Як написати скаргу

кроки

2. У своєму листі відразу переходите до справи. З самої першої сходинки ви повинні пояснити суть своєї скарги і пояснити причини того, чому ви її пишете. Увімкніть якомога більше доречних фактів, включаючи дату, час і місце здійснення покупки товару або послуги разом з серійним номером продукту.

3. Чітко позначте, яке рішення з боку продавця задовольнить вас. Вкажіть в другому абзаці, чи влаштує вас заміна, компенсація витрачених грошей або ремонт виробу. Так ви точно не отримаєте просто формальну відповідь від компанії, і працівники відділу обслуговування будуть інформовані про те, що саме їм належить зробити.

4. Додайте копії супровідних документів. Як них можуть виступати квитанції, гарантійні талони, чеки на покупку і, по можливості, фото і відео. Всі документи повинні бути вкладені в конверт з листом.

5. Повідомте також про час, протягом якого ви готові чекати рішення вашої проблеми. Корисно буде вказати конкретний часовий відрізок, протягом якого продавець повинен вжити необхідних заходів. Так ви будете почувати себе спокійніше, і рішення проблеми не змусить довго себе чекати.

6. Чемно закінчите лист. Подякуйте одержувача вашого листа за сприяння, і вкажіть всю необхідну інформацію про те, як і коли вони можуть зв`язатися з вами. Це значно полегшить роботу, і ви отримаєте саме те, що вам потрібно.

2. Будьте короткі. Працівники відділу обслуговування клієнтів можуть отримувати сотні таких скарг в день, тому важливо, щоб ви відразу переходили до суті справи для того, щоб вони з перших рядків зрозуміли, про що йде мова в листі. Якщо лист занадто довге і містить багато непотрібних деталей, читає не сприйме його зміст з достатньою ясністю і не зможе знайти відповідне рішення вашої проблеми.

3. Покажіть, що ваша скарга значна. Так ви зможете подати жалібне лист в правильній формі і дасте компанії зрозуміти, що ви налаштовані серйозно. Особливо цієї поради потрібно слідувати тим, чиї скарги дійсно серйозні і можуть привести до значних фінансових наслідків.

4. Правильно оформіть лист. Як вже було сказано, чим суворіше ви прямуєте невластивому формату, тим серйозніше буде сприйнята ваша скарга. Не забудьте вказати ваше ім`я, адресу та дату у верхньому правому куті листа, потім вкажіть ім`я адресата, а адреса компанії помістіть зліва над текстом самого листа.

5. Переконайтеся, що лист не містить граматичних або лексичних помилок. Помилки в правописі негативно вплинуть на ставлення до самої скарзі з боку продавця. Перевірте документ на наявність помилок перед тим, як роздрукувати, або попросіть кого-небудь перечитати ваш лист перед тим, як його відправити.

2. Зверніться до більш високопоставленому в компанії особі. Якщо у вас не задалися відносини з директором по роботі з клієнтами, постарайтеся дізнатися, хто стоїть вище за займаною посадою, і зверніться до нього. Рухаючись вгору по сходах від торгового представника до директора підрозділу, від директора підрозділу до віце-президента, від віце-президента до генерального директора, не забувайте надавати всі отримані раніше листи. Звертаючись до різних представникам, ви маєте більше шансів вирішити проблему, не вдаючись до допомоги правоохоронних органів.

3. Якщо ви все ж хочете застосувати силу закону, зверніться за допомогою до юриста. Він точно знає, як повинен відбуватися це процес. Пам`ятайте, що ваше звернення до правоохоронних органів має бути самим крайнім заходом, вдатися якої ви можете, якщо отримали відповідь від компанії в грубій формі або відмову від відшкодування вам фінансових втрат.

• Перед тим, як написати лист, трохи обміркуйте вашу проблему. Коли ви повністю проаналізуєте проблему і вирішите, що вам потрібно і як про це написати, тоді ви будете готові написати скаргу.
• Перечитайте лист і переконайтеся, що воно правдиве і підкріплено реальними фактами.
• Переконайтеся, що ви вказали в листі своє ім`я, домашню адресу, адресу електронної пошти, номер телефону (домашній, робочий та мобільний). А також переконайтеся, що у вашому листі ви попросили адресата надати вам таку ж інформацію про компанію, щоб ви були в курсі того, як просуваються справи з приводу вашої скарги.
• не грубо. Пам`ятайте, що все, що вам потрібно - це прийняття відповідних заходів з приводу вашої скарги, а зайва грубість буде тільки заважати цьому. Якщо ви хочете справити сильніше враження, використовуйте більш тверді висловлювання, не пишіть дієслова в пасивному стані, замість цього використовуйте більш чіткі слова і будьте прямолінійні. Напишіть, що ви були вражені або сильно обурені, а не просто засмучені будь-чим.
• Буде більше ефекту, якщо ви відправите компанії саме письмову скаргу, а не електронного листа, факс або просто залишите відгук на сайті. Пріоритетними для багатьох компаній є скарги, що надійшли саме в письмовій формі.
• Якщо ви скаржитеся на одну конкретну людину, не намагайтеся виставити в поганому світлі всю компанію. Якщо вас не влаштовує політика компанії, що не критикуйте адресата або саму політику. Просто позначте свою проблему і шляхи її вирішення, які вам підходять.
• Не відправляйте відомості очевидців. Для звернення до органів правопорядку вам необхідно буде вказати не тільки свідчення свідків, а й їхні імена. Також пам`ятайте, що на вирішення проблеми в судовому порядку, швидше за все, знадобляться гроші. Тому краще домовитися між собою або через арбітражний суд.
• Існують спеціальні сайти для покупців, де ви можете залишити скаргу і подивитися, чи були схожі проблеми з цією компанією у кого-небудь ще.
• Зберігайте копії ваших листів із зазначенням дат їх відправлення.

• Законом забороняється писати листи, що містять погрози фізичної розправи, псування майна, або нанесення шкоди життю і здоров`ю людини. Загроза з вашого боку може бути сприйнята компанією як переслідування, і вони, в свою чергу, матимуть повне право звернутися зі скаргою на вас в суд, який може засудити вас до відшкодування моральної шкоди або декільком рокам позбавлення волі. Зробіть собі послугу і викиньте з голови думки про загрози. Не здумайте писати і відправляти їх куди-небудь!