Як бути кваліфікованим і організованим секретарем

Бути хорошим секретарем значить бути відданим своїй роботі, сконцентрованим на ній і добре організованим. У цій професії також необхідні хороші знання граматики і орфографії і навички писемного мовлення, щоб ви могли ясно виражатися за допомогою листа. Більш того, ви станете невід`ємною частиною команди, коли ви добре робите свою справу, перетворюючи роботу в цікаве і улюблене заняття.

кроки

1. Завжди приходьте вчасно. Якщо ви приходите вчасно, то ваш начальник точно буде задоволений, а якщо ви спізнюєтеся, то дуже просто можете вивести його з себе.

Be an Efficient and Organized Secretary Step 2

2. Завжди будьте готові відповідати на непередбачені питання, також завжди майте готові відповіді на питання, які як вам здається можуть виникнути у вашого начальника під час зустрічей, нарад і т.д. Ваш начальник навіть може попросити вас написати для нього цілу промову. Постійне орієнтування на цілі вашого начальника і розуміння того, що відбувається в компанії послужать вам хорошу службу, і вас визнають експертом в певних питаннях.

Be an Efficient and Organized Secretary Step 3

3. Завжди будьте в курсі розкладу свого начальника. Якщо у вашого боса призначена зустріч, а він про неї забув, ви повинні попередити його про неї приблизно за пів години, щоб він встиг підготуватися (або навіть за годину, в залежності від того, наскільки добре організований / зайнятий ваш начальник).

Be an Efficient and Organized Secretary Step 4

4. Будьте готові відповідати на телефонні дзвінки. Якщо вашому начальнику надійде важливий телефонний дзвінок, ви повинні зуміти його прийняти. Придумайте стандартне привітання, яке буде «робити рекламу» вашому босу в його відсутність. Підійде щось типу «Здрастуйте! З вами говорить секретар ______________ / Це офіс _____________ (ім`я вашого начальника або назва компанії). Чим я можу вам допомогти?»Запишіть ім`я абонента, його телефонний номер і в який час йому краще передзвонити. Швидко реагуйте на дзвінки, передаючи інформацію своєму начальнику якомога швидше. Це добре для бізнесу і може допомогти вашому босу в кар`єрному зростанні або розвитку бізнесу, тому що він зумів передзвонити клієнтові (або комусь іншому) досить скоро в результаті вашої відмінної роботи. Це також возвеличиться вас в очах начальника.

Поради

Ніколи не кажіть «Ні», коли завдання теоретично реально.
ЗАВЖДИ використовуйте програми з перевірки правопису. Немає нічого гіршого, ніж відправити документ, повний помилок і друкарських помилок, на загальне прочитання. Ви (і в результаті ваша компанія) постануть як неосвічені і безвідповідальні.
Одягайтеся відповідно офісного дрес-коду і подавайте приклад самоорганізації. Це допоможе вашій компанії виглядати привабливою для клієнтів і партнерів.
Виконуйте те, про що просить вас начальник, швидко і ефективно і проявляйте ініціативу, щоб вашому босу не доводилося постійно пояснювати вам що і як потрібно робити.
Не скупіться на компліменти.