як ви проводите час. Журнал дій протягом тижня допоможе зрозуміти, як ви витрачаєте свій час і сили. Потрібно записувати всі свої дії і витрачений час.

Це відмінний спосіб виявити погані звички на кшталт зловживання соціальними мережами, а також навчитися економити час. Так, якщо ви регулярно відповідаєте на один і той же питання, надрукуйте відповідь в текстовому редакторі, збережіть і при необхідності просто копіюйте і вставляйте його.

2. Виконуйте справи по черзі. Часто виникає спокуса виконувати кілька завдань відразу, але це вірний спосіб погано виконати два різних справи. Наприклад, якщо відкрити на комп`ютері вікно з електронною поштою і паралельно писати звіт, то ви будете відволікатися на вхідні листи і думати про звіт при відповідях на повідомлення. Приділяйте кожній задачі безроздільне увагу, щоб виконати справу якісно і швидко.

Якщо ви працюєте над спільним проектом або чекаєте відкликання по проекту, то перевіряйте пошту до початку роботи над завданням. Запишіть всі аспекти, які потрібно врахувати, після чого закрийте пошту. Знову перевірте пошту через годину під час перерви.

3. Підтримуйте порядок на робочому місці для максимальної продуктивності. Якщо вам потрібно постійно звірятися з бізнес-планом, читати конспект для підготовки до занять або регулярно працювати з бланками, то важливо організувати зручний доступ до документів. Складіть паперу в легко впізнавану папку. Це ж стосується електронних документів. Зберігайте часто використовувані файли на робочому столі або в конкретній папці.

Переглядайте всі документи на столі хоча б раз на тиждень і прибирайте всі непотрібні папери.

Виберіть оптимальну систему назв для електронних файлів. Наприклад, можна називати документи «ПоследнееНазваніе_ТіпДокумента_версія1», щоб не плутатися в створених файлах і версіях документів.

4. Використовуйте спеціальні програми, щоб планувати час і не відволікатися. Електронний календар дозволить стежити за графіком і ділитися важливими термінами з іншими. Учням дуже корисні додатки, які блокують доступ до соціальних мереж на час підготовки до навчання і допомагають не відволікатися.

Додатки з календарями на кшталт Google Календар, Outlook і iCal підтримують інтеграцію з електронною поштою, тому можна налаштувати розсилку заходів з додатків серед ваших контактів.

5. Використовуйте комп`ютерні програми для автоматизації процесів. Успіх проектів нерідко залежить від використовуваних інструментів. Наприклад, існують програми для бізнесу, які дозволяють управляти продажами, складати графіки і управляти персоналом. Знаходьте такі кошти, які роблять життя простіше.

Більш висока вартість інструменту не завжди гарантує більш високу якість. Читайте відгуки та прислухайтеся до думки колег, щоб прийняти оптимальне рішення.

6. Усувайте відволікаючі фактори. Постійні повідомлення, електронні листи, листування і розмови часто заважають ефективно працювати. У робочий час зосередьтеся на роботі і не відмовляйте собі в задоволенні під час перерв.

Вимикайте інтернет, коли він вам не потрібен. Переверніть телефон екраном вниз або залиште його в іншій кімнаті, щоб зосередитися на завданні.

Дозволяйте собі переглядати соціальні мережі і читати цікаві матеріали протягом 5 хвилин під час перерви.

7. Працюйте періодами тривалістю в годину. Організуйте список справ таким чином, щоб не працювати над кожним завданням довше 1,5-2 годин. Намагайтеся встигнути якомога більше за цей проміжок часу, зробіть коротку перерву і перейдіть до наступного пункту.

По можливості разом з завданнями міняйте робоче місце. Так вам буде простіше налаштуватися на нову справу.

8. Делегуйте повноваження відповідним людям у відповідний час. Важливо знати свої сильні і слабкі сторони, а також переваги і недоліки оточуючих. Наприклад, якщо ви чудово працюєте з клієнтами, але пишете звіти довше інших колег, об`єднайте зусилля з людиною, яка добре складає звіти. Учням або студентам корисно об`єднуватися з тими, хто використовує інший підхід до навчання, щоб покладатися один на одного в аспектах, які доставляють труднощі одному з вас.

Наймайте помічників, якщо це можливо. Знайдіть людину, яка має необхідні навички і допоможе команді ефективно виконати роботу.

Метод 3 з 3:

Як піклуватися про себе

1. Робіть перерви, щоб відновлювати сили. Середній час концентрації на одній справі становить до 90 хвилин. Студентам, працівникам і навіть власникам компаній потрібен час, щоб мозок встиг перебудуватися.

Знайдіть оптимальний темп. Наприклад, спробуйте працювати 1 годину, після чого відпочивати 5-10 хвилин, щоб не вимотувати себе 90 хвилин поспіль. З іншого боку, може виявитися, що вам зручніше працювати 2 години, а потім відпочивати 15-20 хвилин.

2. Мотивуйте себе працювати заради важливої мети. Подумайте, чому ви прагнете працювати не старанніше, а ефективніше. Ви хочете проводити більше часу з сім`єю? Витрачати більше сил на підробіток? Знаходити час для хобі? Мотивуйте себе, коли виникає бажання зволікати і відкладати справи.

Поставте на видному місці фото людини або заняття, яке мотивує вас.

3. Помічайте ознаки вигоряння. Постійна робота на знос підвищує ймовірність помилок. Якщо ви так втомилися, що вам потрібно в два або три рази більше часу, щоб виконати завдання, то пора зробити перерву.

Відпочивайте хоча б кілька годин на кінці дня. У разі необхідності та при можливості почніть спати протягом дня для відновлення сил.

4. Краще просто виконати завдання, ніж нескінченно продовжувати доводити проект до досконалості. Якщо ви довго і старанно працювали над проектом, то легко переконати себе, що потрібно додати ще декілька завершальних штрихів або все переробити. На певному етапі пора визнати - ви проробили гарну роботу і прийшов час рухатися далі.

Пам`ятайте - ніщо не ідеально.

5. Створюйте та підтримуйте корисні звички, щоб знизити рівень стресу в житті. потрібно спати приблизно 7-8 годин щоночі. Приділяйте хоча б 20 хвилин в день на заняття фізкультурою. Знаходьте час для улюблених справ на кшталт спорту і творчих хобі. Важливо піклуватися про себе не тільки на роботі, щоб знижувати рівень стресу.

Медитація також допомагає розслабитися після напруженого робочого дня.

Поради

У разі хвороби залишайтеся вдома і одужуйте. В такому стані людина робить занадто багато помилок, щоб називати таку роботу «ефективної».
Прислухайтеся до людей, які вже були на вашому місці. Швидше за все, вони з радістю поділяться з вами корисними порадами. Почніть вчитися на чужих помилках, щоб працювати ефективно.
проявляйте гнучкість. День не завжди йде за планом. Не бійтеся пробувати нові методи або братися за нові справи.